物業公司實行全面預算管理的關鍵問題與應對策略探討

李敏

摘要：全面預算管理是一種重要的管理方式，通過它，企業經營目標可以被量化，管理控制可以得以規范，可以充分利用現有資源以實現企業價值。全面預算作為對現代企成熟與發展起重大推動作用的管理系統，是企業管理的重要組成部分，是單位目標的具體化，是協調各部門的重要手段，是控制日常經濟活的工具，是業績考核的標準。充分運用好全面預算管理這一有力管理工具，提高企業經營管理效率，提升企業管理品質，最終創造企業價值最大化，成為企業必經之路。文章基于預算管理的內涵、特點、方法等預算基本原理，闡述了物業企業預算管理現狀，并結合物業行業預算管理的特點，提出了物業公司預算管理在制定、實施、過程控制、考核評價、等環節常見問題的應對策略。為物業企業完善企業管理體制，促進企業健康有序發展，從而提升企業品質，提高經濟效益提出了一些建設性解決方案。

關鍵詞：物業公司；全面預算；預算編制；預算執行；預算考核

全面預算管理是以企業戰略規劃為依據，集計劃、控制、協調、激勵、評價等功能于一體，貫穿于企業各個環節的現代企業管理系統，是貫徹企業經營戰略的管理機制，是對公司經營活動一系列量化的整體安排，是被國內外眾多企業實踐證明行之有效的科學管理方法。正確認識和運用全面預算管理工具成為越來越多的企業管理者的共識。

鑒于全面預算管理能夠及時發現企業存在的問題，幫助企業提升資源配置效率，從而提升市場競爭能力、提高 企業管理水平，強化內部控制具有非常重要的意義，我國很多物業企業也相繼實行了全面預算管理。物業企業推行全面預算管理的過程并非一蹴而就，我國物業公司的成長發展歷程較短，管理人員的素質良莠不齊，預算管理的應用水平更是參差不齊等因素，都制約著物業企業合理利用預算管理工具，達到預算管理在物業企業中的良好應用目標，使物業公司的發展符合科學發展與可持續發展的要求。本文就此過程中的一些關鍵問題及應對策略進行探討，論證在現代企業內實施預算管理的必要性，繼而實現預算管理在物業企業中的良好應用目標，使物業公司的發展符合科學發展與可持續發展的要求。

一、物業公司實施全面預算管理的關鍵問題分析

（一）預算編制環節存在的問題分析

1. 預算目標未結合企業整體戰略目標，未充分與物業所處實際環境相適應

制定預算沒有明確的規劃、目標，沒有與企業發展戰略相適應，更沒有充分考慮各種不可預見的情況（如新增物業管理面積、人力等相關成本大幅上漲等），沒有考慮物業行業的特殊性造成預算數據與實際相差較大，執行不下去，預算工作投入大量人力物力，最后卻淪為形同虛設的尷尬境地。如何控制偏差，保證計劃目標的實現，以數量化的方式來表明管理工作的量化標準亟待解決與補充。

2. 預算編制的組織機構不完善，預算參與人員整體水平有待提高

參與制定預算的組織機構不健全相關預算編制人員的水平、能力參差不齊，嚴重影響了預算編制的及時性及準確性。總部參與人員除了企業高管還有專業的預算工作人員，但往往在最關鍵的基層編制時，由于很多時候是臨時抽選人員來幫忙，他們在完全不了解預算有何種用途的情況下，斷章取義的僅僅聽從上級領導安排，沒有形成自己的工作思路來參與預算編制工作，因此頻頻發生各種問題，不是填報錯項目、部門就是丟數、錯數，造成預算編制匯總數據、品質得不到應有的保障，以致于延誤全公司整體預算審批、實施的時效性。

3. 預算表單過于單一，各表單相對獨立，少有數據間的相關與聯動性

應用過程中由于各表單間缺乏聯動，造成編制、填報工作量大，查閱也只能片面的查看單項預算數據，不利于使用者全面了解、使用及分析預算數據，另外預算無論是制訂還是實際執行填報中如果出現差錯也不易被及時發現與更正。

（二）預算執行過程存在的問題分析

做好預算的編制工作，只是企業全面預算管理拉開的序幕，能否有效實施，關鍵還要看預算在執行過程中是否得到有效合理的控制。通過對執行過程的監控，將實際完成情況與預算目標不斷對照分析，從而及時指導經營活動的改善和調整才是全面預算管理的核心。預算一經下達，各預算執行單位必須認真予以分解、實施，將預算指標層層分解到各部門、班組、崗位，將年度預算分解為季度、月度預算，通過分期控制確保年度預算的如期實現。以下就預算控制及實施過程中的管理問題進行探討。

1. 實施過程中超預算支出時有發生

預算在實施過程中，往往到了進行業績評價時才會發現預算實際支出已超出年度預算，分析預算超支的原因大體有以下兩類，首先，經過審批的預算，在實際執行過程中沒有起到應有的作用，成本、費用支出的審批，由具審批權的領導審批即可支取，忽略了預算的存在，是否有預算，是否在預算范圍內無人過問，造成實際經營活動不能為預算有效控制；其次，預算執行結果由財務部門，按月根據財務實際發生現金流進行系統填報，過程中由于分部門、責任中心較多，預算執行數據填報集中于月末短短幾天，錯誤錄入，延時錄入在所難免，造成了預算超支無法及時顯現。

2. 預算數據調整存在的問題

已制定完成并經層層審批的企業預算，不應當輕易調整，除非受到不可控因素的影響，該影響對企業原預算的執行產生影響較大，而且需要經過企業管理者和決策部門認可之后，才可以進行調整，且不易過于頻繁。然而智者千慮也有一疏，再嚴密的預算編制體系，由于編制期間較長以及突發事件的存在，日常工作中需要適時調整預算的情形也是有的；遇到此類不可預見或預見不足的問題發生時，如何盡快妥善解決問題，如何在今后預算編制工作中盡可能避免以及后續預算指標，評價、考核標準如何調整，考驗著企業領導者以及預算組織人員的集體智慧和應變能力。

3. 預算執行制度不完善

物業企業在預算執行過程中往往會出現，一切工作為領導，領導抓得緊執行效果好，領導放松，則人浮于事，無人問津。沒有完善的預算執行管理制度，解決不了執行過程中，機構人員應該做什么，不應該做什么。如何用制度管理預算工作，如何用制度來獎勤罰懶，制度怎樣才能使每個人都能積極主動的做好自己分內的事情，是企業高層制定管理制度的出發點。

（三）預算考核與評價環節存在的問題分析

如果說預算編制和實施是對預期財務經營狀況的一個靜態過程估價，那么為了能夠達到控制的目的進而實現預算目標，則需要定期對預算實際執行結果與計劃、預算進行比較，動態分析經營差異、找出原因及時調整經營方略，保障年度計劃的順利完成。

評價預算完成情況，及時、準確詳細的進行分析，形成企業計劃完成情況分析報告，為企業負責人管理、決策提供必要的信息支持。縱觀企業考核、評價、報告過程，經常存在以下問題，一是考核、評價脫離實際，脫離預算，缺少溝通，與管理者所需相距甚遠；二是考核、評價工作沒能嚴格依據規定時點，造成考核、評價滯后，致使企業不能在最佳時機進行經營活動的調整、修正，最終造成無法完成企業既定目標的不良后果。

二、完善物業公司全面預算管理的對策建議

（一）預算編制環節存在問題的對策建議

1. 采用彈性預算與固定預算編制方法相結合，保證公司預算目標制定的先進必與可操作性

公司總部根據公司年度總體規劃與歷史年度預算收入相結合，充分考慮各責任中心規模、發展水平等因素的前提下，逐級將目標分解給分公司再由分公司落實至相關責任中心；各個責任中心則根據各自所承擔指標，組織業務、財務等相關部門人員分析指標完成的可實現性，并形成責任中心匯總意見向上反饋；上下溝通互動過程結束，公司總部在充分考慮各級反饋意見的前提下進行研究、分析、調整最終將各責任中心目標具體化，由此形成目標明確層層落實的預算指標分解體制，為公司整體目標的實現提供了充分、必要的保證。

2. 穩定預算編制隊伍，提高預算編制整體水平，充分發揮協同作用

盡可能避免臨時抽調，固定相關部門的預算人員，參與每年預算的編制、調整及填報等工作；對相關參與預算編制人員進行專題培訓，提高編制人員的基本素質，增強編制人員的預算理念，不僅傳授編制、填報原理、方法，更要傳達公司經營方針、戰略部署；不僅領導重視預算的編制工作，更要對全員進行預算編制的宣講，形成企業上下協同的合力，做好預算的編制工作。

3. 結合物業行業特點，擴展預算系統功能，實現預算管理集成化，提升預算管理品質

根據物業行業特點設計收入、成本、管理費用、財務費用、稅金及投資、代收代繳等單項表頁。各單項表頁按月度采集預算數據、單項表頁各項數據填報完成后，縱向可合并、匯總生成全年累計數據，橫向可根據使用者的需要自由組合不同部門、責任中心，生成不同層級或區域的匯總合并數據，極大程度的滿足各層次預算使用者靈活組合，查看預算數據的需要。做到了預算編制過程中的系統間充分聯動，大大減少人力投入，增強了預算使用的科學性。由于充分聯動，分項數據能夠及時匯總成為公司總數據，有利于企業管理者在全局層面發現和處理預算編制過程中存在的偏差。

通過完善和強化預算系統，匯總全部表單于一張預算結果表上，以現金流來集中反映企業年度內各項資金的來源，去向和企業最終的財務成果，一目了然，查閱方便、快捷、清晰，促進各責任中心指標完成責任感的增強，大大提高了預算使用者的工作效率。

（二）預算執行過程存在問題的對策建議

1. 細化預算支出審批制度，預算支出嚴格與預算掛鉤，杜絕超預算支出的發生

在分析總結預算超支原因的基礎上，制定細化的預算審批制度。首先，預算內支出采取簡政放權，由責任中心負責人審批，減少了審批環節，大大提高了業務處理效率；其次，為確實保證全部支出在預算控制范圍內的改進措施，預算執行信息、數據需要及時錄入預算系統，保證預算系統收、支數據登記及時、準確，預算余額實時變動且與實際相符，為預算使用人員提供精準、有效的數據保障；最后，由財務部門全面負責把好預算關，所有支出在保證有年度預算余額的情況下予以報銷，否則不予支出。細化的審批制度不僅提高了企業辦事效率，同時也降低了超預算支出的發生機率。

2. 預算管理的固定性與靈活性相相結合，合理預算調整，處理突發事件

物業公司常遇到一些不可預見的突發事件，比如2012年7月21日的大雨，在京項目需緊急采購大批防汛物資，這種情況不能因為年初沒有制定預算而喪失防汛良機，因此公司領導研究決定先行采購，后續再對預算進行調整。這種固定與靈活、日常與緊急相結合的管理理念，也是我們全面預算管理中應正確面對、區別對待的問題。因此，物業公司應在制定預算的過程中，適當考慮一些這樣的不可預見因素，體現進年度預算中去，使此類事件發生時，能夠得到及時有效的資源配置。當年度終了，不可預見沒有使用或沒有完全使用的情況下，也并不會影響到那個部門、責任中心的業績考評，調動各了責任中心積極處理突發事件的積極性。

3. 完善預算執行制度，并實現各責任中心與財務部門積極配合與溝通

首先，企業相關的全部經營活動需要圍繞實現企業預算開展，各個部門的每一項業務都應受到預算制度的有效約束，對于無預算和超預算的項目給予嚴格控制。

其次，全面預算編制、實施以及執行之前應對全體職工進行培訓，強化全面預算觀念，目的是讓每一個人都認識到全面預算管理是一種硬性約束，預算目標是考核工作業績的尺度，每個人都必須為實現預算目標而努力工作，同時也使得每一位職工、每一個部門都能認識到自己在全面預算管理體系中的地位與重要性，認識到只有通過大家的共同努力才能夠實現全面預算的目標。只有在企業上下樹立起全面預算意識，讓各部門每位員工逐漸適應這一管理制度，積極主動地參與，企業的全面預算管理才能真正有效的執行。

最后，預算執行過程中的管理應當重點把握對執行過程的實時監督。通常預算執行的過程或結果反映了預算是否得到有效的貫徹和執行。企業管理者對預算執行的評價和檢查不能等到預算執行結束后才開始，而應當在預算執行的整個過程中實施監督。應當力求及時對整個過程進行監督，只有對已發生的預算支出及時錄入預算系統才能保證預算系統實時更新，避免超預算支出的發生，企業管理者才能更加準確地把握預算執行的效果。

（三）預算考核、評價環節存在問題的對策建議

針對預算考核、評價環節出現的問題提出以下建議，一是考核、評價結果應及時通報各責任中心并進行充分溝通，聽取反饋意見，在考核、評價、調研的基礎上形成評價報告以供各預算執行單位與管理者參考；二是考核、評價、報告工作還應注重時效，層層把關，嚴格依時間節點完成，避免因考核、評價滯后，致使企業不能在最佳時機進行經營活動的調整、修正，最終有可能無法完成企業既定目標的不良后果。

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（作者單位：北京盛福慧達物業服務有限公司）