信息化條件下的檔案管理現代化研究

彭富玲

檔案工作和科技革命時代的融合促成了檔案管理信息化，檔案管理部門應當順應時代條件，積極地做出反應，并借此做好檔案管理現代化工作。檔案管理信息化和檔案管理現代化屬于互利共生的關系，在日常的檔案管理中應當科學地處理檔案和信息化、檔案和現代化之間的關系，以推進檔案管理信息化為前提進行檔案管理現代化建設。

檔案管理信息化和檔案管理現代化成為檔案管理發展過程中相伴相生的一對矛盾，如何利用好并且發揮好這一層關系是檔案管理部門能否更好地服務社會的關鍵環節，同時也是社會發展過程中必然面臨的問題。本文從信息化和檔案的邏輯關系出發，探索在對待檔案管理現代化這一共生矛盾的過程中，如何得當地處理好基礎和主導的關系問題。

信息化和檔案的邏輯關系

首先，檔案信息是信息資源中非常重要的組成部分。眾所周知，人類本身的發展和文明的進步與發展息息相關，而對信息的記錄、利用和傳輸的過程成為承載文明發展和進步的重要載體，這一客觀事實在人類發明了文字之后就得到了驗證。信息化背景轉變了檔案信息發揮功能的途徑和條件，傳統檔案信息通過開發和利用實現價值，信息化檔案則通過應用和使用檔案發揮價值。人類智慧的結晶都是通過檔案傳承的，它記載了最真實的人類社會生活。也就是說檔案信息在本質上屬于信息源，在社會發展過程中必然承擔著至關重要的角色。

其次，信息化是知識經濟時代的重要特征。信息化時代和知識經濟時代是相伴相生的，這樣的時代背景意味著信息化將成為人們獲取知識的主要來源。近年來，電子通信技術廣泛普及，整個地球范圍內的人都可以實現輕松的溝通，人類社會的生存空間得到了極大的拓展，全球性的信息共同體的形成已經勢在必行。在這種情形下，檔案管理工作者變革的首要步驟是實現檔案管理的信息化，唯有如此才能統一檔案管理的內外需求。

再次，信息資源開發和利用應該與客觀發展需求相契合。傳統檔案管理服務效能的開發和探討建立在原始檔案上記載的信息和資料。在原始檔案信息化的過程中，滿足最初業務處理和運行的最開始需求是著眼點，這也和信息開發利用的一般規律相契合。總體來說，數據、信息、模型是信息開發的依據和前提。在信息資源開發和利用的初始階段，系統集成和數據集成是重要組成部分，在建立數據庫的基礎上對信息資源和數據進行深度挖掘，滿足不同層面的數據應用。從流程上來看，這和傳統的檔案管理和利用并沒有本質的區別，這樣看來信息資源開發應該處于檔案管理的范圍之內。

最后，檔案管理的可持續發展需要借助于信息化的力量。信息化社會具有內容豐富、信息量巨大、信息需求多元化和信息有效性不均衡等多種特征，信息化社會的特點也是當前我們所處時代的明顯特點。如何發揮信息化的優勢，將之應用在當前管理科學化的進程中并與之有效整合是每一個檔案管理工作者都必須思考的問題。為了盡快地讓檔案管理適應信息化的要求，我們需要重視生產需要和生活需要的重點，落實檔案管理體制改革，把握檔案管理信息化重要環節。

把握檔案管理信息化建設，促進檔案管理現代化

將檔案管理信息化建設和檔案管理現代化建設需求有機結合在一起是正確處理檔案管理的標和本的關系的重要途徑，也是將檔案管理工作推上更高一層臺階的重要手段。接下來筆者欲從檔案管理信息化和現代化之間的關系作為出發點，探索檔案管理現代化的一些現實問題：

第一，信息化建設對檔案管理現代化起到促進作用。筆者通過分析發現，檔案管理工作在時代發展的洪流下必然走上檔案管理信息化的道路，似乎我們也可以理所當然地認為檔案管理現代化將會是檔案管理信息化未來的發展趨勢和發展道路，這也是我們在研究二者關系時堅持的理論基礎。但是對信息化建設如何走上現代化道路，目前的檔案管理工作似乎沒有給出明確的答復。筆者認為檔案管理現代化應該從日常的工作著手，在有效的管理體系和科學的管理手段的前提下推進檔案管理的現代化，比如說從紙質辦公發展成為無紙化辦公。從目前階段，這也是開發、管理和利用檔案的有效模式。

第二，檔案管理現代化可以反過來促進檔案管理的信息化。檔案管理現代化在發展過程中也會無形地促進檔案管理信息化的開展。現代化建設中使用的硬件設備和軟件設備都已經在檔案管理的具體操作中得到應用了，信息化的步伐實現了跨越式邁進，所以我們需要有效地協調和統籌備方面的利益關系，有效地運用當前絕佳的發展形勢，在充分借鑒發達國家經驗的基礎上進行制度改革，并有效地規避可能出現的錯誤。

第三，正確把握檔案關系信息化和檔案管理現代化需要遵守的原則。首先，應該具備前瞻性。檔案管理信息化建設的終極目標是建立數字化檔案，檔案信息在檔案資源和檔案管理規定信息系統處理過程和網絡傳輸過程中得到了合理地分配和應用，這樣社會信息資源能夠得到最大程度地開發和利用。這個過程并不是一蹴而就的，硬件的開發和團建的開發和利用都是必須的。其次，應該具備實用性。檔案管理信息化一方面要滿足客戶需求，另一方面要突出自身特色，這樣檔案管理提供的信息才更具鮮明性，信息需求人員也才能從眾多的信息中找到自己所需的。在檔案管理信息化過程中，應該從信息使用者的角度去思考問題，從而對信息進行加工和處理，引導信息加工過程更加緊致、有序。建立在信息使用者前提下的信息開發是檔案信息具備實用性的前提。再次，應當具備協作性。檔案管理信息化和檔案管理現代化應當正確地看待和認識這一主要矛盾，只有在充分認識其深刻性之后，才能在具體的操作中對程序、分類和步驟按照預先的環節有機地結合和進行。

檔案管理信息化是現代科技融入到傳統檔案管理工作中的結果，檔案管理信息化的順利實現建立在深入的調查和研究的基礎之上。我們需要攻克檔案管理工作中目前依然存在的技術難題，引導檔案管理工作走向新的臺階，盡快地實現檔案管理的現代化。