辦公室文秘的重要作用以及工作策略

王麗

摘 要： 隨著信息時代的不斷發展，辦公自動化、信息化已經成為一個必然的趨勢，自動化和信息化管理可以有效地提高辦公室文秘工作效率，促進辦公室文秘工作有效落實，減少工作中的出錯率。本文對辦公室文秘工作的重要性以及文秘工作管理方法進行分析和探討，旨在提高辦公室文秘工作水平。

關鍵詞：辦公室文秘工作 信息化管理 問題 策略

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0095-01

引言

辦公室文秘是單位發展過程中的重點內容，工作內容比較復雜，例如負責文件的排版審核、大小型會議接待、辦公用品計劃發放及低值易耗品管理、日常行政辦公室后勤管理等。辦公室文秘工作對于單位的發展有十分重要的作用，在傳統理念中認為辦公室文秘工作主要是對各種辦公室行政事務進行處理，在單位發展過程中處于可有可無的狀態，隨著企業發展全面改革深化，在企業發展過程中辦公室文秘工作內容也不斷創新，辦公室文秘工作對企業發展有重要意義，可以確保企業發展過程中的各種基礎問題得到妥善解決。針對當前企業辦公室文秘工作中存在的問題，必須要積極加強對辦公室文秘工作的重視，同時，在新時期要加強辦公室文秘工作的創新，借助計算機網絡、信息網絡、通信網絡，將辦公室文秘工作從傳統的人工管理轉到信息化管理。

一、辦公室文秘工作的作用

辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，在單位發展過程中是一個十分重要的部分，辦公室文秘是對辦公室任務進行完成的主要人員。辦公室處于協調單位內部各部門、連接領導和基層員工的樞紐地位，更是單位的信息中心、服務中心、指揮中心以及運轉控制中心，辦公室文秘工作具有十分重要的作用。具體說來，辦公室文秘具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六項重要職能，在工作過程中肩負著較大的責任，任何一個環節出現問題，都可能會導致單位發展受到影響。例如單位發展過程中經常要召開大大小小的會議，辦公室文秘工作中的一個重要職能就是要負責會議的組織與協調，對會議召開過程中所需要的各種物資進行準備，并且積極協調會議召開過程中的問題，確保會議順利召開。傳統的理念中對辦公室文秘工作的認知程度不高，認為辦公室文秘工作是沒有技術含量的工作，只是負責行政管理、文書管理等，對辦公室文秘工作的認知有偏差，因此導致辦公室文秘工作發展受到影響，直接影響了單位的可持續發展。在新時期，單位對辦公室文秘工作的重視程度也越來越高，辦公室工作開展得如何會直接影響單位全局工作的開展情況以及任務完成情況。

二、辦公室文秘工作存在的問題

在新時代背景下，很多單位對管理理念和管理方式進行創新和改革，加強了對各種新技術的應用，使得單位管理水平有了很大的提升。辦公室文秘工作是單位發展過程中的重要環節，其工作內容看似雜亂，實則有章可循，是單位辦公室管理過程中的重要基礎內容。在實際工作過程中，辦公室文秘工作依舊存在較多的問題。

1.我國的文秘準入制度存在缺陷

在辦公室文秘工作開展過程中，組建一支高素質、復合型文秘隊伍，是提高辦公室文秘工作的重要途徑。關于文秘工作很多企業的領導者具有傳統的看法，認為文秘工作不重要，在對文秘人員進行選擇的時候其準入制度有缺陷。《秘書職業技術標準》對文秘人員的專業知識重視程度較高，但是對職業道德素養方面設置不全面，而且隨著市場經濟越來越復雜化，對文秘人員的技術要求和職業道德要求都越來越高，傳統的文秘準入制度已經不適用于當前的時代背景。

2.職能定位不夠清晰

在辦公室文秘工作發展過程中，文秘工作人員應該要樹立正確的服務意識，文秘工作不僅是服務于上級領導的，更是服務單位中的全體成員的，文秘工作是辦公室工作中的重要內容。當前企業中有的文秘人員對自身的職能定位不清晰，在從事文秘工作的時候也缺乏主觀能動性，很多時候都認為只要完成辦公室業務以及上級交辦的其他任務即可，在工作中責任意識不強，出現紕漏，造成很多不必要的錯誤，對單位發展產生嚴重影響。

三、辦公室文秘工作策略

在信息時代背景下，各種信息資料越來越多，辦公室文秘工作內容也越來越復雜，辦公室文秘工作的創新包括理念創新、技術創新、人員創新等方面，單位應該要加強對辦公室文秘工作的認知，對辦公室文秘工作崗位的地位進行提升，從而激發辦公室文秘人員的工作積極性，為單位發展做出更多貢獻。

1.技術創新

對辦公室文秘工作進行管理時要實現統一規范管理，逐漸摒棄傳統的人工管理方式，加強對辦公自動化管理系統的應用，使得辦公室文秘工作水平可以不斷提升，對辦公室文秘工作進行落實。首先，要完善辦公室信息系統，對單位信息進行分類管理，比如借助各種自動辦公軟件，對各種信息資料進行分類。文秘工作中的一個重要內容就是要對文書進行排版，為了提高各種文書的處理水平，則應該要積極加強對文書排版工作的重視，要加強對各種計算機軟件的應用，文秘人員要及時學習新技術，從而對文書排版、傳輸等工作進行及時完成。其次，構建辦公室文秘工作子系統。在辦公室文秘工作過程中，為了對辦公室文秘工作任務進行細化，實現更加規范、全面的管理，還應該要在單位信息化系統平臺基礎之上擴展構建辦公室文秘工作子系統，從而將單位發展過程中的各項任務與辦公室文秘工作實現有機整合，辦公室文秘人員能夠及時了解單位發展過程中的各種需求，對本職工作內的任務進行完成，為單位發展提供支持。

2.服務創新

在辦公室文秘工作創新過程中，必須要對文秘工作的具體內容進行確定，從而使得文秘人員能夠了解自己的工作內容，文秘人員應該要不斷樹立全局觀念，從單位發展的大局出發，借助各種新技術、新平臺，切實發揮出為單位服務的作用。例如在工作過程中，文秘人員應該要加強對大數據技術的應用，分析行業發展形勢，為領導主動提供一些可供參考的信息，并且還要不斷加強學習，對單位發展的現狀進行分析，對行業發展趨勢進行分析，從而為領導提供一些可供參考的意見，真正發揮出文秘工作的價值，而不是單純地完成上級安排的各種辦公室業務處理任務。

3.重視積累與反思，注重職業培養

為了提高文秘人員的服務水平，要抓緊轉變文秘人員的服務理念，辦公室文秘工作是一項循序漸進的工作，更是一項可持續發展的工作，文秘人員必須要及時加強學習，學會思考，不斷進行自我進修，提高服務水平。在實際工作中，應該要不斷積累經驗和教訓，堅持學習理論知識和業務水平，在辦公室可以組織學習活動，引導文秘人員積極參與，對各種細節問題進行思考、分析、討論，開拓文秘人員的思維，并且可以拓展文秘人員的眼界，使得他們能夠更加正視自己的定位，提高工作能力。另一方面，在日常工作中應該要加強文秘人員的“化用”能力的培養，“化用”能力強調的是文秘人員的靈活應變能力和應用能力，在實際工作中要為文秘人員安排更多實踐任務，只有通過實踐，讓他發現實踐過程中出現的問題，才能真正幫助其解決問題，形成自己的職業優勢。

4.實現多層次管理

辦公室文秘工作內容很復雜，不僅僅是各種辦公室文書的處理，還包括其他內容，例如對單位的各種大小型會議進行組織接待、對辦公用品計劃發放及低值易耗品進行管理、對單位的日常行政辦公室后勤工作管理等，確保單位日常運營過程中的各種物資需求得到滿足。為了提高管理水平，也可以加強對信息化管理技術的應用，例如在對各種辦公用品進行發放的過程中，應該要對辦公用品建立統一的檔案，并且對于辦公用品的借用情況進行記錄，文秘人員要及時了解各種辦公用品的存量情況，一旦發現某種辦公用品快要用完，則要及時聯系采購部門對辦公用品進行采購，確保單位的辦公用品充足，以防對單位的各項日常工作產生影響。

結語

綜上所述，辦公室文秘工作是單位管理中的重要內容，是對各種辦公室業務進行處理的過程，對于單位的發展有十分重要的意義。在當前的時代背景下，必須要積極加強對辦公室文秘工作的創新和完善，對辦公室文秘工作目標進行確定，并且引導文秘樹立全新的服務意識和全面的服務理念，借助各種信息技術手段對辦公室文秘工作進行落實，提高文秘工作水平，為單位的發展提供更多支持。

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