新時期高校檔案管理工作的創新

游成梅

【摘要】新時期，不斷擴大的學校辦學規模和日漸提升的教育質量，均要求高校檔案管理工作主動和新形勢的發展要求相適應，以更好地服務于高校教學、科研及黨政管理工作。筆者結合自身工作實踐，就當前如何創新高校檔案管理工作進行了詳細探討，旨在使高校檔案管理日漸規范化、現代化，助力高校發展。

【關鍵詞】高校；檔案管理；創新

檔案形成于國家機構、社會組織和個人的社會活動之中，其主要是對各種以備查詢的文字、音頻以及影像進行保存。作為高校日常管理的一項重要工作，檔案管理的水平也是高校管理工作水平的真實體現，其為高校各項工作提供檔案信息服務，進而在高校建設與發展中發揮積極作用。新時期，創新高校檔案管理工作已迫在眉睫。

一、樹立科學發展的觀念

若要創新檔案管理工作，就必須轉變觀念，否者難以實行。檔案管理要堅持“以人為本”的理念，將廣大師生的全面發展作為工作核心，把促進教師教育水平、提高學生整體素質作為最高目標。樹立全面發展的檔案管理工作理念，學校檔案建設應統一各職能部門與二級院系的檔案建設，全面發展檔案工作。加強全校師生的檔案意識，使檔案管理工作“到處開花”。樹立協調發展的檔案管理工作理念，既要對學校重要教學科研工作予以重視，也不可將檔案管理工作忽略，要對各項工作的發展進行協調，以更好地為高校各項工作的開展服務。

二、對各項管理機制予以積極創新

高校檔案管理工作若要與時代相貼近、同學校發展相一致、與師生需要相符合，就必須從陳舊的規章制度中突破出來，對落后的管理方法予以改進創新。檔案管理工作的領導應發揮帶頭作用，營造良好的氛圍，積極開展創新活動，增強自身創新意識，在管理人員探索新方法、新技術的過程中給予大力支持，以將其積極性與創造性調動起來。

在管理機制上，立足于崗位責任制，制定量化管理標準，對內部機構設置予以建立健全，其中也包括用人制度、獎勵制度等，在檔案管理內部工作中引入競爭性的激勵機制，使之充滿活力；在完善制度上，將時代特點與要求結合起來，強化保密制度，建立嚴格的借閱制度，落實績效考核責任制度。除此之外，由于諸多高校在記錄和管理學生檔案方面，內容僅涉及學生的政治、學習與行為表現，未體現學生的動態表現，因此高校應適當增加其它相關信息內容，如職業能力考核、心理健康狀況等。

三、推動高校檔案管理工作的現代化發展

新時期，高校檔案管理工作應努力和社會技術發展相同步，盡可能滿足社會信息需求，借助信息技術改造高校檔案管理工作，使之逐漸向網絡化、計算機化發展。而在這一過程中，高校檔案管理工作的現代化創新與發展需對以下幾個方面的內容予以重點關注：

一是要重視對計算機技術在檔案管理工作中的應用。通過將計算機技術應用于高校檔案管理工作中，可實現對檔案信息收集、整理、鑒定、保管等工作的一體化管理，而在一體化管理過程中，高校檔案資料信息也可多次利用，這就極大地提升了高校檔案立卷效率與管理質量。而為了方便通過計算機和網絡傳輸高校檔案資料，高校檔案管理工作者就需要以電子檔案代替紙質檔案，并利用信息數據庫的構建來使檔案管理中的檢索更加便捷、存儲密集度更高，進而推動高校檔案管理工作的現代化發展。

二是進一步加快高校檔案管理工作的標準化建設。若要對檔案資料信息施以網絡化與智能化管理，就必須要保證高校檔案管理工作中資料信息處理的標準和規范。就目前大多數高校的檔案管理工作而言，其標準化工作需完善的地方還很多。比如，雖然在高校檔案管理工作中，諸如檔案標引、著錄和統計方面均可參考國家標準，但在具體工作實踐中，這些標準的貫徹和執行度卻較低。而在現代檔案管理設備和管理技術方面，檔案信息在格式、載體、轉換標準以及軟硬件設備上標準尚未統一，這便對高校之間共享檔案資料造成制約。可以看出，加快高校檔案管理工作的標準化建設非常有必要。鑒于此，高校檔案管理工作就必須嚴格遵循現行的國家標準，堅決予以貫徹落實，同時還需將高校實際情況和實際需求結合起來，構建地方性統一標準，助力高校建設信息資源數據庫，加工檔案資料信息，為共享檔案資料信息提供更好的支持。

四、全面提高檔案管理人員的綜合素質

管理人員的綜合素質是創新檔案管理工作的關鍵所在，為此高校的領導層需將關注重點放在高素質信息化檔案管理隊伍的建設上。在聘請檔案管理人員時著重對其綜合素質進行考察，在看其是否知曉怎樣開展檔案管理工作的同時，還要看其能否熟練運用計算機等信息技術。其次，因為檔案管理工作帶有一定的隱秘性，所有檔案管理人員的思想政治素質一定要過硬，以切實保障檔案的完整性、真實性與安全性。學校應定期組織一些學習培訓活動，以讓管理人員的法治觀念進一步增強，提高保密意識，同時對《保密法》和相關的法規制度做到爛熟于心，增強工作責任心。另外，一定的創新意識也是檔案管理人員所不可缺少的，要與時代發展保持同步并和其它管理人員一起完成檔案管理工作。

五、結語

總而言之，高校檔案管理這一工作需要不斷探索、不斷進步，各高校與檔案管理工作者應同時代發展的步伐保持同步，在實際工作中切實將科學發展觀體現出來，對自身發展過程中存在的各種問題有充分認識，清楚把握高校檔案管理工作的發展趨勢，讓檔案管理實現全面、協調發展。

【參考文獻】

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