電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用

王向輝

摘 要：電子檔案是檔案工作信息化建設(shè)的重要組成部分，管理好電子檔案，能有助于提升信息化建設(shè)的規(guī)范性和可靠性，提高信息處理高效性。在實(shí)際生活中，各行各業(yè)的電子檔案管理方式各有不同，本文從交通運(yùn)輸，醫(yī)療和教育領(lǐng)域分析了電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理 信息化建設(shè) 行業(yè) 應(yīng)用

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0067-01

自古以來，人類的文明傳承最重要的一種方式就是文字記錄，通過這些珍貴的資料，探索世界歷史，現(xiàn)代通過科技與互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，我們逐漸都需要信息技術(shù)的支持，促使我們將檔案工作信息化的方向推進(jìn)。信息技術(shù)在革命性的改變整個世界的運(yùn)行方式，應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中最為基礎(chǔ)和重要。

一、電子檔案特點(diǎn)及管理

1.電子檔案的特點(diǎn)：傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)記錄為主要手段，也有在石頭，龜殼，竹簡，布帛等，記錄工具是筆，刻刀；電子檔案隨信息技術(shù)發(fā)展而生，形式多樣，展現(xiàn)力豐富，通過電腦，手機(jī)，多媒體設(shè)備或其他電子設(shè)備都可以制作電子檔案。相對傳統(tǒng)檔案存儲，電子檔案的存儲占用的是虛擬空間，在傳遞，提取上，不受地域遠(yuǎn)近的限制，短時間內(nèi)即可完成相關(guān)動作。因此，電子檔案有著適應(yīng)現(xiàn)代社會快速發(fā)展的特質(zhì)，能為各行各業(yè)提供巨大的信息，方便存儲，同時可快速供人們使用。

2.電子檔案的管理：1.電子檔案生于電子產(chǎn)品，易于制作修改，首先在制作上就要有一定規(guī)范性，特別是對于重要的信息資料，要有相應(yīng)的制作規(guī)則，否則五花八門，將大大影響后面的工作；2.電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業(yè)不同，檔案內(nèi)容特性不同，要求針對性的制定科學(xué)分類方式；3.電子檔案存儲方便，同時也對應(yīng)存在安全性風(fēng)險(xiǎn)，其中包括保密性和遺失性兩方面，需有對應(yīng)措施管理防范；4.電子檔案的傳遞和提取，建立在前面三步的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)性，按照操作流程傳送，提取，使用電子檔案。

二、檔案工作信息化建設(shè)中電子檔案管理的應(yīng)用

檔案工作信息化建設(shè)是應(yīng)時代的需求的策略，是全面運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對資源信息的采集，處置，管理，利用，為我們的工作，生活及國家管理服務(wù)。核心就是檔案，信息化技術(shù)和管理手段。電子檔案管理集中了檔案工作信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，在實(shí)際應(yīng)用中必不可少。

1.電子檔案管理在交通運(yùn)輸管理中的應(yīng)用：我們知道，交通運(yùn)輸管理中，能不能做出及時準(zhǔn)確的反應(yīng)和決策管理，很主要的一方面是信息源的準(zhǔn)確及時，匯總分析，同時方便迅速查詢，但交通運(yùn)輸涉及大量的資料，信息量巨大且復(fù)雜多變，在管理過程中，工作難度很大，檔案信息化后，通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，極大的方便了管理和使用，推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。例如：車輛管理，隨著人們物質(zhì)生活水平提升，購買車輛的的人越來越多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，存儲信息更加全面，檔案信息查詢上有了很大的便捷性，對于車輛的違規(guī)情況，年審情況等各地監(jiān)管部門可迅速提取信息；同時，電子檔案開放在相關(guān)平臺上，供車輛擁有者或駕駛?cè)瞬樵儾⒓皶r遵循交通管理?xiàng)l例處理車輛問題，大大提高了交通運(yùn)輸管理的協(xié)作性和效率。在針對交通運(yùn)輸檔案管理的需求中，科學(xué)合理的分類規(guī)則最為重要，根據(jù)資料的性質(zhì)，可以分類為：車輛基礎(chǔ)情況檔案，違規(guī)記錄檔案，道路監(jiān)控情況，案件檔案等，下面可具體設(shè)置對應(yīng)個人的信息，建立對應(yīng)分類模式，推進(jìn)完善交通運(yùn)輸檔案工作信息化建設(shè)的效果。

2.電子檔案管理在醫(yī)療檔案管理中的應(yīng)用：醫(yī)院的檔案主要在于對病人的檔案管理，醫(yī)療案例，醫(yī)療文獻(xiàn)，醫(yī)療藥品工具設(shè)備，醫(yī)療費(fèi)用，醫(yī)療人員等，醫(yī)療檔案的信息化建設(shè)提高了整體的醫(yī)療管理水平，而電子檔案的建立，提升了醫(yī)療檔案的完整性和準(zhǔn)確性，給醫(yī)院和醫(yī)生在了解確認(rèn)病人情況提供極大的便捷。人們在實(shí)際就醫(yī)過程中，不在同一地方看病的情況很多，醫(yī)療檔案信息化就顯得非常重要，對于有些疾病，醫(yī)生需要調(diào)用病人病史，正確判斷病人病情，規(guī)范的電子檔案管理手段，能及時查找并完整真實(shí)呈現(xiàn)病況記錄，否則有可能影響病人就醫(yī)甚至造成重大醫(yī)療事故。與此同時，建立規(guī)范的電子檔案管理制度，能讓醫(yī)療檔案信息建設(shè)工作穩(wěn)步前進(jìn)，避免在檔案信息化建設(shè)中隱私的泄露，這對于病人十分重要，在檔案管理中尤為需要重視。

3.電子檔案管理在教育管理中的應(yīng)用：大數(shù)據(jù)時代背景下，學(xué)生的知識吸取，學(xué)校的教育手段有了翻天覆地改變，信息的大量涌入，對人才的綜合素質(zhì)要求也不斷在提高。教育中，我們的教學(xué)資料檔案從以往單一的課本，發(fā)展成現(xiàn)在多樣化的全息資源，主要集中表現(xiàn)為在信息化資料。如何管理好這些學(xué)習(xí)資源，提供給學(xué)生全面便捷的學(xué)習(xí)資料庫，需要完善的管理系統(tǒng)。目前，除了我們學(xué)校圖書館管理系統(tǒng)中應(yīng)用的電子檔案檢索查詢管理模式，還有學(xué)習(xí)資料的共享盤管理，包括共享內(nèi)容的上傳審核，下載使用等，以及相關(guān)內(nèi)容的分類辦法。

三、電子檔案管理的趨勢和方向

在信息化浪潮下，目前的現(xiàn)狀是計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普及帶來電子檔案的普及，涉及各行各業(yè)各個領(lǐng)域，形式豐富多樣，信息化基本的大環(huán)境和設(shè)備已形成。作為信息化的重要內(nèi)容載體，檔案信息化建設(shè)的工作日趨重要，電子檔案信息化技術(shù)水平和管理水平很大程度影響到各行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展能不能跟上時代的進(jìn)步需求。在檔案管理的技術(shù)和方式不斷迭代更新的趨勢下，信息的收集，存儲，提取，使用越來越快捷方便且智能化，最終都是為了更好服務(wù)社會。

四、結(jié)語

電子檔案管理在信息化建設(shè)進(jìn)程中是基礎(chǔ)，用現(xiàn)在最流行的詞語可以說是大數(shù)據(jù)管理，涵蓋了各種最高端信息技術(shù)，包括數(shù)據(jù)庫，云端，物聯(lián)網(wǎng)，人工智能等。對于檔案工作信息化建設(shè)和電子檔案管理，國家已有相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，隨技術(shù)和需求變化，標(biāo)準(zhǔn)要不斷完善，對我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設(shè)電子檔案管理任務(wù)面臨的挑戰(zhàn)巨大，需要我們不斷學(xué)習(xí)。

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