如何加強學(xué)校電子檔案管理的思考

張燕

【摘要】本文論述了學(xué)校電子檔案管理存在的問題及解決對策，指出要加強人才培養(yǎng)和經(jīng)費投入才能使學(xué)校電子檔案跟上時代發(fā)展的步伐

【關(guān)鍵詞】學(xué)校電子檔案；管理；思考

電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點，正逐步代替紙質(zhì)文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。筆者針對學(xué)校檔案管理的工作特點及存在的問題，強調(diào)加快電子檔案建設(shè)對在學(xué)校檔案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學(xué)校檔案工作者越來越關(guān)注的話題。

一、學(xué)校檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠

檔案管理人員大多不是專職的，對檔案工作精力投入不足。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管文檔的事務(wù)性工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)代教育管理需求。

2.制度不完善，管理隨意性強

學(xué)校部門多，教育教學(xué)管理工作繁雜，如涉及教務(wù)方面的工作有：教學(xué)計劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績管本文由論文聯(lián)盟http：//收集整理理、學(xué)籍管理，等等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機上起草制作的文件，經(jīng)常被忽視，沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使其與打印出來的紙質(zhì)文件不相同，從而失去歸檔保存的意義。

二、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中存在的問題

一是電子檔案的安全性。在電子檔案使用過程中，因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題，在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時，可能造成信息丟失。另外，電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

三、學(xué)校電子檔案管理對策及思考

1.健全規(guī)章制度，完善管理體系

（一）明確分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實事求是地記錄學(xué)校各項工作、活動，記錄

教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等，這些是學(xué)校總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題最有價值的參考資料，是教師評先晉級的憑證，學(xué)生成長的記錄。因此學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學(xué)的檔案管理體系，發(fā)揮檔案的積極作用，促進學(xué)校健康發(fā)展。

（二）規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，

檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的收集歸檔有序規(guī)范，不僅會影響檔案的完整性，而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（三）健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，

電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求，等等。

（四）嚴格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負責(zé)人審批，嚴格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的，明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。

2.加強隊伍建設(shè)，加強人員的技能培訓(xùn)

提高管理人員素質(zhì)。學(xué)校檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識和實際能力，還要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術(shù)，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。加強人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞，使檔案管理人員有很強的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。

總之，要使學(xué)校電子檔案管理工作有新的進展和突破，就要加強學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，打破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。