數字檔案管理中預立卷存在的問題及解決措施

王杰

【摘要】預立卷工作是企業檔案管理的重要環節，數字檔案管理系統為科學、有序、系統地進行預立卷工作提供了管理平臺，有利于文件的完整齊全，提高了檔案歸檔的效率，大大減輕了檔案人員工作負荷，但在使用檔案系統中仍存在一些問題，對這些問題有所重視，盡快解決，才能更好地做好預立卷工作。

【關鍵詞】數字檔案管理；預立卷；問題；措施

首都航天機械公司是我國規模最大的運載火箭總裝集成企業。隨著企業信息化、數字化建設的不斷深入，檔案部門結合航天制造企業的檔案業務特點，針對企業科技文件和檔案管理，自主研發了數字檔案及科技文件管理系統（以下簡稱檔案系統），涵蓋了一般意義上靜態檔案信息化管理的過程，實現了對檔案進行全過程管理。經過3年多的實施應用，目前已全面實現檔案條目信息網絡共享，公司各職能部門網上預立卷工作覆蓋率達到90%，推進了檔案管理工作的效能，提高了檢索率和利用率。但實施應用中也存在些問題，本文對這些問題進行分析并提出解決措施，以便今后更好地利用檔案系統做好預立卷工作。

一、預立卷工作及預立卷功能設計的基本概述

檔案部門負責全公司的型號產品生產研制加工、經營管理、行政業務、基本建設等活動產生的科技文件和檔案管理，檔案來源復雜、種類繁多、內容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經營檔案、會計檔案、科研檔案、航天產品檔案、質量檔案、基建檔案、設備儀器檔案、教學檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據公司的職能設置和所擔負的工作任務，由各職能部門分別負責本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預立卷工作，如公司辦公室負責文書檔案的預立卷，財務部門負責會計檔案的預立卷，設備部門負責設備儀器檔案的預立卷，基建部門負責基建檔案的預立卷。

檔案系統的應用是建設數字檔案館的基礎工作，檔案系統從安全性、實用性和可操作性等方面著手，進行各項功能設計，其中預立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內文件錄入與修改、案卷（卷內文件）順序調整、案卷間文件調整、生成卷內目錄、生成脊背標簽、生成移交清單、查閱統計等功能。本系統在公司辦公網絡平臺下運行，有檔案部門系統管理員確定并設置可使用系統的部門及用戶的初始登錄密碼，預立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規范登錄檔案信息內容。組卷完成后由檔案部門進行組卷審核，審核修改后進行后期的歸檔工作。

二、檔案系統預立卷存在的問題

（一）對預立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統的功能設計很靈活實用，經過3年的應用預立卷部門仍有不會使用的現象，對相關字段的適用范圍不清楚，相關字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時不會調整，卷內文件排列順序錯誤也不會調整，不同案卷下的卷內文件可以進行調卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統進行查找檢索。

（二）著錄不規范。預立卷資料員對著錄規則缺乏正確認識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內容、過于冗長、不適當省略等問題常見。以一臺設備的檔案為例，設備檔案一般包括設備采購申請審批、招投標資料、隨機資料和安裝調試驗收資料，但在組卷時資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數量分別建立了幾個案卷，題名分別是設備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內的內容。

（三）重點檔案未進行數字化處理。有價值、意義重大的文件未轉化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統歸入檔案數據庫。如固定資產投資項目立項階段的項目建議書、可行性研究報告、初步設計等文件，均有紙質和電子文件，但現在只歸檔了紙質文件。

（四）預立卷資料員檔案業務能力有限。公司多年實行信息化管理，OA系統得到了迅速普及，預立卷資料員本身所具備的計算機操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時間少，沒有系統的檔案專業知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預立卷工作。

三、具體解決措施

（一）預立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時或分階段進行預立卷工作。檔案部門根據國家檔案局、航天集團檔案館的有關標準和規則，制定下發了企業檔案的管理規范和標準，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預立卷工作有很好的指導意義。預立卷部門主管領導和資料員首先要掌握這些規程和標準，根據工作實施情況按類別收集分類文件，及時在檔案系統上設立案卷和著錄卷內文件。

檔案歸檔時間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應做好預立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴建工程的基建檔案進行預立卷。資料員可按工程實施的進度進行資料的收集，如勘察設計階段的工作完成后，負責這項工作的主管工程師就應將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標準中的歸（下轉第132頁）（上接第127頁）檔范圍進行查漏補缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機聯系、邏輯關系進行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統上進行案卷和卷內文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內容進行審核把關。這樣就能全過程對基建檔案進行管理，確保基建檔案的完整、準確、系統、齊全。

（二）完善設備設施。公司的網絡體系在多年運行的基礎上已經發展完善，具有較高的安全性能，預立卷部門全部配有聯網計算機，在設施方面保障了檔案系統的穩定運行。但針對有價值的紙質檔案，需要將其轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設備。

（三）提高預立卷人員素質。檔案部門要不定期對預立卷人員進行檔案管理專業知識和信息化知識培訓，培訓的主要內容應當包含檔案管理系統的具體設計、檔案歸檔范圍、分類規則、檔案著錄規則，使預立卷人員既要精通檔案專業又要熟悉檔案系統功能構架。

（四）完善規則規范著錄。檔案著錄數據是檔案檢索中的重要信息，題名、責任者著錄時檔案著錄的重要部分，是進行檢索的最常用入口，題名與責任者的不規范著錄極易造成數據的不標準，導致檢索查閱的不確定。大多數檔案部門的檔案著錄時按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）進行，檔案部門應在此規則的基礎上，在工作中不斷總結經驗，結合公司的相關規定，制定出適合本公司的著錄規則或標準。

（五）檔案部門加強檢查指導。檔案主管部門設有各門類檔案的主管檔案員，他們應該經常深入實際工作，加強對預立卷部門的業務輔導，特別是協助預立卷人員按階段對文件進行收集、整理、分類，利用檔案系統建立案卷、著錄卷內文件。以保持案卷和卷內文件之間的固有聯系，及時對文件進行歸檔審核和查漏補缺，使問題解決在現場，做到心中有數，控制好日后的歸檔。同時，要落實責任制，對職能部門的主管負責人、資料員分別提出預立卷工作的不同任務和要求，并將其工作的好壞納入考評獎勵中。

四、結語

檔案管理系統的開發利用是探索數字檔案館邁出的第一步，他有效地促進了檔案信息資源的利用和共享。我們要重視預立卷工作，正確應用檔案系統，提高預立卷工作的規范化程度，確保檔案的齊全完整，保證歸檔文件的質量，縮短檔案的歸檔時間，做到快速便捷地查閱，提高工作效率。我們還應不斷探索優化檔案系統，使檔案管理始終達到和保持先進的水平。

【參考文獻】

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