檔案管理工作在新形勢下的規范化

官昌龍

摘 要：隨著科技與社會的飛速發展，新形勢下對檔案管理工作的要求也越來越規范化。造成檔案管理工作相對不規范，存在檔案丟失、存放不規范等問題，影響了管理工作的實用性，制約著單位的發展與進步，因此檔案管理工作人員和相關領導應該加強對檔案管理工作的重視。本文對于檔案管理工作在新形勢下的規范化進行了探討和分析，希望為以后的具體工作起到實際的參考作用。

關鍵詞：新形勢下；檔案管理；規范

一、檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個單位或企業的發展歷史，是重大事件的見證者。尤其對于我國黨政機關與企事業單位來說，檔案記載了他們在不同發展階段的不同密級的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實行與重大事項的公布。另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關鍵指標，是促進辦事人員提高工作質量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學規范地對檔案進行管理，有益于單位或企業乃至于國家的協調與發展。

二、新形勢下檔案管理的現狀

隨著科技的發展與互聯網技術的逐步成熟，辦公形式也逐步向現代化、自動化、無紙化靠攏。這些變化都對檔案管理工作形成了巨大的影響。當計算機技術的普及涉及到了檔案管理，它豐富了以往檔案以紙質文件保存的管理形式，開辟了計算機保管檔案的新形式。同時，由于源檔案是用計算機進行存儲、管理的，因此諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程都需要在計算機和通信線路中完成。這種管理方式在一定程度上避免了人工處理在檔案管理中產生的偏差與錯誤，保證了檔案的正確性與科學性。在計算機中進行檔案管理也防止了紙質檔案對時間的流逝出現的破損、侵蝕等情況，實現了檔案的永久保存。

三、新形勢下檔案管理面臨的問題

1.檔案管理工作制度的不完善

檔案管理工作制度的不完善是目前，諸多企事業單位中常有的現象。信息技術的發展也帶動了檔案管理工作的突破，但少數單位并沒有意識到這一情況，對檔案管理工作呈現出不重視的現象，主要體現在管理者并沒有做出符合時代發展要求的制度改進方案。許多單位的檔案管理條約都有著“千篇一律”的特點。事業單位沒有結合實際情況，進行檔案管理工作的靈活性變通。從檔案管理的執行性來講，工作人員沒有一個合理的約束機制與工作標準，使得檔案管理方式受到了阻礙。

2.檔案管理人員的職業素養不高

許多檔案管理人員仍然采用傳統的方式進行管理，并沒有體現出新形勢下的要求。甚至有一些人認為，檔案管理工作不需要任何技術，它只是單純的對單位人員的相關信息進行保存與整合，沒有更高的要求。這樣的思想是極其錯誤的。新形勢下的檔案管理人員不僅要有縝密的思維與高度的工作耐心，還應該對現有的計算機軟件進行掌握，達到能夠利用科學方式進行管理的目的。

四、新形勢下檔案管理工作規范化策略

1.完善檔案管理工作規章制度

隨著社會的快速發展，人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性，為了使其滿足社會的要求，檔案管理部門首先應該完善檔案管理工作規章制度，保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規章制度時，檔案館應該聯系到自身檔案管理現狀和自身檔案的重要內容，由于在發展過程中，檔案內容相對繁多且復雜，涉及到的既有人員管理方面內容，也有經濟活動內容，還有一些與其他單位的活動內容，增加了管理難度，因此，應該根據自身發展現狀和未來發展趨勢制定檔案管理工作規章制度，使其盡可能地滿足社會形勢。檔案管理工作規章制度需要包含以下幾方面內容：根據檔案內容實現檔案管理工作人員的分配；檔案管理工作的主要內容；對檔案管理工作的要求；對檔案管理工作者的獎懲制度；對檔案管理相關設施的管理辦法。

2.實現檔案管理工作的信息化

隨著社會的發展與科技水平的提高，現階段很多行業和工作都實現了信息化，為了保證檔案管理工作能夠適應時代發展，提高檔案管理工作效率，就要實現檔案管理工作的信息化，在檔案管理工作過程中，要積極引入一些檔案管理軟件，通過管理人員的使用，找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中，通常是由人工進行記錄工作，管理人員利用紙、筆等實現檔案的記錄工作，紙質記錄不僅容易丟失，而且時間較長的記錄會發生模糊看不清等問題，影響檔案管理工作的有效性。實現檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作，使計算機發揮出更大的優勢，提高工作效率，還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作，當單位需要哪年哪類檔案時，可以通過查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲位置，這樣檔案管理工作者就能夠將更多的時間花費在檔案收集與處理工作上，保證檔案管理的全面性。

3.提高檔案管理工作人員管理能力

工作人員是檔案管理過程中最重要的一項組成部分，只有提高檔案管理工作人員的管理能力，才能不斷規范其工作方法，做好管理工作，實現檔案管理工作的規范化。要提高檔案管理人員的管理能力，就要重點做好以下幾方面工作：一是為管理工作者提供更多的培訓機會，檔案館可以通過邀請專業檔案管理人員為本單位人員進行培訓，使其掌握到更加規范的管理技巧，同時不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會，使工作人員能夠在交流會中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問題的辦法，保證管理工作的規范化。二是檔案館要明確對檔案管理人員的管理機制和方法，同時加強對檔案管理人員工作的監督，使檔案管理人員能夠在制度的約束下，規范自身的工作方法和流程，在新形勢下實現檔案管理工作的規范化。

五、結語

總而言之，新形勢下檔案管理人員的管理方式也應該進行提升，我們要以電子記錄的方法為主，在完善檔案制度的前提下對檔案進行科學分類，不斷提升自身的學習能力，為規范化策略的形成奠定良好基礎。

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