數字化時代檔案服務模式的探討

陳松

摘 要：數字時代的檔案服務不僅要把檔案服務當做品牌來經營，還要打造一支可持續發展的人才隊伍，同時在產品質量、服務規范、數據安全、產品效益、資源規劃等方面加強研發，才能確保數字化時代的檔案服務跟上高速發展的社會需求。本文針對數字化檔案服務模式就其質量、目標、規范化、安全等方面結合當前應用環境進行了探討和重新認識

關鍵詞：數字化 檔案 網絡服務 規范 安全

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0037-01

近幾年來，數字終端、無線通訊和互聯網技術已經從專業領域延伸到工作和生產生活的方方面面，對人們的生活、工作和思維模式都產生了巨大的影響，在國家“加快推進傳統檔案載體數字化”建設的大背景下，檔案數字化也正在逐步進入檔案的日常工作，檔案利用者在查檔、用檔等方面也獲得了前所未有的高效和快捷的服務，檔案工作者也逐漸改變往日的手工粗放管理方式，開始利用網絡、數字終端和信息系統開展現代化管理和提供服務。下面，結合檔案數字化和服務工作實踐，談談如何做好數字化檔案服務的粗淺認識。

一、檔案數字化質量是檔案服務的重要保證

1.檔案數字化后的應用首先面臨的是數字化質量問題。數字化質量與檔案數字化技術密切相關，其數字化的過程就是數據采集處理和存儲的過程。在此基礎上，可以對檔案信息進一步的加工、存儲和傳輸，建成各種檔案專題數據庫，并在利用時將這些信息還原成原始聲音、圖像和文字，通過計算機網絡途徑實現信息共享和利用。因此，抓好數字化質量是重要一關。

2.檔案數字化質量必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數字化檔案能正確還原成電子文件以備查詢利用。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。確保檔案原件和數字化檔案信息的安全，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的行為記錄。

3.數字化質量還應包涵檔案利用率問題。方便人民群眾利用是檔案數字化建設的目標追求。檔案數字化應根據利用者的要求和想法，對檔案利用情況統計分析，綜合檔案利用的頻次，制定數字化實施方案，優先對重復利用率高的常用檔案，特別是民生檔案進行數字化，同時也要考慮多層次檔案數字化處理的預案。

4.數字化質量還包括檔案歷史全貌問題。檔案數字化既是對檔案信息的提煉，也是充分反應檔案的全貌，特別是有重要關聯的、集中反映歷史活動真實全貌的關聯性檔案。但是，不能背離客觀真實的歷史。

5.數字化質量還包括整體性問題。檔案數字化必須體現全宗系統性，力求做到對各個時期、各個層面、各個領域、各類載體檔案的處理標準一致。在單個全宗中，也要注意系統性、完整性，切不可孤立地抽取個別重要文件進行數字化處理而使其失去與一組文件的內在聯系，因而影響到檔案的整體價值。

二、最大化服務是數字化檔案的目標追求

1.網絡是最大化服務的最佳手段。檔案利用數字化和網絡化，是創新公共服務方式、提高服務效率的物質基礎。要達到數字化檔案利用即時見效、方便快捷的目標要求，必須在檔案數字化加工過程中，堅持軟、硬件建設同規劃同部署同實施。

2.效益是最大化服務的目的。最大化服務包括社會效益、經濟效益、管理效益和應用成本。在完成檔案數字化任務的同時，還要根據檔案數字化標準，接收或移交數字化檔案，并對數字化檔案進行處理、入庫、存貯和應用。數字化與利用網絡化同步，這是方便人民群眾的檔案利用體系的內在要求。數字化檔案通過網絡同步接入互聯網開放服務，并向用戶提供計算機、手機等多種終端設備接口，提供數字信息查詢、轉貯、打印等多種服務功能，推動地方經濟社會建設和民生事業發展。

3.數據建設是最大化服務的根本。檔案數據庫建設既是提供網上服務的需要，也是提高服務質量的需要。數據庫建設有助于整合檔案資源，推動檔案資源科學配置和高效利用；有助于各級檔案館室對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，強化服務功能。

4.技術支撐是最大化服務的保證。數字檔案的服務與信息技術密切相關，其軟硬件基礎設施的架構、應用軟件的研發、信息系統的實施、數字檔案平臺的運行維護以及數字檔案資源管理等技術性較強的工作從傳統檔案館中剝離出來，將數字化檔案信息的安全保障、共享、傳輸、利用等眾多技術性工作實行集中控制和統籌管理，建立以精通信息技術、跟蹤檔案業務及信息技術發展的，并能夠將檔案工作與信息技術融會貫通使用的技術團隊，面向現代檔案管理業務提供專業化的集成服務。

三、規范化是檔案服務的關鍵

檔案數字化、利用網絡化是一項龐大復雜的系統工程，必須從檔案數字化整個工作流程進行系統分析，在組織管理層面和技術層面進行流程設置，科學配置人力、物力、財力，控制時間成本、經濟成本，保證檔案數字化質量、網絡服務效率。這一切都來源于檔案信息資源和服務的規范化。

在規范化管理層面，完善組織機構，保證人財物的合理配置、技術部門的全力支撐、管理部門的有效指導、專家的具體建議的全面落實，形成一套切實高效的服務管理體系。

在技術管理層面，要抓住服務手段多樣化等各個環節，堅持流水作業、集中辦公。其人財物的安排要圍繞服務目的合理配置，達到人盡其才，物盡其用，充分發揮檔案數字化的優勢。

四、系統安全是檔案服務的基本要求

1.增強保密意識。對于涉密檔案，無論是在數字化處理環節，還是在網絡應用環境下，都必須有足夠的保密意識。加大安全保密檢查力度，及時發現和排除隱患，堵塞漏洞，嚴防檔案損毀和失泄密事件的發生。要建立健全并嚴格執行各項保密規章制度和責任追究制度。同時，要切實改善檔案保管保密條件，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。

2.完善備份制度。數字化檔案安全還依賴于技術和設備的完善程度。通常情況下，必須選擇不同載體進行數據備份、脫機存儲。其次，還可以采用“異地備份”的存儲方式。因此，對數字檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份。

3.抓好利用環境建設。在當前網絡環境下，檔案數據和利用都面臨安全和保密問題的考驗。安全問題是一把雙刃劍，制約著數據的安全和應用的開放性。

數字化檔案利用的環境，既取決于檔案信息本身的特點，也取決于檔案利用的方式、權限等諸多制約因素，還不可避免地受到管理、服務以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數字化建設的目標就應該使利用者能夠突破時空的界限、環境的限制，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的檔案信息。檔案數字化是大勢所趨，利于數字化檔案資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。一方面，檔案數字化將使得許多利用者不需要直接到檔案館，都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

五、做好數字時代背景下檔案服務的規劃

1.做好總體服務規劃。從全面檔案信息化發展角度，對檔案數字化建設基于頂層設計和規劃，從基層具體檔案業務和信息技術綜合應用方面具體策劃數字檔案館室的建設、運行與發展戰略，全面實施數字檔案服務平臺系統的建設。

2.做好業務服務規劃。根據傳統檔案館室和數字檔案館室的服務特性，從檔案信息資源的收集、管理、開發、利用等基本業務需求出發，規范數字檔案管理的業務流程，促進平臺化建設和基礎性工作的開展。

3.做好技術及服務研發規劃。為確保數字檔案館服務平臺穩定運行和持續發展，從數字檔案館室的角度，研究數字檔案服務模式和基礎服務平臺，為各種與數字化檔案相關的產品服務、系統服務、運行維護、業務管理，提供全方位的保障服務，確保數字檔案館服務環境的穩定，網絡訪問的暢通與安全。

4.做好服務實施規劃。從數字化檔案的個性化業務需求出發，分析其總體需求，針對未來發展狀況，制定服務實施規劃，為社會各階層提供數字化建設和應用服務。同時以低成本、高效率、共建共享的服務模式保證數字檔案信息的高可用性，實現信息技術與檔案業務的緊密結合與互動發展，確保數字化檔案資源建設更符合檔案信息長期保存和廣泛利用的需要，保障服務規范更有效地實施。

5.做好資源整合規劃。從數字檔案信息的收集、整理、共享、開發和信息發布等角度，按照數字檔案館確定的信息資源存儲與管理的標準規范，開展數字檔案資源的共享、存儲、轉換、推送等各項服務。將數字化檔案資源統一保存于專業數字檔案館，而紙質檔案仍然保存于傳統的檔案館中，延續傳統檔案館的業務工作體系。

綜上所述，數字時代的檔案服務不僅要把檔案服務當做品牌來經營，還要打造一支可持續發展的人才隊伍，同時在產品質量、服務規范、數據安全、服務效益、資源規劃等方面加強研發，才能確保數字化時代的檔案服務跟上高速發展的社會需求。

參考文獻

[1]國家檔案局.《數字檔案館建設指南》

[2]楊力，姚樂野 《基于知識管理的數字檔案館服務體系建構》.《檔案學通訊》2010（1）： 58-60

[3]劉永 《數字檔案管理中的知識發現與知識服務》《檔案學研究》2008（5）： 51-53。