新時期完善辦公室管理職能的幾點思考

劉聰

【摘要】辦公室在事業(yè)單位各項工作中起著綜合協(xié)調(diào)作用，也是對外展現(xiàn)單位形象的“窗口”。為適應新形勢發(fā)展的要求，其自身行政管理必須跟上時代的步伐。為進一步提升辦公室人員綜合素質(zhì)和積極性，推進辦公室工作再上新臺階，本文就新時期下辦公室行政管理工作中存在的問題進行研究，提出改進辦公室行政管理工作的對策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位辦公室；行政管理

在事業(yè)單位的發(fā)展中，辦公室是具有綜合性與全面性的辦事機構(gòu)，主要作用是調(diào)研、執(zhí)行、參謀、業(yè)務(wù)接待、公文處理，是事業(yè)單位的“第一窗口”，是提高管理能力的基礎(chǔ)。就當前事業(yè)單位的辦公室行政管理的情況來看，還存在照搬行政管理模式、流于形式等等管理問題，再加上相關(guān)體系的缺失，事業(yè)單位的行政管理必須探索改革的路徑。

一、現(xiàn)階段管理中存在的問題

（一）辦公室管理職能不清晰。當前我國事業(yè)單位辦公室的管理職能所涉及到的內(nèi)容比較多，包括輔助領(lǐng)導決策、協(xié)調(diào)各類關(guān)系、構(gòu)建規(guī)章制度、日常事務(wù)管理等。其中在眾多的管理工作中，日常事務(wù)管理是極其重要的組成部分，從當前大多數(shù)事業(yè)單位的發(fā)展趨勢可以了解到，大部分事業(yè)單位的主要任務(wù)是業(yè)務(wù)工作，但要做好業(yè)務(wù)工作，要靠辦公室協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系。而目前許多單位因任務(wù)壓頭，強調(diào)業(yè)務(wù)工作的重要性，大都存在輕視辦公室的傾向，在這種導向偏差下，辦公室人員無條件地提供服務(wù)和保障，在日常事務(wù)管理工作中做著雜亂無章的事情，辦公室逐漸演變?yōu)楹笄诒Ｕ峡剖遥归L期辛勤工作在辦公室的同志感到身心疲憊，如此一來則無法進一步發(fā)揮事業(yè)單位的作用和價值，從而導致事業(yè)單位辦公室管理效率低下。

（二）缺乏健全的管理制度。辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜。為適應經(jīng)濟體制變化的需要，政府機構(gòu)進行了大規(guī)模的改革并取得了成就，單位不斷壯大的同時也出現(xiàn)了很多的弊端。我國對辦公室研究起于20世紀末，目前沒有形成完善的理論體系，尤其事業(yè)單位沒有依據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀制定完善的管理制度。再加上社保機構(gòu)負擔的事宜較多，如此一來不僅導致辦事程序不規(guī)范，且成本浪費現(xiàn)象十分嚴重，上下級之間的程序繁瑣，從而降低了辦公室管理工作的效率。

（三）人才短缺影響管理職能的發(fā)揮。由于職能龐雜，需協(xié)調(diào)和工作聯(lián)系的部門多，辦公室的人員編制有限，辦公室的事務(wù)性工作和綜合協(xié)調(diào)較多，辦公室人員同時承擔文件管理、保密管理、會議記錄、督察督辦、目標管理考核、人事管理等職能，工作人員的綜合素質(zhì)和協(xié)調(diào)能力亟待提高，很多辦公室管理人員在工作中缺乏主動性，很多輔助決策被動執(zhí)行，個別辦公室人員思想保守，自我進取意識低，厭倦學習，缺乏求真務(wù)實的精神和意識，導致管理執(zhí)行者的能力水平不足，行政管理工作無法有效執(zhí)行協(xié)調(diào)，給辦公室行政管理增添了難度。

（四）辦公室人才建設(shè)存在問題。辦公室與其他職能科室不同，沒有明確的主管部門，就我們基層社保中心辦公室而言，市級辦公室雖然是上級部門卻沒有直接的業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系，在管理指導上不像業(yè)務(wù)科室那么具體到位。同時辦公室工作無法量化，難以統(tǒng)一考核標準進行評定、表彰。大多數(shù)辦公室人員沒有參加過辦公室工作專業(yè)培訓，只能在工作點滴中積累學習經(jīng)驗，缺乏較為體系的辦公室工作理論基礎(chǔ)。近年來，社保中心辦公室人員接受系統(tǒng)的辦公室工作培訓機會較少，尤其赴省、赴外地市學習培訓的機會幾乎為零。相比業(yè)務(wù)科室而言，缺少辦公室系統(tǒng)之間工作經(jīng)驗的相互學習與交流的機會，難以有效開闊視野，拓展思路，日復一日，年復一年枯燥的工作導致辦公室人員工作積極性降低。

二、新時期行政管理工作的重要性

（一）深化事業(yè)單位改革。黨的十八大報告指出：“要按照建立中國特色社會主義行政體制目標，深入推進政企分開、政資分開、政事分開、政社分開，推進事業(yè)單位分類改革。”由此可見，當前我國正處在事業(yè)單位改革發(fā)展的重要時期。由于辦公室工作具有綜合性和全局性、協(xié)調(diào)性和操作性、輔助性和服務(wù)性等特點，是保證事業(yè)單位有效運轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶。同時，辦公室還承擔著調(diào)研、執(zhí)行、參謀等宏觀管理職能，這些宏觀管理職能能否有效得到履行直接影響著事業(yè)單位的改革發(fā)展。因此，基于我國事業(yè)單位辦公室工作的特性，加強和完善辦公室管理職能，對深化我國事業(yè)單位改革具有重要意義。

（二）推動事業(yè)單位管理科學化。事業(yè)單位是我國特有的社會組織，是國家為了社會公益目的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。當前我國事業(yè)種類繁多，人員數(shù)量多，造成一些事業(yè)單位出現(xiàn)人浮于事、人才匱乏、人才閑置等現(xiàn)象，這就導致這些事業(yè)單位對辦公室職能缺乏足夠的認識，依據(jù)傳統(tǒng)慣性思維，將辦公室管理職能簡單定義為會議組織、后勤保障以及一些臨時性、突發(fā)性事件的處理，使辦公室管理職能得不到有效發(fā)揮，造成部分事業(yè)單位內(nèi)部管理效率低下。當前，隨著科學行政理念的大力推行，重視和完善辦公室管理職能已然成為推動事業(yè)單位管理科學化的客觀需要。

（三）有利于單位健康發(fā)展。辦公室是一個單位的核心部門，就社保中心的辦公室而言，肩負著精神文明建設(shè)、思想政治工作、文字材料、會務(wù)組織、信息督查、公務(wù)接待、文書處理、檔案管理、保密、綜治維穩(wěn)、目標考核、后勤保障等多項管理職能，充分發(fā)揮辦公室的工作特性和作用職能，對推動事業(yè)發(fā)展，具有重要意義。

三、管理職能有序發(fā)展的對策

（一）明確管理職能，健全管理體系。辦公室處于行政管理的中樞地位，為充分發(fā)揮辦公室管理職能，首先必須合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機構(gòu)，梳理辦公室職能關(guān)系，明確辦公室具體業(yè)務(wù)范圍，合理分工，做到“人人有事做，事事有人做”。其次，必須健全修訂各項規(guī)章制度，事業(yè)單位辦公室所涉及到的事務(wù)非常廣泛，并且具有臨時性、突發(fā)性的特點，（下轉(zhuǎn)第38頁）（上接第10頁）應積極借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的辦公室管理制度，研究制定符合本部門的規(guī)章，保證辦公室崗位職責的清晰性與完善性。

（二）創(chuàng)新管理方式，增強辦公室科學化辦公水平。辦公室管理的科學化，關(guān)系到管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。辦公室工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強，隨著新時期科技的進步和社會的發(fā)展，以應用電子計算機為主要標志的自動化應運而生。辦公室自動化為辦公室信息的收集、記錄、傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大提高了辦事效率，促進辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，領(lǐng)導應多多支持辦公室自動化進程，辦公室工作人員必須適應和高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學化中的重要地位和作用，主動學習和掌握辦公自動化技術(shù)，努力做學識淵博、視野開闊的人才，利用現(xiàn)代化信息化手段，運用網(wǎng)站、QQ群、微信、微博等平臺終端，積極促進辦公自動化的進行，提高工作效率，享受科技帶來的便捷，提升工作效率。