信息時代高校辦公室檔案管理工作的創新

羅浩

【摘要】眾所周知，在當前高校檔案管理工作中，信息化手段已經成為了一種主流手段。我們不得不承認這是檔案管理工作的一大發展與進步，但是，當我們為之歡欣鼓舞的時候，更要保持冷靜客觀的態度，來仔細分析現階段高校檔案信息化管理工作中存在的問題和弊端。只有革除弊端，才能夠保證高質量地完成好高校辦公室檔案管理工作的創新，才能夠適應高校的發展要求。本文將就信息時代高校辦公室檔案管理工作的創新進行深入的分析與探究。

【關鍵詞】信息時代；高校辦公室；檔案管理；創新策略

我們應該都知道，高校的管理工作當中，有一個非常重要的組成部分，那便是檔案管理。檔案管理對于一所高校發展的重要作用是不言而喻的，我國高校都在積極致力于創新與改革檔案管理的工作之中，信息化技術已經被廣泛應用到高校檔案管理工作當中，采用電子介質管理檔案，追求檔案管理方式的自動化。縱觀我國當前辦公室檔案管理工作的現狀，其技術設備基本上都得到了更新，這為檔案管理方式的創新工作奠定了非常堅實的基礎。以下是筆者結合自己多年的相關工作經驗，就如何創新高校辦公室檔案管理工作提出自己的幾點看法和建議。

一、創新高校辦檔案管理工作的意義

（一）推動了檔案管理事業的發展。在信息時代的大背景下，已經有越來越多的現代化設備被應用到辦公室檔案管理工作中，極大地提升了高校檔案管理工作的便捷性。伴隨著各項新設備和新技術的使用，高校辦公室檔案管理的面貌煥然一新。除此之外，伴隨著互聯網技術的不斷普及使用，數字化檔案逐漸進入了人們的視野中，在檔案檢索工作中發揮著至關重要的作用。

（二）工作效率得到有效提高。在傳統的檔案管理工作當中，最主要的形式便是手工管理和服務，這種工作形式，無論是在工作質量還是在工作效率方面都是不夠完美的，是存在著一定程度缺陷的。傳統的管理方式有著難以突破的局限性，既沒有辦法對電子檔案產生影響，更沒有辦法實現采集、收集與利用，這些缺陷都嚴重浪費了管理人員和信息使用者的時間，嚴重影響到了檔案管理工作的效率。但是，創新高校辦公室檔案管理工作，不僅僅有效增加了高校檔案信息的利用率，更在很大程度上提高了檔案管理工作的透明度，實現了檔案信息資源的合理分配與充分利用。

二、如何創新高校辦公室檔案管理工作

（一）創新管理機制。改革傳統辦公室檔案管理工作的重要前提和基本保障便是要建立起一套完善的管理機制，換而言之，就是要制定出具有高度統一性的標準規范，為高校辦公室檔案建設與管理工作提供一個合理的依據，結合實際，逐漸建立起標準的管理方式。此外，必須要保證高校綜合檔案室達到既定的規定與標準，合理存放各種硬件設備和歸檔信息材料。

（二）提高專業人才質量。一般來說，高校辦公室人員是計算機專業或者其他專業畢業的高材生，他們對于參與檔案管理工作的積極性并不是很高，甚至有一些辦公室人員不愿意參加檔案管理工作。檔案管理人員的責任是非常重大的，因此，我們必須要竭盡全力扭轉辦公室人員的管理理念，盡可能多地創造交流與教育培訓的機會，也可以通過學術研究等方式來全力提高辦公室管理人員的整體素質，不斷優化辦公室管理人員的知識結構，提升辦公室管理人員的責任意識。

（三）創新檔案管理理念。檔案管理的重要目的之一是為檔案使用者服務，所以，我們必須要對此進行高度的重視，進一步對服務功能進行創新，這就要求檔案管理工作人員首先要確立起一個科學、正確的服務理念，根據實際的工作情況以及檔案使用者的實際需求，來積極創新與完善服務體系。首先，從不同的專業領域分別著手，為其提供更具專業性的服務信息，全面提高服務的質量，以滿足使用者需求為最終目的。然后，在保證專業服務質量的同時，適度追求個性化服務，我們要以不同用戶的不同使用習慣和對信息的不同需求，不斷調整和改進檢索的功能和性能，保證所有的使用者都能夠通過自己最習慣用的方式來查詢到對自己有用的信息，這就是所提到的個性化信息服務，其標準就是以使用者的要求為導向。不同的使用者，使用信息的目的不同，所處的環境不同，所需要的信息也不同，因此，檔案管理工作人員可以根據采集與管理檔案信息的過程，對檔案信息中不同的知識體系進行分層管理，根據不同層次的信息進行管理，提供服務，創建出一套科學有效的服務方式來改善管理工作，使用戶檢索更為便利有效。

三、結束語

綜上所述，對于高校來說，其發展越快，就意味著高校辦公室的檔案材料越多，要想為高校每一個階段的發展做出真實客觀的記錄，就必須要不斷改善高校辦公室檔案管理的客觀環境，時時刻刻不忘對辦公室檔案管理工作的創新，全面提高高校辦公室檔案管理與服務水平，為高校的穩步發展奠定基礎。

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