大數據時代下的企業(yè)檔案管理信息化建設探究

李琳琳

【摘要】本文從我國企業(yè)檔案管理信息化建設的現狀談起，分析了大數據時代下企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題，并提出了相應的解決方案。

【關鍵詞】大數據；企業(yè)檔案管理；信息化建設

一、大數據環(huán)境下檔案信息資源的整合

隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展和大數據、云計算的產生，使檔案信息資源的渠道變廣，檔案數據總量逐年增加，流動性變快，種類更加多樣，但同時也為不斷增長的檔案信息資源提供了數字化的整理與利用手段。當前，我國檔案整體的利用情況不樂觀，檔案信息資源的整合工作水平偏低，管理分散，系統(tǒng)性差，整合工作的意義和效果均不明顯。大數據背景下，檔案資源的信息化建設將改變原有模式，采取新的舉措，不斷更新和突破。當前檔案信息資源的整合面臨著很多困難，檔案信息的標準建設問題較多，各檔案部門和工作環(huán)節(jié)缺乏聯系和溝通，在檔案管理機制方面條塊分割，網絡基礎配套設施建設薄弱，迫切需要對檔案信息資源從硬件、格式和標準統(tǒng)一，實現資源共享。

大數據時代給檔案管理帶來新的思路和方法，在信息化建設的過程中，我們可以做好以下幾項前期準備工作：一是各級各類檔案部門要對已經存檔的傳統(tǒng)載體檔案進行數字化建設，研發(fā)、建立相應的數據庫，比如電子文件收集交換系統(tǒng)，為后期的大數據技術整合工作做好準備；二是對新增的檔案進館時，不僅收錄紙質版，還要對電子版本的檔案進行保管和記錄，在整理過程中遵循與原有檔案一致的原則，按統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入數據庫；三是借鑒國際參數和指標，建立和健全適用于我國國情的企業(yè)檔案信息化建設標準體系，探索新型的數據表示方法和存儲技術，不斷開發(fā)利用數字技術，努力建成現代化、數字化的檔案館；四是減少各部門的分歧，對現有機構、運行機制和人員設置大膽改革，促進各級、各地檔案機構均衡發(fā)展；五是加強檔案的法制建設，重視檔案信息化建設中的安全問題，應從制度上規(guī)范網絡環(huán)境，加強數字版權的管理和保護機制保障檔案數據安全。

二、大數據技術在檔案信息資源挖掘中的應用

隨著現代企業(yè)和新技術的發(fā)展，可以利用數據挖掘技術對企業(yè)檔案進行管理，通過統(tǒng)計分析、情報檢索、模式識別等方法對今后發(fā)展趨勢和行為作出預測，發(fā)掘隱含的知識信息。數據挖掘按照功能可以分為關聯分析、聚類、自動預測趨勢和行為、概念描述和偏差檢測五類，它在企業(yè)檔案信息管理中有以下應用：一是利用數據挖掘準確掌握企業(yè)檔案的信息需求，包括利用相關技術構建模型，研究用戶興趣和需求趨勢，優(yōu)化檔案信息。還包括收集注冊、訪問記錄等原始信息和數據，轉換成多種數據的集合；二是數據挖掘為企業(yè)檔案館發(fā)展提供參考依據，包括利用網站和軟件計算檔案信息資源的利用情況，把使用頻率較高、需求量較大的檔案文件先行數字化加工，并且查漏補缺，有的放矢的對館藏資源進行擴充和豐富。還可以運用文本挖掘的方法，在浩如煙海的檔案信息中按相關專題進行知識挖掘和重組，把有用信息建設成特色和專題信息庫；三是利用數據挖掘做好優(yōu)化檔案館館藏信息工作，對用戶借閱檔案的數據進行分析，尋找各種信息關聯和比例，對館藏信息做好優(yōu)化。提取并匹配文檔信息，對其內容進行分析、歸納和總結，做好未來檔案管理發(fā)展趨勢的預測工作。

三、大數據時代下檔案信息化建設策略

檔案館是存儲各類檔案數據并對數據實現增值的機構。大數據時代的到來加快了檔案館的信息化進程，高效快速的知識信息轉化能力意味著檔案館具備較高競爭力。大數據技術不斷進步為企業(yè)遠期規(guī)劃提供了大量實時數據，數據分析結果為企業(yè)未來發(fā)展提供有效數據支持。未來大數據的檔案管理信息化系統(tǒng)是必然趨勢，相應的企業(yè)信息化建設策略有幾下幾項：

1.做好檔案信息化建設的硬、軟件環(huán)境建設

硬件和軟件環(huán)境一定要過硬，這是檔案信息化建設的前提和基礎，檔案信息化建設最先需要把原始資料進行數字化加工整理，收集、處理、存儲、傳遞檔案信息等復雜工作必然要求網絡設備和軟硬件合格，否則很難實現檔案信息網絡化管理。

2.提高企業(yè)檔案信息化工作人員的水平和素質

企業(yè)檔案信息化建設工作需要強有力的人才隊伍作為保障和支撐，從業(yè)人員作為信息化建設工作的主體，在對檔案原始數據處理過程中和轉化成數字資源的過程中，迫切需要從事生產、銷售、財務等各業(yè)務單元的工作人員提供各項數據和幫助，因此對這些從業(yè)人員提出了很高的要求，他們的水平與素質高低決定了企業(yè)檔案信息化工作能否做好，除了基礎的計算機信息技術方面的操作和使用，還要掌握生產流程、安保、信息處理等方面的能力。

四、結論

大數據時代下的企業(yè)檔案信息化建設要求對檔案資源進行深度的開發(fā)和進一步的利用，需要一個系統(tǒng)、繁瑣的運行過程，這項工程需要企業(yè)根據自己的當前實際進行科學、整體的規(guī)劃，應用數字化手段和方法建設合理的檔案管理信息系統(tǒng)，促進企業(yè)更快更好的發(fā)展。

【參考文獻】

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[2]周楓.資源.技術.思維——大數據時代檔案館的三維詮釋[J].檔案學研究.2013（06）：61-64