淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新

劉曉艷

【摘要】近年來，隨著信息化進程的不斷加快，機關事業單位文書檔案管理工作也在漸漸創新，創新后的文書檔案管理工作，不僅優化了檔案管理質量，而且還能促進機關事業單位有序運行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑。

【關鍵詞】信息化；文書檔案；管理；創新

文書檔案管理是機關事業單位經營管理工作的主要內容，做好文書檔案管理工作，有利于優化機關事業單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關事業單位持續發展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創新，具有重要性和迫切性。

一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題

（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機關事業單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提高檔案管理效率。但是，機關事業單位的大部分領導者在淡薄文書檔案管理觀念的引導下，經常出現各種工作問題，并且對于發生的工作問題不能合理解決、高效處理，進而浪費了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優勢。

（二）管理流程復雜。傳統人員參與文書檔案管理的現象較為常見，工作人員操作先進信息設備的過程中，由于自身專業知識不足、設備操作經驗有限，進而造成對信息設備的掌握不熟練和運用率不高，工作人員只能按照傳統流程進行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費了信息設備資源，導致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機關事業單位管理的整體進程。

（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風險，進而降低了管理保密性。與紙質文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發現和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質量也會大大降低，導致后續工作出現些許問題。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務性，信息化時代中創新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規定時間內的工作效果。

（一）強化管理認識。通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術進行檔案管理，并以先進思想指導檔案管理工作，在發揮技術優勢的基礎上，實現文書檔案管理信息化。所以，無論是機關事業單位的領導者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關事業單位發展戰略的一部分，在先進思想的引導下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應適當投入文書檔案管理建設資金，加大先進設備的引進和使用，以此實現文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發展。

（二）構建科學化管理平臺。之所以要對文書檔案進行科學管理，主要是為了充分發揮檔案資源的利用價值，實現檔案信息的全面挖掘。爭取在內容上不斷豐富、服務上不斷優化、技術上持續提高，借助網絡優勢以及媒體優勢，進而提高檔案信息的利用率。因此，機關事業單位要構建科學化管理平臺，通過平臺對文書檔案規范搜集、整理、分析和應用，此外還能通過平臺實現文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統、存儲系統以及保密系統。加工系統：在結合文書情況的基礎上，優化檔案加工設計，形成完善的加工系統，該系統主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務，合理分配管理時間。存儲系統：信息化設備能夠在文書檔案數據庫建立中發揮積極作用，通過數據庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統一化、規范化，進而發揮檔案信息利用率。保密系統：專業人員將精心設計后的軟件應用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應的權限設置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎上進行檔案信息共享和應用。

（三）成立高素質管理隊伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現文書檔案的信息化，有必要成立高素質管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準確性，促進文書檔案管理工作規范化進行。與此同時，機關事業單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓，聘請專業教師開展具體的培訓工作，使員工在實際檔案管理工作中規范工作行為、端正工作態度，提高工作人員對先進設備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設備的應用率。除此之外，有條件的機關事業單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經驗，提高工作人員自身的工作素質和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經驗，增強工作責任感，減少工作失誤。

三、結論

綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構建科學化管理平臺以及成立高素質管理隊伍等措施開展工作內容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續發展具有重要意義。

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