淺談企業檔案管理制度建立要點

魏洪濤

摘要：檔案是企業的核心資產和信息資源，檔案管理制度是現代化企業管理制度的重要組成部分，健全的檔案管理制度對于高效、高質的開展檔案工作尤為重要。本文從企業檔案工作及管理制度的重要意義出發，進而結合實際工作，詳細闡述了檔案管理制度建立的六大要點，即：釋義準確、職責分工明確、管理及工作要求要全面系統、歸檔范圍要詳盡、查借閱職責及流程要清晰、完善的檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎懲制度。

關鍵詞：企業檔案；管理制度；建立；要點

胡錦濤同志曾經在對檔案工作的講話中指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的主要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。各級黨委和政府，要加強對檔案工作的領導，幫助檔案部門解決各種實際問題，使檔案工作在現代化建設事業中發揮更大的作用。”可見，檔案在企業乃至國家的發展中扮演著非常重要的角色。隨著經濟的迅猛發展，當今社會的信息量成幾何級數增長，如何更好的做好檔案工作是擺在企業領導以及廣大檔案工作人員面前的一項重要任務。而做好檔案工作的首要前提就是要有完善的檔案管理制度，對此，本文結合實際工作，從分析企業檔案工作及管理制度的重要意義入手，針對性的給出了企業檔案管理制度建立要點，以供廣大檔案工作者參考。

一、企業檔案工作及管理制度的重要意義

（一）企業檔案及企業檔案工作的重要意義

企業檔案是企業的重要資產和核心信息資源，具有重要的戰略意義。通過檔案可以對企業領導和員工、對企業的各個工作流程進行有效的監督和追溯，保障企業的高效運轉。檔案是企業加強內部管理和控制，以及企業與企業領導人接受國家和社會審計、監督和檢查的重要基礎。檔案管理狀況及其作用發揮如何，就像一面鏡子映照著企業經營決策者的觀念和企業整體的經營管理水平。

企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，是提高企業工作質量和效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的重要工作，同時也是衡量企業業績與管理水平的重要尺度；企業檔案工作可以為經營策略以及決策提供支持性證據，助推市場競爭力的提高；是企業增強技術、儲備知識的保障，是保護商業秘密以及企業可持續發展的保障；增強企業抵御風險能力，關鍵時刻發揮依據和憑證作用，維護企業利益；同時，也是領導的“保護傘”；是企業文化、理念等精神文明建設的重要平臺。

（二）企業檔案工作內容的特性與要求

企業檔案工作的特性主要有以下五點：①產生效益的間接性。檔案或者檔案工作本身并不能之間產生效益，只有通過檔案的利用以及檔案工作的參與才能產生效益。②對歷史的傳承性。檔案具有歷史的真實記錄特性，因而，檔案工作具有歷史傳承性。③工作內容的專業性。檔案學是一門重要的學科，專業性強，因而，檔案工作內容也具有專業性強的特點。④知識面的廣泛性。由于歸檔內容類別較多，涉及公司經營、管理等等各項內容，這就導致檔案工作內容涉及知識面較廣。⑤職業道德水準的特殊性。檔案工作具有較強的特殊性，既要保障檔案得到充分、合理的利用，又要保障檔案的安全和保密，從而確保企業利用不受侵犯。

企業檔案工作的特性要求從事檔案工作的專（兼）職人員的要有多面性，即：業務性、專業性、管理性、服務性、安全性。也就是說，從事檔案工作的人員，既要有廣泛的知識面，又要有扎實的業務水平；既要有較強的管理能力和服務意識，又要有較高的安全警惕性和保密意識。

（三）企業檔案管理制度的重要意義

企業檔案管理制度是對現代化企業管理制度的進一步完善，直接反應了企業現代化管理水平。企業檔案管理制度是檔案能夠得到有效收集、歸檔保存、合理利用以及安全保密的保障，同時，企業檔案管理制度的有效執行，可以建立企業檔案工作收集人員與歸檔人員、保存人員與利用人員之間良好的聯動機制，確保檔案工作高效、高質的開展。

二、企業檔案管理制度建立要點

（一）釋義要準確

《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義如下：過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。那么，在企業檔案管理制度建立的時候，要依據本企業經營范圍、職能以及利用等，同時參考《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義，來明確本企業的檔案釋義。在釋義的時候，要注重將本企業的重要資產和核心信息資源包含進去。企業檔案釋義要全面、準確、規范。舉例，如：某某某企業及占有股份的外商投資企業、合作合資項目在生產、經營、科研、管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。本示例釋義中，明確了經營主體：企業及其相關聯的企業；明確了各項重大活動：生產、經營、科研、管理；明確了核心資產及信息資源：各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄；明確了核心資產及信息資源的意義：具有保存價值。釋義準確了，后續的制度建立才能有根有據。

（二）職責分工要明確

對于一個企業的檔案工作來講，職責分工明確是高效有序開展工作的充分必要條件。職責分工明確中，要能夠做到統一領導、分級管理、專業歸口、權責落實，其中，最重要的是要權責落實。對于行政管理單位或部門，要明確其管理職能，即：統一領導，分級管理。對于其它業務單位或部門，要明確其權和責。舉例如下：各業務單位或部門領導及員工，負有收集、整理、保護和歸檔的責任和義務。應當加強對檔案工作的領導，建立適應工作需要的檔案工作管理與運行機制；應當把檔案工作列入本部門或單位的發展規劃和計劃。負責對在各自業務及管理過程中形成的檔案資料等進行管理，保證應歸檔文件材料的完整、系統、齊全、準確；負責指派專（兼）職檔案人員，負責收集、整理、保管本部門形成的有保存價值的各種載體的檔案，定期歸檔；負責審批對在各自業務及管理過程中形成的檔案資料的查（借）閱申請。職責分工明確了，后續的制度執行才能有保障。

（三）檔案管理要求及工作要求要全面、系統

檔案管理要求及工作要求要全面、系統，這是保證檔案工作運行的基本條件。制定好檔案管理要求及工作要求，檔案工作就具備了可操作性，確保了檔案管理體系和工作體系能夠在企業管理體系中正常運轉。舉例，檔案工作要求：各業務單位及部門應高度重視對電子文件、電子檔案的管理，電子文件歸檔范圍與保管期限參照紙質文件確定。在歸檔紙質文件的同時，應將相對應的電子文件一并歸檔保存。歸檔的文件材料應當是原件，并且應當完整、準確、系統，反映本部門或單位各項活動的真實內容和歷史過程，保持文件材料之間的有機聯系，符合文件形成規律。反映同一內容不同載體和形式的文件材料應一并歸檔。等等。檔案管理要求：凡本企業以外單位或個人需要利用本企業檔案，必須經企業相關對口部門或單位審查，由相關對口部門或單位負責人批準。嚴禁私自復制及對外提供檔案資料。企業員工調離崗位時，必須清退應歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理有關手續。如果檔案沒有徹底退還，不予辦理手續。改制或改革所涉及的檔案資料的處置，應按照改制或改革確定的基本原則、制度對檔案資料進行規范化處理。等等。有了全面、系統的檔案管理要求及工作要求，檔案工作才能獲得健康的運轉平臺。

（四）應制定詳盡的歸檔范圍

合理確定歸檔范圍是做好檔案管理工作的關鍵和基礎，歸檔范圍編制與確認工作，可以使檔案部門應該收什么，歸檔部門應該交什么，都做到心中有數，并形成了雙向約束與聯結機制，最大限度地保障了應歸檔的文件材料全部歸檔。制定好詳細的歸檔范圍，對企業檔案工作有著重要意義：使收集工作變被動為主動，變失控為可控；進一步明確了歸檔責任，建立了雙向約束與聯結機制；有利于完善企業管理機制，提高管理水平；確保了企業核心信息與知識資產的安全。制定詳細的歸檔范圍，要做到密、全、精、準。密，就是指涉密級別要及時標定；全，就是指歸檔范圍要覆蓋全面；精，就是指細化程度要盡量地精；準，就是指保管期限要設置準確。有了詳盡的歸檔范圍，檔案管理制度就有了核心。

（五）查借閱職責及流程要清晰

企業檔案有兩個重要作用，即：憑證作用、參考作用。憑證作用，包括內容和形式上的憑證作用；參考作用，主要體現在其原始性、憑證性和查考性。對于企業來講，企業檔案具有五大功能：歷史記錄功能、科學管理功能、人文建設功能、生產建設功能以及科研創新功能。而要充分發揮企業檔案的兩個重要作用以及五大功能，明確的查借閱職責以及清晰的查借閱流程是必不可少的。應結合各企業的實際情況，制定合理的查借閱職責及流程。其中，查借閱職責要厘清檔案所屬部門或單位、檔案主管部門或單位以及檔案利用部門或單位間的職責范圍。查借閱職責明確、流程清晰，是檔案高效利用的制度保障。

（六）檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎懲制度要完善

檔案的鑒定工作在檔案收集、整理的過程中尤為重要，通過加強檔案鑒定工作，可以避免不歸檔文件材料歸入案卷，同時，也可以避免少歸、漏歸等現象。因此，檔案鑒定是歸檔工作完整性的保障。另外，完善的檔案鑒定工作可以有效推進檔案銷毀工作。對于過期的檔案，在銷毀前應該進行精細的檔案鑒定工作，確保檔案銷毀工作的正確性。檔案鑒定、銷毀的程序、職責等應該在制度中明確。

由于企業檔案是企業的核心資產和信息資源，為了保障企業的利益不受損失，檔案保密制度的建立非常重要。現代企業管理制度體系中，普遍都有較為詳細的、針對性的保密相關制度，而目前大多數保密制度主要針對的是國家秘密，對于企業商業秘密涉及較少。因而，在檔案管理制度的建立過程中，應該制定詳細的保密制度，以確保企業利益安全。

獎懲制度是保障企業檔案管理制度運行的有效手段。對于在檔案工作中有突出表現的單位或個人進行獎勵，有助于推動檔案工作進程；而對拒絕歸檔、玩忽職守、涂改抽換、損毀丟失、盜竊倒賣檔案等行為的，以及違反國家檔案法規、規章行為的，給予懲罰，是保障檔案安全以及檔案工作完整性的有效手段。

三、結束語

檔案管理工作是現代企業管理的重要組成部分，同時，檔案管理制度也是現代企業管理制度的重要組成部分。檔案，是現代企業不斷進步的重要基礎，建立完善的企業檔案管理制度，有利于企業檔案工作高效有序的開展，有利于企業管理制度的進一步完善，有利于企業的健康發展。只有結合企業自身發展的特性，制定合適的企業檔案管理制度，才能高效推動檔案工作前行，從而有效的為企業的發展做出更大貢獻。

參考文獻：

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