OA辦公系統在多元化集團信息化管理中的應用價值

王嘉寧+馬淑敏

[摘 要] 為推動多元化集團信息化建設，提高企業管控能力和水平，結合多元化集團的辦公特點，多元化集團有必要規范文件審批流程，提高文件審批速度，必需解決信息共享差、溝通效率低以及文檔共享等問題。以金蝶OA辦公系統為例，可以根據用戶特點和需求定制信息化管理平臺架構，輕松實現協同審批管理、公文處理、流程管理、知識中心、檔案管理、資源管理、互動溝通等諸多功能。為了OA辦公系統在多元化集團企業信息化管理中更好地應用，需要企業領導重視，做好事前規劃設計，建立一支技術過硬的信息化管理人才隊伍，完善相關硬件設施，更要重視信息化平臺日常的維護。實現辦文、辦事、溝通、協作、共享上的高效管理。

[關鍵詞] 辦公自動化；多元化集團；信息化；協同管理

[中圖分類號] F272 [文獻標識碼] A

一、引言

多元化集團大多由不同業務的子公司組成，在多個相關或不相關的產業領域同時經營多項不同業務，由于跨地域、部門多、業務信息量大，經營發展中經常遭遇信息不暢、管控乏力、工作效率低下等集團化管理困境。如何利用近年來興起的OA辦公系統解決目前普遍存在的信息化瓶頸，提高企業控制能力以及與外部合作協同能力，確保集團決策的準確性和整體運作的高效率，是每個多元化集團迫切需要考慮的核心戰略問題。金蝶OA辦公系統是金蝶公司開發的基于“工作流+表單”的綜合管理軟件，能夠幫助多元化集團實現分層管控、全員協同、信息流暢和規范運作。因此，促進金蝶OA辦公系統在多元化集團信息化管理中的應用對于推動企業跨越式發展具有重要的意義。

二、多元化集團辦公特點

從發展歷程來看，多元化集團一般是由一個主業起家，然后通過兼并、重組和增加產品線等迅速擴大公司規模，形成由多個子公司組成的集團型企業。

多元化集團在運行管理中主要有五個方面辦公特點。一是多元化集團企業機構龐大，組織結構復雜，審批層級較多，事物處理流程復雜。二是集團企業越來越需要提高辦事效率，規范公司管理。辦事效率低下急需通過有效的管理創新解決，而管理的創新需要借助于信息化來實現。三是多元化集團典型管控模式有財務管控模式、戰略管控模式和經營管控模式三種。無論采用哪種管控模式，由多個跨地域、跨行業的子公司構成的多元化集團大多存在信息上傳下達緩慢、信息不能及時到達、辦公效率較低的問題。四是子公司信息系統建設不統一，每個子公司使用的操作平臺、數據庫各不相同，信息資源都是相對分散的，總部與子公司以及各子公司之間信息沒有實現互通互聯，形成了一個個信息孤島。集團規模越大，產業越是多元化，信息資源就越分散，信息孤島現象就越嚴重。這些信息孤島的存在削弱了集團管控能力。五是集團信息化建設發展不平衡，對財務控制投入較多，對管理控制投入較少。

三、多元化集團企業信息化建設的必要性

（一）有必要規范文件審批流程，提高文件審批速度。多元化集團存在著大量流程化工作，例如文件審批、收發文、請示、匯報等。傳統的流程審批多為手工方式，審批一個文件，少則3-5天，多則超過一個星期，流轉周期長，流程無法有效管理和控制；一旦遇到審批人外出，審批流程便無法繼續，在一定程度上影響辦事效率；大量紙質文件的傳遞，不但浪費辦公經費，也不便日后査詢利用。因此，有必要建立一個協同辦公平臺，將日常需要審批的內部行政類、事物類、財務類等待審批事項在管理軟件中搭建好，預設好審批流程，根據審批條件，自動發起審批流轉方向，在手機端建立快速審批系統，隨時異地辦公，從而提高文件審批速度。

（二）必需解決信息共享差，溝通效率低的問題。傳統企業溝通方式主要采用電話、會議、口頭溝通和一些簡單的局域網溝通軟件等實現，不能很好地實現多樣化溝通交流，溝通效率較低。多元化集團有必要搭建一個協同辦公平臺，建立一個有效的信息發布和交流場所，例如：公告、通知、論壇、規章制度、行業動態、新聞等，促使信息在集團或下屬子公司內部得到廣泛傳播，確保信息數據的及時性和準確性。

（三）必需解決文檔共享問題。傳統辦公模式下，文檔資料或存放于檔案柜中，或存放于各職能部門電腦中，沒有實現文檔資料互聯互通。想要查找某個文件費時費力，跨部門查找資料更是不易，一旦有人員流動還會造成資料流失，文檔的保存、共享、使用和再利用存在很多障礙和問題。如果能夠搭建一個協同辦公平臺，可以利用辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的方式保管文檔資料，并設定文檔使用權限。由管理員對相關人員進行授權，各層級員工根據身份文件和口令按相應權限使用符合他身份的權限范圍內的文檔信息。這樣不僅保證了企業信息資料的安全性，也便于查閱，能夠有效地加快知識的傳播及共享。

四、金蝶OA辦公系統架構與主要功能

隨著企業規模的不斷擴大，業務范圍的不斷拓展，越來越多的企業需要協同辦公軟件解決企業管理中的實際問題。由此也促進了軟件行業的發展，誕生了非常多的軟件廠商，比如金蝶、泛微、用友、浪潮等，先后推出了基于“工作流+表單”的綜合管理軟件，能夠滿足客戶更加靈活的新需求。以金蝶OA辦公自動化系統為例，可以根據用戶特點和需求定制信息化管理平臺架構（見下圖），輕松實現協同審批管理、公文處理、流程管理、知識中心、檔案管理、資源管理、互動溝通等諸多功能。

（一）協同審批管理。完成企業的日常審批管理，包括合同審批、采購申請、費用報銷、請假申請等，用戶也可以自定義審批單據。

（二）公文處理。將發布的公文集中處理，可以設置督辦，提醒等。

（三）流程管理。除了正常表單審批外，金蝶OA可以自定義審批流程，并且根據權限定義審批流向。

（四）知識中心。將日常的公司制度、人力資源、營銷知識、產品知識、財務知識等統一發布，實現共享。

（五）檔案管理。針對大型企業公司的檔案結構復雜問題，金蝶OA提供檔案分錄管理、權限控制、定期銷毀等功能。

（六）資源管理。主要完成日常的會議室管理、用車管理、圖書管理、辦公用品管理等。

（七）互動溝通。消息中心、論壇、通訊錄、文件傳閱、手機app等模塊為員工日常辦公溝通提供便利條件。

五、金蝶OA辦公系統在多元化集團企業信息化管理中的應用效果

金蝶OA辦公系統自問世以來，不斷優化升級，幫助眾多企業建立了以人為本，以流程為驅動的工作方式，實現了辦文、辦事、溝通、協作、共享上的高效管理。

（一）金蝶協同申批平臺的搭建，以“表單+流程”的方式來固化審批流，成功實現了內部行政類、事務類、財務類等各種審批事項的流轉自動化、流程文件多維度統計。移動應用的使用，更是讓審批人能夠打破時間地點的局限，隨時隨地進行審批。這不僅提高了多組織管理的規范性和可控性，更提升了工作質量、辦公效率，強化了執行力，節約了大量的辦公資源。

（二）利用單位文檔模塊，建立了單位文檔和各部門文件共享。各部門知識管理員把重要資料上傳到各部門的共享文檔，并對相關人員進行授權，系統文檔管理員會及時存檔，并嚴格監督文檔各類權限控制。不僅有效保證了文檔信息資料的安全性，也提高了查閱速度。集團所有紙質文檔全面實現電子化后，更是加快了知識的傳播及共享。

（三）通過金蝶協同平臺強大的工作流引擎，實現各部門業務的電子流轉，各層級員工能實時了解辦事進度和狀態，分析具體環節的辦事時間和結果，極大地提升了從業務部門到管理層的辦事效率及集團的管控力度。

（四）公司公務車、會議室等行政資源采取的是透明的管理模式，管理者能及時了解車輛申請審批情況、使用情況等，提高了行政資源利用效率。

六、OA辦公系統在多元化集團企業信息化管理中的實施策略與建議

（一）企業領導重視。協同OA是近年來才發展起來的信息化管理軟件，對于企業來說它是一個融入高科技的新生事物，而企業普遍缺乏相關專業人才和經驗，信息化建設過程中不可避免地遇到各種問題，有的企業能夠及時解決問題，順利實現信息化升級，有的企業則是以失敗告終。作為企業領導者必須高度重視，積極協調，并帶頭學習和實踐，真正把軟件各項功能運用到日常管理中去。

（二）事前做好規劃設計。每個企業各有特點，經營規模和業務范圍各不相同，因此對信息化平臺協同軟件的功能需求也有所不同。企業用戶與軟件公司雙方必須共同組建調研小組，從梳理制約企業管理效率的瓶頸入手，將企業的整體發展目標和信息化建設有機地結合起來，事前做好規劃設計。企業購買軟件產品時，應充分考慮產品的可擴展性，確保系統能夠提供靈活的業務定制功能，以適應企業未來發展需要。切忌只顧眼前利益，貪圖便宜，導致剛投入使用的軟件沒過多久就因企業規模擴大和業務升級而失靈。

（三）建立一支技術過硬的信息化管理人才隊伍。多元化集團企業很少有專業的計算機技術人才，使得復雜度高、有難度的信息化解決方案無法成功實施。即便是簡單的事項也會因管理不到位而降低軟件使用效率。因此，企業必須組建一支技術過硬的信息化管理人才隊伍，相關人員需具備扎實的信息科學理論基礎和良好的管理能力，能夠運用信息科學的理論技術解決各層次的管理者和用戶面臨的實際問題。

（四）完善相關硬件設施。建設辦公自動化信息平臺的先決條件是具備相關硬件與電信基礎設施。大多數企業都配有計算機等硬件設備，主要用于文字、表格處理、排版編輯等。建設辦公自動化系統則需進一步完善相關硬件設施，確保存儲空間充足和數據傳輸速度。

（五）重視信息化平臺日常維護。多元化集團企業信息化平臺一旦建立，合作的軟件公司一般都會提供免費的培訓和質保期內的免費維護。企業應該抓住機會，鼓勵全員參加培訓，盡快掌握信息化平臺操作流程和方法，及時發現問題與不足。質保期過后一般軟件公司會提供有償維護服務，有的企業投入了幾十萬、數百萬建設信息化平臺，但往往忽視日常維護投入，導致因一些很容易解決的小問題而影響軟件使用效率，因此建議企業與軟件公司持續保持聯系，做好信息化平臺日常維護。

七、結語

多元化集團企業隨著市場業務范圍的不斷拓展和業務量的不斷增長，對管理信息系統建設提出了更高的要求，需要不斷獲取知識，提升創新能力和深化管理。信息化的深入應用能夠極大的提高運轉效率，節約運營成本。信息化手段，勢在必行。

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[責任編輯：王鳳娟]