淺談我對檔案管理的理解

伍成忠

摘要：加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

二、檔案管理工作的對策提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。

爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度，因此要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，又要有扎實的專業(yè)理論知識，科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進管理方法管理文檔的基本技能。因此文檔管理工作人員具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。

文書管理人員應(yīng)該認真履行崗位職責，做到以下幾點：一是做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。二是負責本單位的文件總結(jié)、計劃、報告、報表、信函的打印、復(fù)印，凡交付打印的文件材料，按順序及時登記打印，急件要隨到隨打，保證打印文件材料的質(zhì)量。三是負責向本單位各部門發(fā)送文件材料；取送報刊信件并負責分發(fā)。還負責到外單位取送文件材料和復(fù)印文件材料等，接轉(zhuǎn)電話，下達本單位臨時性通知等。四是負責計算機通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實落實電子接收工作管理制度，加強設(shè)備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確安全。五是及時收集、催要本單位各科室應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。六是保管好辦公室公共財產(chǎn)，保管辦公用品并負責分發(fā)等，與其他人員共同做好檔案室清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識。七是做好本單位外來訪人員的接待工作。八是負責安排節(jié)假日值班，接收、呈報文件。九是嚴格執(zhí)行保密制度。

三、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵

具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍，歸檔時間和歸檔要求，收集工作包括三個方面內(nèi)容：一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤消機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作。嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量，歸檔的文件材料應(yīng)當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上的客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。

四、明確具體人員職責、保證歸檔文件齊全完整

（一）公文處理程序運轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負責收集并向檔案部門移交。

（二）于各種會議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交。

（三）單位的綜合性文件，如：規(guī)章制度、計劃、總結(jié)是、報表等應(yīng)由文人員負責收集，一般指不走收、發(fā)文程序的文件。

（四）各科室形成的文件，應(yīng)由該科室指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交。

五、結(jié)束語

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。