實現檔案信息資源共享的策略和方法

鄧佳

【摘要】本文分析了檔案資源管理現狀，實現檔案信息資源共享的策略、方法，推進檔案信息資源共享目標的實現。

【關鍵詞】檔案信息資源共享；策略；方法

檔案信息資源共享就是運用計算機網絡技術，使檔案信息能夠在網上同時為眾多的使用者共享。使用者通過互聯網隨時可以進入網站閱讀檔案信息，可遠程閱讀檔案，免除使用者長途奔波的勞累，節約時間，滿足社會對跨館際、跨時空查詢檔案的需求。其優點是方便、快捷、利用率高、存儲信息量大，充分體現出檔案信息的價值。要將檔案信息的作用最大化體現出來，進而有效促進檔案事業的進一步發展，我們必須不斷加快檔案信息資源管理工作的現代化建設步伐，加大檔案信息資源的開發力度，逐步實現檔案信息資源的共享。

一、多數檔案資源管理現狀

長期以來，我國檔案館藏自成體系，追求“實體”擁有，一直都認為檔案館藏的成績與檔案保存的數量有著最直接的關系，所以在日常管理中一直存在著重保管、輕利用的現象，服務對象也僅僅局限于本系統、本區域。在這樣的情況下，我國館藏檔案的數量逐步增加，館庫逐年飽和，館藏結構單一，沒有管理特色，很多實物保存價值含金量不高，利用率低，不少檔案已經到期，鑒定工作卻沒有開展，該處理的得不到處理，無價值的檔案占據大量的儲存空間，造成了檔案庫存量大，重復存檔較多，影響新形成的檔案進館。檔案作為一種信息資源，不開發、不創新管理，就不能充分發揮應有的價值，這就造成不能實現資源共享的原因。

二、實現檔案信息資源共享的策略、方法

（一）優化館藏結構，強化基礎業務建設。豐富而優質的館藏，是檔案館工作的物質基礎，如果這個基礎不雄厚，檔案館的技術設備無論怎樣先進，也無法充分滿足社會對檔案信息的需要。豐富館藏檔案，確保各類載體形式的檔案資源都能夠完整、系統地進館。與此同時，還應該把控好案卷的質量關，以此來讓館藏檔案的質量得到充分保障。

（二）實施檔案信息數字化。檔案資源數字化是實現共享的前提。具體來說，在整個檔案數字化的加工過程中，主要包含了檔案調卷、免拆卷、整理和著錄、影像處理、檔案掃描、完整歸還、數據質檢、數據備份以及數據掛接等內容。具體加工流程為：調卷→著錄→掃描→處理→質檢→歸還→備份→掛接。在這其中，檔案掃描的分辨率通常都為300DPI，相應的存儲格式為“TIFF”，基本以黑白掃描為主，特殊情況下也會將顏色設置為“灰度”（比如在掃描照片的時候）。影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，要保留文件編號與文件頁碼。掃描完成之后，應該對每一個案卷目錄下的掃描文件進行逐條的檢查，檢查這些文件是否能夠正常打開、目錄與掃描文件是否一致、相應的頁數是否正確等。同時，還要對每一個映像文件的清晰度、傾斜度、格式、分辨率等逐一進行檢查，檢查是否存在頁面信息不完整、缺頁、重頁以及漏頁現象。

檔案裝卷：在將檔案資料進行裝訂之前要進行一系列的檢查，檢查是為了保證內容的正確性。自然了，檢查過后的盒面各種編號要與文檔中的相同，同時也是為了保證檔案資料的排放順序不會出錯。要讓檔案保持在拆封之前的樣子，檢查的目的是糾正錯誤但絕對不能使檔案的裝訂法則發生變化。如此一來，檢查過后的檔案就能保證數量和內容的準確性。

數據備份：在實際的掃描過程中，相應的管理人員應該再備份兩份以上不同階段的數據，備份工作要貫穿整個掃描、質檢過程，然后再以DVD光盤為終端，實現對全部數據的刻錄，最終將全部數據在計算機硬盤上備份。

（三）運用電子計算機實現檔案管理的自動化。在實際的檔案管理過程中，計算機技術的引入不但可以提供基本目錄與各種統計數字，還可以接收檔案的記錄與統計，另外還能辦理檔案的歸還、借閱手續以及報告鑒定與檔案銷毀的期限等。與此同時，在檔案的檢索與編目過程中，如果按照固定的格式將檔案文件的形式和內容特征輸入進計算機后，計算機即能根據事先編制好的程序迅速將這些輸入進來的內容編成文檔，而所編成文檔的總和即構成了所謂的計算機數據庫。基于這樣的數據庫，檔案利用者在查閱檔案的時候僅僅需要按照某種排檢項提出相應的查詢要求，即可在很快的時間內獲取相應檔案的檔號及存放地方，并且以計算機屏幕或打印機打印的方式來通知利用者最終的結果。

（四）加強檔案管理人員的隊伍建設。1.只有在政治上具備了較強的敏銳性、堅定性，檔案工作者才能確保相應檔案管理工作的安全性、可靠性。因此，檔案工作者理應將 “講政治有信念”“講規矩有紀律”“講道德有品行”“講奉獻有作為”作為行動指南，保持清醒的政治頭腦，做靠得住、信得過、能放心的合格檔案管理人員。2.從事檔案工作的人員不僅要牢固掌握相關檔案管理工作的規律與方法，還應該精通檔案業務。這就要求檔案工作人員應當具有廣博的知識，注重文化基礎知識的學習，樹立終生學習的觀念，按照科技發展要求，多參加業務能力培訓，建立一支具有信息采集、經濟分析預測、數據處理軟件開發、硬件運行維護、通信保障、系統分析與管理、信息科學研究、業務素質較高的專業管理人員隊伍，檔案信息資源共享才能有保障。

三、結語

實現檔案信息資源共享是一項復雜的系統工程，必須貫徹“統籌規劃、國家主導、統一標準、聯合建設、互聯互動、資源共享”的中國信息化建設的指導方針，必須堅持以大力發展數字化檔案館，面向社會開放、開發和利用檔案信息資源為主題；合理配置檔案信息資源，走聯合之路，實現各種文獻信息資源的互補；加強現代化檔案隊伍建設，優化知識結構；采用先進的信息技術和通信技術，建設檔案信息網絡；按照循序漸進、分期分批上網的原則，推進檔案信息資源共享目標的實現。