搞好基層單位檔案管理須從文書工作入手

劉錚

【摘要】本文以討論我國基層單位檔案管理工作為主要目的，從機關文書方面進行分析，為檔案管理工作提供一些基礎的方法。

【關鍵詞】基層單位；檔案管理；機關文書

檔案管理對于很多單位和企業來說是一項看起來沒有多難，但是實際上又對單位的發展起到至關重要作用的工作，很多單位知道該工作的重要性，但是重視度和管理度并沒有相應地提高，尤其是一些基層單位，不管是技術上還是人員調配上都存在著一些問題，要想解決檔案管理工作中出現的情況，就要從機關文書方面入手，保證檔案管理工作有序地進行和規劃。

一、機關檔案和文書的關系

機關文書和檔案的關系是十分密切的，檔案來源于對工作文件的有效提取和整理，而工作文件是在機關文書工作過程中形成和處理的，因此，工作文件的質量將會直接對檔案資料的質量和管理產生一定的影響，也就是說，檔案管理工作的前提是機關文書的管理，機關文書的質量將會直接影響到檔案編錄工作的發展方向。所以，抓好機關文書工作就是搞好機關檔案文件的關鍵。

本文所提及的基層單位主要指的是地級市、縣級市、中小型企業、公司、事業單位，當然也包括各地方的區鎮鄉政府以及各種二級機構等，那么，在基層單位中，應該從哪幾方面來注意機關文書工作呢？

二、基層單位機關文書工作入手方向

在基層單位中，不管是否建立了相應的檔案管理室，不管是否配備有專業的檔案管理工作人員，要想真正地做好檔案管理工作，就必須要從基層單位機關文書工作入手。

（一）保證做好各種文件的處理工作，提高文件的整體質量。在很多基層單位處理的工作文件中，大部分都會存在一些質量問題，主要表現為以下三點：一是沒有按照相應的規定和要求辦事；二是文件審核過程不嚴謹；三是負責文件校驗和打印的工作人員素質較差。對文件的審閱不嚴格，不細心，導致文件打印出來漏洞百出，格式混亂，有些文件甚至沒有單位公章就往外寄出，發文質量如果存在問題，不僅會給單位的整體形象帶來影響，而且還會影響到后續檔案管理工作的正常進行。

對于機關文書文件的加工和處理工作，一定要采取一定的強化措施，要建立嚴格的對于文書文件的擬稿、改稿、審核、簽訂、蓋章、打印、校對、外發制度，該制度的有效建立和實施是保證文書文件工作能夠不對后續檔案管理工作產生影響的基礎條件，對于文件的審核和蓋章過程，相關單位的領導一定要嚴格、嚴謹，最好能做到事必躬親。每一個單位都應該統一建立一個部門或者辦公室來進行文書文件的管理和審核。負責公文發布的工作人員要注意對于需要發出的文件要進行嚴格的審查，公文簽發負責人也要嚴格地按照規定從原則和政策方面對文件進行把關，凡是需要經過打印和蓋章的文書資料，都要經過領導的確認和簽字后才能執行。而且在文件打印期間，一定要注意文件文字的排版、格式以及字號大小，還要注意文本文字間語言的通順和錯別字的改正問題，保證打印出來的文件美觀大方，文字清晰，內容簡潔明了，進而提高整個文件的質量，為后續的檔案管理工作做足前提保障。

（二）做好文書資料的接收和處理工作，提高文書工作的效率。一份文書文件的收集和處理的質量可以直接反映出領導人擬辦工作是否正確及時，承辦人承辦得是否準確無誤，這同樣也是提高基層單位文書資料工作的重要表現。然后收到的文書資料能夠有效地在機關內部進行運轉，還在于基層單位的文書管理人員能否及時準確地對文書資料進行重要內容的提取和傳閱以及催辦。一般按照規定，當天接到的文件，當天就要及時地貼上收文處理單，然后遞交到相應的領導辦公室，等待其進行批辦和審閱，文件一經領導同意和批辦后，文書管理工作人員就要根據領導下發的批示，進行不同部門之間的傳閱。總而言之，只有這樣，才能有效地保證在當前的基層單位文書接受和處理工作中避免出現文件延遲處理，文件積累、互相推諉、辦事效率低的不良現象。

（三）做好文書管理工作，保證文件集中統一管理。文書文件集中統一管理是保證文件的安全性和及時性以及準確性的關鍵，也是保證歸檔文件齊全、完整的前提，在一個單位當中，以單位的名義進行收錄的文件，必須要由相應的文書管理負責人員進行統一的收拆、登記、分送并記錄在冊，收錄文件不多的單位，可以采取按照每周、每月根據文件收錄的密度來進行時間上的劃分，可以一年使用一個流水編號，進行登記和處理，等待資料全部處理完畢后，及時地對其進行回收和整理，另外關于單位的發文，不管數量多少盡可能做到每年一個流水號進行另外登記，等到文件正本發出之后，再將文件定稿和存本進行及時歸卷。總之不管是收文還是發文，都要及時地進行歸卷，保證其資料的完整性和安全性。

三、結語

本文介紹了當前大多數基層單位存在的一些關于檔案整理和文書文件處理方面的問題，關于文書資料，一定要對其進行及時地處理和歸檔，避免產生拖欠的情況。否則很容易導致在今后的文書資料處理過程中發生混亂，導致資料的丟失和記混，這對于后期的檔案管理工作來說是非常重要的，也是最基礎的。希望本文能夠對各個地區基層單位機關文書方面的處理工作提供一些幫助。

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