新時期事業單位檔案管理工作的優化策略探討

付艷杰

【摘要】事業單位是經濟快速發展與社會和諧發展的支撐體系，其檔案則是提供公共服務的主要載體，優化事業單位檔案管理工作對平穩而迅速地發展社會事業有利，有助于滿足人民不斷增長的物質文化需要。本文將新時期優化事業單位檔案管理的重要性作為切入點，探討提出若干具體的優化策略，旨在促進檔案管理工作水平的提升。

【關鍵詞】新時期；事業單位；檔案管理；優化策略

檔案管理是組成事業單位日常管理的重要部分，是一項擁有政治性、管理性以及服務性的工作。隨著中國進入深化社會主義市場化改革的新時期，事業單位傳統的檔案管理工作方法難以繼續適應時代要求，需要不斷更新和優化。

一、新時期優化事業單位檔案管理的重要性

事業單位在新時期的檔案管理工作實際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關。但事業單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專業技能與素質水平。就拿人事檔案來說，事業單位職工的升調往往把個人檔案作為主要依據，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當今的信息時代，檔案資料對個人有更重要的意義，單位領導可通過查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，且在事業單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據，因為檔案不僅是決策參考材料，還是對單位及個人成長的見證，做好事業單位的檔案管理工作對事業單位的工作狀態及成果、建設及發展有重要影響。總之，事業單位在新的歷史時期優化檔案管理工作是至關重要的。

二、新時期事業單位檔案管理工作的優化策略

（一）處理好電子化與紙質檔案管理的關系。紙質檔案管理在事業單位當下的檔案管理工作中依舊占據主要地位，但新時期的檔案數字化管理已經成為事業單位改革檔案管理工作的必然選擇，且數字化手段在提高事業單位檔案管理工作效率及工作水平等方面有重要意義。在當下尚未完全普及電子化檔案管理的情況下，各個事業單位應在檔案管理環節采取電子化檔案與紙質檔案管理并存的方式，特別是在借助計算機落實檔案管理工作時必須要有主動的態度，有效促進事業單位推動檔案數字化管理進程。在實踐中，事業單位檔案人員可通過傳統工作方式收集檔案材料，并把其錄入計算機，實現對檔案材料的快速分類，生成對應的電子資料，從而發揮信息技術提高事業單位檔案管理工作效率的作用。

（二）按照單位實際情況拓展檔案服務內容。事業單位的檔案管理模式隨著新時期信息技術的不斷更新而不斷發生變化，為信息化檔案管理的實現開辟了更加廣闊的空間。事業單位可發揮互聯網方便、快速的優勢，隨時搜索、獲取社會最新資訊，并基于此建立高效的、科學的檔案信息管理機制，使事業單位在運營、建設、決策及發展等方面獲得全方位服務。事業單位也可結合信息化營銷手段，結合單位實際與工作特色，協助相關部門及人員設計、組建獨立的門戶網站，在介紹欄列入檔案管理工作的特點與成果，大力宣傳事業單位檔案管理，擴大工作影響力，增強公眾對事業單位檔案管理工作的重視度。

（三）保證電子檔案數據以及信息的安全性。較傳統的紙質檔案管理而言，電子設備盡管有便捷的優勢，但一旦它發生故障，就會使檔案數據、檔案信息遭受毀滅性損害，所以信息安全對于新時期的事業單位檔案管理工作尤為關鍵。一方面，事業單位應著力增強檔案人員的安全意識，加強電腦技術培訓，促使他們學習怎樣綜合分析并處理檔案數據、怎樣維護檔案信息、遇到電子設備故障時應怎樣應對等知識，保證檔案數據、檔案信息的安全性。另一方面，事業單位要重視電子檔案儲存設備的更新換代，經常及時把老舊設備更換掉，使用最新的軟件系統，確保電子設備運營能滿足日常的檔案管理工作需要。所以事業單位要增強管理意識，增加對檔案管理中各個工作環節的投入，致力于改善既有檔案信息、檔案數據儲存環境的的局限性，提高數據信息處理水平，從而保證檔案數據、檔案信息及時而有效地被利用，發揮其應有的作用。

（四）推動事業單位檔案管理工作深化發展。目前，各類型事業單位均需依托規范的、定期的組織學習及思想宣傳方式增強單位內部對優化檔案管理工作重要性的認識。站在這一角度，事業單位要想在經營管理環節全面落實檔案管理工作，凸顯其重要地位，就需構建優秀領導團隊，發揮出隊伍的引導作用和榜樣職能，以便通過定期、不定期的方式嚴格監督、檢查事業單位開展檔案管理工作的實際情況。且各類型事業單位還要以此為基礎構建檔案管理工作的達標考核機制，憑借事業單位落實檔案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪資或級別升降的方式動態化管理整個檔案管理工作的達標考核。事業單位還要以自身發展勁頭為依托，建立完善的檔案管理工作質量評價標準，據此落實事業單位在檔案管理工作中遇到的問題及應對措施，規范檔案管理，促使檔案管理工作實現深化發展。

三、結語

隨著新時期經濟與社會事業的持續快速發展，事業單位檔案管理面臨更高的要求，需以科學理論作為指導，采取行之有效的策略解決當下存在于檔案管理工作中的問題，憑借先進的設備和技術優化檔案管理工作，促使檔案管理適應經濟社會發展需要，滿足人們對事業單位檔案的保管及使用需求，助力事業單位實現可持續發展。

【參考文獻】

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