數(shù)字檔案管理中預(yù)立卷存在的問(wèn)題及解決措施

王杰

【摘要】預(yù)立卷工作是企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為科學(xué)、有序、系統(tǒng)地進(jìn)行預(yù)立卷工作提供了管理平臺(tái)，有利于文件的完整齊全，提高了檔案歸檔的效率，大大減輕了檔案人員工作負(fù)荷，但在使用檔案系統(tǒng)中仍存在一些問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題有所重視，盡快解決，才能更好地做好預(yù)立卷工作。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案管理；預(yù)立卷；問(wèn)題；措施

首都航天機(jī)械公司是我國(guó)規(guī)模最大的運(yùn)載火箭總裝集成企業(yè)。隨著企業(yè)信息化、數(shù)字化建設(shè)的不斷深入，檔案部門(mén)結(jié)合航天制造企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)特點(diǎn)，針對(duì)企業(yè)科技文件和檔案管理，自主研發(fā)了數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱檔案系統(tǒng)），涵蓋了一般意義上靜態(tài)檔案信息化管理的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程管理。經(jīng)過(guò)3年多的實(shí)施應(yīng)用，目前已全面實(shí)現(xiàn)檔案條目信息網(wǎng)絡(luò)共享，公司各職能部門(mén)網(wǎng)上預(yù)立卷工作覆蓋率達(dá)到90%，推進(jìn)了檔案管理工作的效能，提高了檢索率和利用率。但實(shí)施應(yīng)用中也存在些問(wèn)題，本文對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析并提出解決措施，以便今后更好地利用檔案系統(tǒng)做好預(yù)立卷工作。

一、預(yù)立卷工作及預(yù)立卷功能設(shè)計(jì)的基本概述

檔案部門(mén)負(fù)責(zé)全公司的型號(hào)產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營(yíng)管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動(dòng)產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來(lái)源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個(gè)門(mén)類，分別有文書(shū)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的預(yù)立卷，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門(mén)負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。

檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計(jì)等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下運(yùn)行，有檔案部門(mén)系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門(mén)及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門(mén)的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門(mén)進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。

二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問(wèn)題

（一）對(duì)預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)很靈活實(shí)用，經(jīng)過(guò)3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門(mén)仍有不會(huì)使用的現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯(cuò)誤的情況，案卷順序顛倒時(shí)不會(huì)調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯(cuò)誤也不會(huì)調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會(huì)用，也不會(huì)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。

（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對(duì)著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識(shí)，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過(guò)于冗長(zhǎng)、不適當(dāng)省略等問(wèn)題常見(jiàn)。以一臺(tái)設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批、招投標(biāo)資料、隨機(jī)資料和安裝調(diào)試驗(yàn)收資料，但在組卷時(shí)資料員是按收集的順序，將資料裝入多個(gè)檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個(gè)案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過(guò)于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。

（三）重點(diǎn)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價(jià)值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。

（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實(shí)行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，沒(méi)有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。

三、具體解決措施

（一）預(yù)立卷部門(mén)要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時(shí)或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門(mén)根據(jù)國(guó)家檔案局、航天集團(tuán)檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對(duì)預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實(shí)施情況按類別收集分類文件，及時(shí)在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。

檔案歸檔時(shí)間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門(mén)主要是對(duì)新建廠房和改擴(kuò)建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計(jì)階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對(duì)照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁(yè)）（上接第127頁(yè)）檔范圍進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機(jī)聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請(qǐng)檔案部門(mén)對(duì)所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過(guò)程對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，確保基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。

（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門(mén)全部配有聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但針對(duì)有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。

（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門(mén)要不定期對(duì)預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。

（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時(shí)檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門(mén)的檔案著錄時(shí)按照國(guó)家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門(mén)應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。

（五）檔案部門(mén)加強(qiáng)檢查指導(dǎo)。檔案主管部門(mén)設(shè)有各門(mén)類檔案的主管檔案員，他們應(yīng)該經(jīng)常深入實(shí)際工作，加強(qiáng)對(duì)預(yù)立卷部門(mén)的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，特別是協(xié)助預(yù)立卷人員按階段對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、分類，利用檔案系統(tǒng)建立案卷、著錄卷內(nèi)文件。以保持案卷和卷內(nèi)文件之間的固有聯(lián)系，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行歸檔審核和查漏補(bǔ)缺，使問(wèn)題解決在現(xiàn)場(chǎng)，做到心中有數(shù)，控制好日后的歸檔。同時(shí)，要落實(shí)責(zé)任制，對(duì)職能部門(mén)的主管負(fù)責(zé)人、資料員分別提出預(yù)立卷工作的不同任務(wù)和要求，并將其工作的好壞納入考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)中。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用是探索數(shù)字檔案館邁出的第一步，他有效地促進(jìn)了檔案信息資源的利用和共享。我們要重視預(yù)立卷工作，正確應(yīng)用檔案系統(tǒng)，提高預(yù)立卷工作的規(guī)范化程度，確保檔案的齊全完整，保證歸檔文件的質(zhì)量，縮短檔案的歸檔時(shí)間，做到快速便捷地查閱，提高工作效率。我們還應(yīng)不斷探索優(yōu)化檔案系統(tǒng)，使檔案管理始終達(dá)到和保持先進(jìn)的水平。

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