淺談大數(shù)據(jù)時代的檔案管理

朱清華

【摘要】企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展歷史的總結(jié)，能在科學(xué)的分析與挖掘下，轉(zhuǎn)換成一種生產(chǎn)力，為企業(yè)未來的戰(zhàn)略部署提供信息指導(dǎo)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。想將企業(yè)檔案高效地轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力，就必須要有現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持，所以加大企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用意義。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；信息化

隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前全球已經(jīng)邁入了信息化時代。在這樣的時代背景下，人們的生活、工作都發(fā)生了很大變化，社會生產(chǎn)也深受影響。對于企業(yè)而言，要想有效地參與到市場競爭中，為自身的生存與發(fā)展謀求一席之地，就必須要加快自身信息化建設(shè)，尤其要將信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中，使企業(yè)檔案信息能夠高效地轉(zhuǎn)換為生產(chǎn)力，為企業(yè)的發(fā)展起到推動作用。

在企業(yè)管理的整個系統(tǒng)性工作中，檔案管理是非常重要的一項內(nèi)容，它不僅記錄了企業(yè)以往的發(fā)展歷史，更對企業(yè)未來的戰(zhàn)略部署有著一定的指導(dǎo)作用。為進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，使企業(yè)檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)未來的發(fā)展起到促進(jìn)作用，基于本人相關(guān)工作與學(xué)習(xí)經(jīng)驗，現(xiàn)對如何加強在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理提出幾點看法。

一、樹立企業(yè)檔案信息化管理的思想理念

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代背景下，要在企業(yè)中進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想理念，根據(jù)時代的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)的自身情況，樹立起先進(jìn)的檔案管理工作思想理念。加大對企業(yè)檔案管理工作人員的針對性教育與引導(dǎo)，使他們能夠首先認(rèn)識到企業(yè)檔案管理工作的重要性以及未來發(fā)展形勢；在企業(yè)內(nèi)部加大檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，通過各種宣傳途徑，提高企業(yè)中各個層次人員對檔案管理信息化建設(shè)的重視力度，尤其要使企業(yè)的管理人員意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，使所有企業(yè)人員能夠從精神上與物質(zhì)上支持檔案管理信息化建設(shè)；增強企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)理念，從提高企業(yè)生產(chǎn)力、服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，爭取為企業(yè)的生產(chǎn)運營提供高效、有效的檔案信息服務(wù)。

二、建立健全企業(yè)檔案信息化管理工作制度

要使企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行，提高信息化建設(shè)的實效性，必須要有相應(yīng)的工作制度來進(jìn)行約束與引導(dǎo)，這也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與保障。從企業(yè)發(fā)展的最高層次來講，檔案管理信息化建設(shè)的根本目的是提高自身檔案管理水平、提高檔案服務(wù)質(zhì)量，在堅持全面協(xié)調(diào)發(fā)展原則、技術(shù)與管理并重原則、效益原則以及使用原則的基礎(chǔ)上，將企業(yè)檔案轉(zhuǎn)換為一種生產(chǎn)力，提高企業(yè)核心戰(zhàn)斗力，為企業(yè)的發(fā)展起到推動作用。而要想實現(xiàn)這樣的預(yù)期目標(biāo)，就必須要以引導(dǎo)與約束來構(gòu)建管理制度，使企業(yè)檔案管理能夠獨立出來，對其職能進(jìn)行明確的規(guī)定，并輔助以考評機制，提高工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的積極性，使企業(yè)檔案管理能夠切實以服務(wù)于企業(yè)發(fā)展為重點，實現(xiàn)信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。

三、完善企業(yè)檔案信息化管理的技術(shù)建設(shè)

信息化設(shè)備運算速度快、精確度高、存儲信息和邏輯判斷能力強。在文件的管理上，可運用信息化設(shè)備進(jìn)行文件的起草、發(fā)送、接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的檔案等歸檔、利用和管理工作；在檔案管理上，可運用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹等等。信息化設(shè)備還可用于庫房的管理以及特殊的檔案工作項目，如：編制大型索引，為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。完善信息化的企業(yè)檔案管理技術(shù)建設(shè)，提高企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)水平是增強檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的重要表現(xiàn)。因此一方面要加快建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)，“軟硬兼施”地注重軟硬件設(shè)施的開發(fā)和建設(shè)，例如注重計算機、路由器、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的完善和維護(hù)，在提高舊設(shè)備使用效率的同時購置新型信息化設(shè)備。另一方面要加快企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立和完善，逐步提高檔案信息化水平，使各項檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，不斷加強檔案的利用，為企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)檢索和共享奠定基礎(chǔ)。

四、強化企業(yè)檔案信息化管理的安全體系

要明確各級別對企業(yè)檔案信息管理的安全要求，根據(jù)安全需求和風(fēng)險程度將企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行級別分類，明確規(guī)定各個級別的安全要求，并對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行評估檢測，一旦發(fā)現(xiàn)問題立刻停用進(jìn)行完善；在企業(yè)檔案管理信息化中采用冗余系統(tǒng)設(shè)計的方法，降低檔案信息系統(tǒng)的失效率，提高正常運行的安全性能；采用余度配置方案，根據(jù)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)中的元件設(shè)置余度，提高企業(yè)檔案管理信息化的安全性。

五、強化企業(yè)檔案信息化管理的人才建設(shè)

雖然信息化技術(shù)是以計算機和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備為核心，但卻也離不開人的操作。企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作必須要以人才的建設(shè)為基礎(chǔ)，這樣才能保證信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的有效利用。所以，企業(yè)一方面要加大對在職檔案管理工作人員的教育與培訓(xùn)力度，提高他們的信息化技術(shù)能力，另一方面還要引進(jìn)新的血液，進(jìn)行專業(yè)型、復(fù)合型的人才選拔，為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)吸收高素質(zhì)人才，保證信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)。

六、結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇，加強檔案信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會企業(yè)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強自己的檔案管理工作，將檔案信息轉(zhuǎn)換為高效、優(yōu)質(zhì)的生產(chǎn)力，保證企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)勢，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展起到促進(jìn)作用。

【參考文獻(xiàn)】

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