論新時期高校系部行政秘書的角色定位

李圣菊

摘 要： 新時代背景下，要求高校院系行政秘書必須明確自身的角色定位，提高專業素質和能力，為院系發展做出貢獻。本文以高校系部行政秘書為例，就系部行政秘書的角色定位、以及素質要求等方面，進行了論述分析，希望對廣大行政秘書工作者提供一定的幫助。

關鍵詞：高校系部 行政秘書 角色定位

中圖分類號：G46 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0182-01

高校系部行政秘書作為系部行政工作的承擔者，保證了系部正常工作的運轉，同時還是與其他院系、以及學校之間溝通的橋梁[1]。在新時代的背景下，各大高校管理體制不斷成熟，對系部行政秘書的要求也越來越嚴格，系部行政秘書一職在各系的發展建設中，也越來越重要。這就要求系部行政秘書必須明確自己的角色定位，這是做好行政秘書工作的關鍵。同時，也要積極提升自己的專業素質和能力，為全系師生以及領導做好服務工作。下面就以高校系部行政秘書為例，對系部行政秘書的角色定位、職能等各方面進行論述。

一、系部行政秘書的工作職能

系部行政秘書是院系領導的參謀和“左右手”，也充當了全系師生的服務者。其日常工作大多是服務和輔助性質的。主要表現在兩個方面：第一，辦事。比如系部領導要召集全系教師員工召開教師會議，系部領導會特別交代行政秘書著手準備會議前的工作，會議中要做好文案記錄工作；以及對系中一些瑣碎的事件進行簡單管理等；第二，當好參謀。字面意思理解就是為系部領導出謀劃策，比如當系主任以及其他系部領導在對本系即將舉行某個重大活動進行商討時，行政秘書要充分發揮身為參謀的作用，為系主任以及其他的系部領導提出相關意見，以供參考。行政秘書工作做的到位與否，在一定程度上能夠影響到系部領導階層的工作效率。

由上可看出，行政秘書的工作性質是服務和輔助作用，這是一個非常穩定的特性[2]。

二、系部系行政秘書的角色定位

系部行政秘書除了是系部行政工作的承擔者之外，還是系部領導的參謀和“左右手”，也是系部辦公室內的協調監督人員，同時也充當著全系師生的服務者。充當著如此之多的角色，更加說明了系部的行政秘書需要對自己的角色定位，有一個很好的掌握。下面就系部行政秘書的角色定位，進行以下幾個方面的闡述。

1.服務型

系部行政秘書身為秘書的一個種類，其本質和秘書工作是一樣的，注重服務性。因此系部的行政秘書主要就是做好服務工作。但是需要搞清楚，服務對象是誰。就高校系部行政秘書來說，其職責應該是為系部的領導，以及全系的師生服務。除此之外，作為系部行政秘書，心里要清楚，自身崗位的服務型地位。在日常工作中，真心實意的為系部服務，讓全系師生感受到行政秘書一職的魅力所在。

2.時效性

這里說的時效性，可以理解為新聞工作者所重視的時效性[3]。系部行政秘書作為秘書的一個種類，日常的系部行政工作必將是頗為繁雜。在繁雜的工作當中，還要要保證在獲取到重要信息時，第一時間將信息傳達出去。而這一過程所花費的時間越少，時效性自然就越高。

3.多面性

系部行政秘書日常的工作種類較為繁雜，什么工作都會涉及到。文書處理、會議記錄等等，但凡是涉及到系里行政方面的工作，以及系部領導交代的工作，行政秘書都需要完成。

4.機密性

行政秘書的工作注定了會經常與領導接觸，因此系部行政秘書在工作中，會經常和系部領導以及一些系內的機密文件有所接觸，或者聽到系部領導所談的一些機密話題。因此，系部行政秘書必須要有一定的保密意識，時刻都要保持清醒的頭腦。不該看的，堅決不看；不該說的，堅決不說；不該問的，也堅決不問。嚴格遵循相關規章制度行事。

5.創造性

雖然系部行政秘書的職責主要是以服務為主。但是隨著新時代的到來，也帶來了創新的觀念，這不僅順應了時代的發展，同時也是現在高校發展的需求。特別是對于高校的系部行政秘書來說，創造性更是必不可少的。身為系部行政秘書，要善于打破傳統思考模式，能夠標新立異，用創造性思維來思考問題，為系部領導提出具有創造性的建議，或者對系部領導的核心思想進行更加完善的補充。

三、系部行政秘書應該具備的素質

1.具有一定的思想政治素質

系部行政秘書的工作內容，這要求行政秘書必須具有良好的政治思想素質，這是行政工作能夠順利完成的重要保障。在日常的工作中，以遵守學校相關規章制度為前提、具備一定的責任心和事業心，有了事業心和責任心，將有利于提高行政秘書的職業道德、職業素養以及職業能力。

2.良好的專業文化素養和心理素質

作為系部的院系行政秘書，必須要具備足夠的專業文化素養。行政秘書畢竟是屬于辦公類人員，平時接觸最多的就是文件和檔案，還要經常撰寫一些文案。因此，行政秘書對于專業文化素養這方面是非常看重的。倘若沒有一個好的專業文化素養，怎么談得上業務技能的掌握，而連一個簡單的文案都不能編撰好的行政秘書，怎么能稱的上是一個稱職的行政秘書。除了良好的文化素養之外，一個稱職的行政秘書還要具備良好的心理素質。前文提到過，行政秘書定位是具有多面性的。城市學院的系部行政秘書一天當中的工作量可能會很多，很繁雜，有時還會發生一些突發事件，行政秘書往往會有很大的心理壓力。這就要求行政秘書必須有一定的心理承受能力，具備了一個好的心理素質，行政秘書才能坦然的面對系里日常繁雜的工作，以及一些復雜的突發性問題。

結束語

在高校的系部中，系部行政秘書承擔著多個角色。除了是系部行政工作的承擔者之外，還是系部領導的參謀和“左右手”，也是辦公室內的協調監督人員，同時也充當著全系師生的服務者。因此，明確的角色定位，是系部行政秘書做好本職工作的關鍵所在。而業務素質是做好工作的保障。如此才能適應新時代背景下，高校的發展需求，為系部建設以及全系師生做出貢獻。

參考文獻

[1]楊春艷.淺析高校院（系）行政秘書的角色定位及素質要求[J].教育教學論壇，2012（39）：26-27.

[2]王珊珊.淺談新時期高校行政秘書的角色意識[J].科技資訊，2014（27）：163-164.

[3]邱晗凌，黃蘭芳.高校院系行政秘書管理素質研究[J].教育教學論壇，2014（36）：9-10.