辦公室文員在公司日常運轉中的不可忽視的作用

禤靜德

摘 要 隨著社會的發展和時代的進步，我國各行各業都如雨后春筍一般飛速地發展了起來，在各個企業飛速發展的背后，有一個職位在這其中起到了十分關鍵的作用，但卻由于其自身工作特點的原因而難以受到重視，這個角色就是辦公室文員。本文將對辦公室文員到工作內容和工作中面臨的困難進行相關介紹，同時指出當今辦公室文員在公司日常運轉中不可忽視的作用——隨時接受并處理領導分配的工作、常常完成細致而煩瑣的具體性工作、負責上下級關系和指令的協調，并就如何進一步提高辦公室文員在公司日常運轉中的作用效果提出了一些建議。

關鍵詞 辦公室文員 公司日常運轉 不可忽視 作用分析

社會在發展，時代在進步，辦公室文員這一角色也漸漸的影響到了國家的進一步發展和進步。眾所周知，辦公室文員這一角色并不少見，甚至可以說在任何一家企業中都是存在的。辦公室文員由于其自身工作特點并未受到足夠的重視，其工作待遇也不是很理想，但是，辦公室文員在企業正常運轉過程中起到的作用是不容忽視的。本文將對辦公室文員工作的主要內容進行相關介紹，同時指出辦公室文員工作的困難，進一步突出辦公室文員對企業正常運轉起所到的不可忽視的作用。

一、辦公室文員的相關介紹

（一）辦公室文員工作的主要內容

辦公室文員主要負責綜合部日常事務性工作、負責相關文字資料的整理打印和取送；負責辦理各類文件的收發、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作；負責辦公室的日常管理工作；負責受理投訴和來訪接待、收發傳真、考勤登記、接聽電話等工作；負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發工作，負責會議記錄和文字材料的整理；負責收集和撰寫有關信息，及時向領導提供信息參考和建設意見。提請領導應盡快辦理的有關工作；負責人事、勞資、倉庫管理等工作，同時完成領導交辦的其他工作。由此可見，辦公室文員的工作內容是十分繁瑣和細致的。

（二）辦公室文員工作中面臨的困難

辦公室文員的工作十分繁瑣復雜，同時由于其直接面對上級領導，在工作過程中存在較大壓力。辦公室文員在負責上下級銜接的工作過程中常常會遭遇下級不配合或者上級指令不明確的困擾。文員由于其自身工作特點的原因，并不會在企業中受到足夠的重視，這種現象也在一定程度上為辦公室文員的工作造成了阻礙。但同時，辦公室文員需要在繁瑣的工作任務中理出頭緒，使公司能夠正常的運行。

二、當今辦公室文員在公司日常運轉中的作用

（一）隨時接受并處理領導分配的工作

辦公室文員的工作對時間的概念要求很高，不僅需要合理安排自身的工作時間，同時也要對上級領導的行程和時間進行適當的安排。同時作為辦公室文員，需要隨時接受并處理領導所分配的工作，辦公室文員的工作日程需要和上級領導高度吻合。甚至說辦公室文員常常會處理一些突發事件，會臨時接到領導的工作指示，并對領導的行程進行整合。

（二）常常完成細致而繁瑣的具體性工作

辦公室文員這一角色關系到了公司的正常運轉，常常需要完成細致而繁瑣的工作。在公司正常運轉的過程中，常常會會有許多工作難點和工作死角，這就需要辦公室文員去處理和解決。辦公室文員常常面對十分具體的工作，包括會議安排，人員接待，行程安排，人員方案處理等，需要高度的責任心和保密能力。同時辦公室文員這一角色也關系到了整個公司的文件傳達工作，十分繁瑣，卻不容有失。

（三）上下級關系和指令的協調的紐帶

辦公室文員在公司運轉過程中不但需要協助上級領導安排好工作日程，處理好各個部門的文件，同時也要負責上下級關系和指令的協調。辦公室文員雖然不是公司的“大人物”，卻在公司的上下級聯系中起到了十分關鍵的紐帶作用。同時能夠處理好下級間的沖突和矛盾，使領導的指令能夠準時高效的傳達并準確施行。在公司的日常運轉中，辦公室文員的紐帶作用不容忽視。

三、如何進一步提高辦公室文員在公司日常運轉中的作用效果

（一）加強辦公室文員的服務意識和團隊意識

辦公室文員在公司正常運轉中所發揮的作用不容忽視，如果辦公室文員的工作效率能夠得到提高，那么公司整體日常運轉效率將會大大提高，十分有利于公司的未來發展。所以需要加強辦公室文員的服務意識和團隊意識，認清自身角色在公司中所處的位置，辦公室文員要明確自身工作的服務性，并和相關部門做好配合，以保證公司的正常運轉。

（二）提高辦公室文員的整體素質

同時公司在辦公室文員的錄用和培訓方面也要注重辦公室文員整體素質的提升，畢竟辦公室文員關系著公司整體的運轉，其工作對辦公室文員的細致程度要求很高。所以相關部門要注重辦公室文員整體素質的提升，打造出高效率高質量的辦公室文員，不但要注重辦公室文員工作能力的培養，同時也要關注到辦公室文員的綜合素質提升。

（三）加強辦公室自身的文化建設

誠然，辦公室文員在公司運轉中起到了不可忽視的作用，同時由于其自身工作特點的原因，辦公室的文化建設也在很大程度上影響到了辦公室文員的工作效率。所以相關部門要加強辦公室自身的文化建設，為辦公室文員提供一個良好的工作環境，為辦公室文員的高效率工作奠定堅實的基礎。

四、結語

眾所周知，辦公室文員作為服務于領導的小角色，并未受到相應的重視，盡管辦公室文員關系著企業的整體運作，所負責的工作也是相對來說比較具體化和繁瑣的，但其薪資待遇等方面仍然不是很理想。本文將對辦公室文員在工作中面臨的困難進行介紹，同時指出當今辦公室文員在公司日常運轉中不可忽視的作用——隨時接受并處理領導分配的工作、常常完成細致而繁瑣的具體性工作、負責上下級關系和指令的協調，并就如何進一步提高辦公室文員在公司日常運轉中的作用效果提出了一些建議。

（作者單位為廣西農墾糖業集團防城精制糖有限公司）

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