企業檔案編研工作淺析

瞿曉芳

摘 要：企業檔案編研工作作為檔案工作的重要內容，是提供檔案利用、豐富企業知識庫、為企業改革發展提供服務的有效途徑。該文針對企業檔案編研工作進行了討論，并對檔案編研工作存在的問題提出了相關的對策，從而促使編研工作更加有序地進行。

關鍵詞：企業 檔案 編研

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（a）-0098-02

企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件，具有檔案的原始記錄性和憑證性作用，是企業無形資產的具體表現形式，具有豐富的信息資源可供開發利用。

企業檔案是構成企業信息資源和知識庫的重要部分，而檔案編研工作作為檔案工作重要的組成部分成為了開發利用這些企業信息資源的一種重要途徑。在企業謀求改革和創新的背景下，如何做好檔案編研工作，更有效地開發檔案信息資源，讓這些重要的信息和知識資源更便捷、更準確、更有效地為企業的生產經營、持續穩定發展服務成為關鍵。該文就如何做好企業檔案編研工作談幾點粗淺的見解。

1 加強企業檔案編研工作的重要意義

滿足國家對企業檔案編研工作的相關要求。2002年9月實施的《企業檔案管理規定》中要求企業檔案部門要努力做好檔案提供利用工作，積極開發企業檔案信息資源，為企業各項工作的開展提供及時且有效的服務。2010年1月實施的《企業檔案工作規范》中要求企業加強對檔案信息資源的開發，及時有效地提供檔案利用服務，并對檔案信息進行分類匯總及綜合整理，形成各類專題匯編及專題材料，例如：規章制度匯編、大事記、年鑒、科研成果匯編等。

企業檔案編研工作是對企業檔案的重要保護措施。在檔案信息編研過程中，檔案管理人員會對破損檔案進行復制、修復、縮微等工作，檔案內容的載體得到保護，使企業檔案可以長久保存。同時通過對檔案內容進行編輯印刷，檔案利用者可以通過編研成果直接獲得所需的相關信息，節省了查檔檢索的時間、減少了對檔案原件的查閱次數，起到延長檔案原件壽命的作用。

檔案編研工作是檔案發揮各項作用的保證。檔案編研成果是對企業檔案內容的深層次加工提煉，具有重要的參考作用，可以為企業領導的決策提供準確的參考信息，是企業對以往工作的總結，對企業的可持續發展提供重要基礎。通過對企業檔案進行編研，以年鑒、大事記、匯編等編研成果提供利用，以實物展覽、聲像檔案編輯放映等形式向員工進行企業文化宣傳，既提升了員工的凝聚力和責任感，又彰顯了企業的核心文化，提高了企業在市場上的核心競爭力。

檔案編研工作可以提高企業檔案部門工作質量，體現檔案部門在企業各項工作中的價值。檔案的收集、整理、編目、組卷等工作是檔案部門的基礎工作，也是開展檔案編研工作的前提條件。檔案編研工作是對檔案部門基礎工作質量的檢驗，可以發現在基礎工作中存在的薄弱環節，促進檔案基礎工作的完善和提高。檔案信息資源經過有效開發，形成的各類編研成果可以為企業提供系統化的知識，檔案部門從單純的檔案保管和檢索部門轉變成為企業生產經營活動的情報顧問，從根本上改變檔案部門在企業中邊緣部門的角色。

2 檔案編研成果的種類

專題匯編。企業檔案部門根據企業需要，按照作者、專題、時間或文種等特征，用文字敘述或列表的形式，把檔案材料編輯成冊，如規章制度匯編、科技成果匯編、獲獎成果匯編等。

專題材料和檢索工具。企業檔案部門對檔案信息進行綜合整理和提煉，是對檔案內容進行加工的成果。例如：年鑒、大事記、組織沿革以及各種目錄、索引等。

3 企業檔案編研工作中存在的問題

缺乏理論指導。我國檔案學界對檔案理論的研究歷史相比其他學科并不長，主要的研究方向為檔案學基礎理論和宏觀管理，對檔案編研知識的理論研究較少且研究程度不深，檔案編研理論跟不上編研工作實際發展的需要。企業的檔案編研工作，特別是較深層次的編研，由于編研人員缺乏系統的理論指導，可供借鑒的高層次編研經驗與編研成果較少，編研工作者只能在工作中邊學邊做邊總結，編研成果往往體現為對檔案信息內容的簡單匯總，只注重了對檔案信息的“編”而忽視了對檔案內容的“研”，造成許多編研成果缺乏科學性和實用性，利用率不高。

思想觀念落后。隨著改革開放的不斷深化和信息時代的到來，企業檔案工作需要與時俱進。企業檔案工作的重點從基礎工作轉變為加強對檔案信息資源的編研工作，提高檔案的利用效率，從而更好地為企業的發展服務。但是有相當一部分企業的領導和檔案工作者，對檔案編研工作認識不深，依然把檔案的收集、整理和保管工作作為檔案工作的唯一重要任務，沒有充分發揮檔案信息資源開發利用對企業發展的促進作用

檔案基礎信息資源匱乏。檔案編研工作是一項以本企業館藏檔案為主要資源的工作。館藏檔案豐富齊全、組成結構合理，編研成果的種類就更多，內容的充實性更強，編研成果的價值更高。從當前企業檔案信息開發利用工作的實際情況來看，有些企業檔案部門收集、整理、編目、組卷等基礎工作，尤其是著錄工作沒有做到位，館藏檔案收集不全數量有限，種類比較單一，而某些原本館藏比較豐富的企業，編研人員卻對其缺乏深入的了解，同時，在編研過程中沒有充分利用現代化信息技術，檔案管理系統等現代化管理手段沒有得到充分普及應用，導致編研工作中檔案信息、知識資源等匱乏，檔案編研工作在艱難中前行。

專職檔案編研人員缺乏，且專業水平低。企業的專職檔案管理人員普遍較少，檔案的收集、整理、組卷、借閱等日常工作占據了檔案編研人員大量的工作時間，導致其不能投入更多的時間精力到檔案編研工作中。檔案編研工作是一項專業性、研究性和知識性很強的工作，不僅需要具備檔案學相關理論知識與檔案管理實踐經驗，更需具備較寬的知識面與較強的文字編輯功底。而國家或行業舉辦的檔案工作培訓往往注重對檔案基礎工作的培訓，針對檔案編研工作而舉辦的學習培訓較少，不能滿足企業檔案編研工作發展的實際需要。

4 加強企業檔案編研工作的對策

更新觀念，提高對檔案編研工作的認識。在改革開放的新形勢下，檔案信息資源對企業生產經營與文化建設的重要性更加突出與明顯。企業主管檔案工作的領導應對企業檔案編研工作對企業的重要性有充分認識，在企業開展編研工作時提供必要的政策支持和資金投入。企業檔案部門與檔案工作者，要把不斷提高檔案服務意識作為首要任務，根據企業重點工作，將為企業提供知識和信息作為工作核心，以滿足企業發展的需要。檔案管理人員要在觀念上突破固有的思維模式，在檔案工作中，改變以往只注重收集整理而忽略利用服務的做法，將工作重點從對檔案的實體管理轉移到對檔案信息的開發利用上，充分發揮企業檔案編研在企業各項工作中的重要作用。

進一步加強企業檔案的基礎工作，不斷豐富企業檔案館藏。開展企業檔案編研工作的基礎是種類豐富、收集齊全的館藏檔案。企業檔案部門要建立完整的規章制度，完善收集檔案材料的措施，注意企業各類文件材料的收集，保證歸檔文件材料的齊全和完整。只有在日常工作中注重編研素材的收集、積累和提煉，編研內容才充實，才可能有高質量的成果。同時，在檔案整理組卷工作中，注重檔案的編目和著錄工作，為檔案編研工作提供更方便快捷的檢索利用條件。

利用現代化信息技術，促進檔案管理工作的提升。隨著科技的發展，檔案部門要充分認識到新科技對傳統檔案管理方式的改革與促進作用。從原本的純紙質管理模式轉變成利用電腦與網絡的信息化管理模式。根據本企業檔案管理的實際情況，開發出既滿足科學管理又能促進檔案工作發展的檔案管理系統，為檔案編研工作的開展奠定基礎。

針對企業實際發展情況，統籌安排，科學確定編研主課題及工作計劃。企業檔案人員在熟悉館藏的基礎上，通過各種途徑，充分掌握企業工作的重點和企業的發展方向，圍繞企業領導決策，針對企業重點工作來確定編研課題。針對選定的編研課題，在對企業各業務部門進行需求調研的基礎上，編制工作計劃，確定人員分工及職責，利用先進的檔案管理系統對館藏檔案資源進行檢索，對檢索出的相關檔案進行調閱并深入分析研究，將形成的初步研究成果給相關領導與部門征求修改意見，根據征求意見進行修改完善，形成最終的編研成果，通過翔實的文字資料和可靠的數據為領導決策和企業發展目標、文化建設服務。

加強針對檔案編研工作的培訓力度，提高檔案人員的綜合素質。提高檔案編研人員的專業水平和業務能力，是加強檔案編研工作的基礎。檔案部門應配備足夠數量的專職檔案編研人員，對檔案編研人員進行知識技能培訓，拓寬檔案編研人員的知識面，不斷提高其專業素質和能力。積極參加國家和行業舉辦的關于檔案編研工作的相關培訓，提高對檔案編研工作的認識，掌握科學的工作方式方法。檔案編研工作是一項專業性和綜合性的工作，檔案編研人員在掌握檔案編研工作的專業素質的基礎上，要不斷學習相關的學科知識，通過培訓交流，吸取先進經驗、創新工作思路，充分發揮檔案編研工作在企業各項工作中的作用，為企業發展服務。

5 增強檔案編研工作的實踐

筆者所在單位隸屬于大型國有企業，檔案部門配備有專職檔案編研人員及現代化的檔案管理系統，對各項檔案工作制定了相應的標準規范，為加強檔案編研工作打下了良好的人員和物質基礎。通過檔案編研，形成《年鑒》等編研成果。在清點館藏資源的基礎上，做了大型檔案展覽，陳列著公司成立以來各個時期的重要實物檔案，并利用多媒體播放技術，放映公司相關紀錄片等。

參考文獻

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