淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

劉曉艷

【摘要】近年來，隨著信息化進程的不斷加快，機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作也在漸漸創(chuàng)新，創(chuàng)新后的文書檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理質(zhì)量，而且還能促進機關(guān)事業(yè)單位有序運行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】信息化；文書檔案；管理；創(chuàng)新

文書檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的主要內(nèi)容，做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。

一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題

（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提高檔案管理效率。但是，機關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導者在淡薄文書檔案管理觀念的引導下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問題，并且對于發(fā)生的工作問題不能合理解決、高效處理，進而浪費了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優(yōu)勢。

（二）管理流程復雜。傳統(tǒng)人員參與文書檔案管理的現(xiàn)象較為常見，工作人員操作先進信息設(shè)備的過程中，由于自身專業(yè)知識不足、設(shè)備操作經(jīng)驗有限，進而造成對信息設(shè)備的掌握不熟練和運用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費了信息設(shè)備資源，導致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機關(guān)事業(yè)單位管理的整體進程。

（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風險，進而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會大大降低，導致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問題。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務性，信息化時代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規(guī)定時間內(nèi)的工作效果。

（一）強化管理認識。通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進行檔案管理，并以先進思想指導檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無論是機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進思想的引導下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應適當投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進設(shè)備的引進和使用，以此實現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建科學化管理平臺。之所以要對文書檔案進行科學管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，實現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭取在內(nèi)容上不斷豐富、服務上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡優(yōu)勢以及媒體優(yōu)勢，進而提高檔案信息的利用率。因此，機關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學化管理平臺，通過平臺對文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應用，此外還能通過平臺實現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務，合理分配管理時間。存儲系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫建立中發(fā)揮積極作用，通過數(shù)據(jù)庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計后的軟件應用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進行檔案信息共享和應用。

（三）成立高素質(zhì)管理隊伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準確性，促進文書檔案管理工作規(guī)范化進行。與此同時，機關(guān)事業(yè)單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓，聘請專業(yè)教師開展具體的培訓工作，使員工在實際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對先進設(shè)備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設(shè)備的應用率。除此之外，有條件的機關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗，增強工作責任感，減少工作失誤。

三、結(jié)論

綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構(gòu)建科學化管理平臺以及成立高素質(zhì)管理隊伍等措施開展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

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