加強文件材料歸檔 提高審計檔案管理水平

張建超

【摘要】審計檔案管理要求管理人員既要有高度的工作責任感，又要有扎實的檔案管理理論知識，還要具備現代化科技手段和先進的管理檔案的技能。我局以實現檔案管理的規范化、標準化、科學化為目標，充分利用南大之星檔案管理網絡，隨時可以查閱審計檔案資料，全局檔案實現了數據信息共享，有效地服務了審計人員，提高了審計效率。

【關鍵詞】審計；檔案管理；歸檔

檔案是各項工作的原始記錄，隨著改革的深入，我們日益深刻地認識到：檔案是審計工作不可缺少的重要組成部分，審計工作各項日常業務，每天都離不開檔案，做不好檔案工作，我們的審計工作就會受到很大影響，甚至無法開展。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的技能。下面結合我局檔案工作實際，就提高檔案管理水平談點個人看法。

一、切實提高對檔案工作重要性的認識

當今社會，大多數人對檔案工作的重要性都不否認。但在實際工作中，真正重視檔案工作的單位比例并不高。很多單位對檔案和檔案工作的態度是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，這種態度不是真正重視檔案的態度，檔案工作不可能真正做好。我們石河子市審計局以前也有這種現象，日常工作中檔案收集不全，整理不規范的情況時有發生，在利用檔案時，常常是東翻西找，浪費很多時間，也不一定能找到，有時是影響工作效率，有時甚至使工作難以開展。近幾年來，我局檔案工作出現了前所未有的好勢頭。主要表面在兩個方面：一是檔案工作由局長直接分管，納入領導班子議事日程，各位領導都能率先垂范，帶頭做好文件材料歸檔工作，手頭不積壓文件材料，凡屬歸檔范圍內的文件材料都能及時、齊全、完整地移交檔案室。二是檔案工作納入了各科室的工作流程，平時每項工作結束后，總有人及時收集文件材料，然后按規范要求及時整理，最后經檔案室人員檢查驗收合格后將檔案移交檔案室。可以說大家都養成了做好檔案工作的好習慣。我局檔案工作之所以出現這種好勢頭，最主要的原因就是領導真正重視檔案，我局領導班子一致認為：檔案工作對我局工作來說既是基礎，又是保障，檔案工作做不好，審計業務就很難開展，也會使審計工作出現嚴重的問題。基于這種認識，我局領導班子下決心一定要把檔案工作做好。

二、健全管理制度，細化崗位職責

沒有規矩不成方圓。做好檔案工作必須要有一套完善的切實可行的檔案工作制度。據了解，各單位都制定過一些檔案管理制度，但一般都不能很好地落實，因為這些制度大多是為了應付各種檢查而草率制定的，有的還是抄襲別人的。一項制度能否很好落實，取決于兩方面：一是制度的制定者是否打算很好地落實，二是制度本身制定得是否合理合法。我局先是認識到用制度管人管事的重要性，制定檔案工作制度是為了做好我局檔案工作，不是為應付檢查或裝飾門面，所以，我們制定檔案工作制度之前向檔案局進行了一番咨詢，并結合單位實際進行了深入的研究，在此基礎上制定了一系列的檔案工作制度。其中有《檔案人員崗位責任制度》《檔案文件材料歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案移交制度》《檔案保管制度》《檔案閱覽制度》和《文書材料立卷、歸檔制度》等，應該說，這些制度都是合理合法的，制度建立從根本上保證審計檔案管理的規范化。

為確保制度落實，我們還做了兩項工作：一是建立了完善的檔案管理網絡，對檔案崗位職責進一步細化，責任落實到每個業務人員身上。二是健全和完善了檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作環節和步驟，制定必要的安全措施，特別對文件和電子檔案，確保檔案的安全性與完整性。特別是對審計業務檔案，我們統一了管理標準。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準，文書、審計檔案，按照審計準則的規定，完善環節內容把好統一標準關。審計檔案做到封面內容、紙張規格和裝訂順序統一，提升了審計檔案的裝訂質量。

三、更新管理設備，提高管理質量和效果

做好檔案工作需要一定的物質條件，特別是在信息化社會的今天，沒有比較先進的管理設備檔案工作是不可能做好的。由于我局領導高度重視檔案工作，所以我局真正是舍得投入。在辦公用房十分緊張的情況下，專門為檔案工作調整出一間辦公室，為檔案室配備了專用計算機、打印機、檔案管理軟件，移動硬盤、光盤刻錄機、掃描儀、文件柜、碎紙機、裝訂機等設備，檔案室辦公條件得到進一步改善；同時配備了防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施。所有這些為我局提高檔案管理水平奠定了堅實的基礎。

我局以實現檔案管理的規范化、標準化、科學化為目標，充分利用師市檔案局提供的南大之星檔案管理網絡，隨時可以查閱審計檔案資料，全局檔案實現了數據信息共享，有效地服務了審計人員，提高了審計效率。局檔案員對每人錄入的審計檔案可以隨時檢查，發現問題，馬上指出，杜絕了錄錯、漏錄現象。計算機應用普及和網絡技術的發展為檔案的管理提供便利，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不但可以有效地實現檔案的動態管理，提高檔案的管理效率，還能節省大量的人力及物力。保證審計檔案健康發展，提供快捷有效的作用。 （下轉第66頁）（上接第64頁）

四、強化學習，提高業務人員水平

檔案工作是項專業性工作，需要的專業知識很多。專兼職檔案人員必須不斷地參加學習和培訓，才能適應不斷發展的檔案工作。近幾年，我局每年都安排局辦公室檔案管理人員外出學習培訓；參加兵團審計局優秀審計項目檔案評審，加強單位之間經驗交流，不斷提高檔案管理人員的工作技能。特別是2015年1月，我局專門邀請師市檔案局專家對全體業務人員使用南大之星檔案管理軟件進行了為期2天的現場培訓，檔案局的同志細致講解、耐心答疑，我局審計人員認真學習，虛心請教，基本掌握了南大之星檔案管理軟件的應用。

另外，我局還利用每年的審計業務培訓組織全體審計人員認真學習《審計法》《檔案法》以及《審計機關審計檔案管理規定》等相關法律法規，為提高審計業務檔案管理工作的質量奠定基礎。真正從思想上認識到做好審計檔案對提高審計工作質量、防范審計風險的重要意義，查找不足，積極推進。堅持“誰審計誰立卷、誰辦理誰立卷，案結卷成”的原則，體現“審計程序的合規性、審計定性的準確性、證據要素的可靠性、歸檔文件的完整性”特點。

五、強化監督考核，促人人參與管理

我局出臺了《師市審計局審計項目量化考核辦法（試行）》，把檔案質量列入年度工作考核內容，加大跟蹤檢查指導力度。定期對審計業務檔案整理情況進行考核，年終將考核結果作為各科室年度考核的一項重要內容，進一步激勵審計人員加強審計檔案整理工作。同時，結合自治區、兵團審計系統優秀審計項目評選，采取互查互評、觀摩交流等方式，從項目立項、審計方案、審計證據、審計報告以及裝訂要求進行質量評審，評審結果納入科室年度工作考核，在全局形成了人人關注檔案工作、個個重視檔案質量的良好氛圍。

南大之星檔案管理網絡系統的應用促進了我局檔案工作的監督檢查。過去的檔案工作，是檔案員督促科室錄制審計檔案的，現在是審計項目已完成，馬上就錄制審計檔案，由被動工作到主動工作，過去是到了年底，各科室在領導的督促下才錄人審計檔案，十幾個人爭搶一臺檔案機錄制審計檔案，現在審計人員每人一個檔案賬號隨時在自己的計算機錄制審計檔案，徹底解決了年底集中錄制審計檔案的混亂局面，局檔案員可以隨時檢查每個人錄制審計檔案的質量和進度，應用南大之星檔案軟件整理檔案，收到事半功倍的效果。

以上是我們近幾年檔案工作的一點體會。面對新形勢下的檔案工作，我們注重創新工作方法和途徑，利用檔案資料更好地為審計工作服務。我們將不斷總結審計檔案工作經驗，提高服務質量，以審計工作為先導，改進檔案管理手段，提高檔案管理效率，探索檔案工作健康發展之路，不斷推動檔案現代化管理進程。