如何做好地質單位人事檔案管理工作

萬小琴

【摘要】地質單位人事檔案詳細記錄了每個員工的思想品質、工作經歷、個人綜合能力，是單位了解、選拔、任用人才的主要依據。因此作為地質單位人事檔案管理人員應該做好檔案的管理工作，做到人盡其用。本文就人事檔案入手，探討做好地質單位人事檔案管理工作的措施。

【關鍵詞】地質單位；人事檔案；管理工作

人事檔案是我國人事管理制度的一項特色，人們可以通過人事檔案證明自己的身份、學歷以及具備的工作技能與經驗。地質單位人事檔案管理人員可以通過人事檔案了解個人的能力并將人才用到該用的地方。但是目前來說，地質單位人事檔案管理存在著一些問題。筆者根據從業經驗，探討做好地質單位人事檔案管理工作的措施。

一、地質單位人事檔案管理工作的現狀

（一）領導不夠重視，管理部門松散。長期以來，一些領導認為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡單的事務工作，對業務建設、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動提升業務能力，拓展工作內容，處于得過且過的狀態，致使人事檔案管理的有關規章制度不夠健全，有些管理設施不到位。加之地質單位相對于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級單位及職工長年在野外施工，流動性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時，這就導致人事檔案管理工作會經常出現一些疏漏。

（二）檔案管理人員素質偏低。野外地質單位人事檔案管理人員，大部分身兼數職，素質參差不齊，檔案管理業務不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時，也難抽時間學習人事檔案管理方面的業務知識，提高自身業務素質，導致人事檔案管理人員素質偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發揮不大。

（三）缺乏人事檔案管理數據庫。隨著社會的進步，信息時代的到來，建立人事檔案管理數據庫是必然的趨勢，簡單的檔案管理方法，早就不適應現代檔案管理工作的需要。但是直到現在大多數地質單位都沒有建立人事檔案管理數據庫，一直沿用簡單的檔案管理方法，一方面浪費時間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。

二、做好檔案管理工作的措施

（一）加強領導，轉變思想觀念，強化檔案意識，認真細化人事檔案管理工作。地質單位領導應重視人事檔案工作，配備政治素質好、事業心強、思想作風正派、文化程度高，能夠適應人事檔案現代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對穩定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實處，配備必要的檔案保管、保護和辦公設備。同時堅持把人事檔案目標管理工作列為組織工作年度目標責任制考核的重要范圍，做到有計劃、有部署、有檢查、有落實，保證人事檔案工作的順利開展。

此外，應定期加強人事檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員積極參加各級業務培訓班、進修班，提高人事檔案管理人員的專業技能。而人事檔案管理人員應規范認真按時做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學歷材料、黨團材料、職稱評定、干部任免等材料的及時收集，并嚴格按照檔案整理工作細則，認真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達到完整、真實、條理、實用的要求。

（二）利用人事檔案，制定人才培養發展計劃。通過對人事檔案的查閱就可以了解到每一個員工的長處和短處，所以地質單位人事檔案管理人員應該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質單位制定出更好更科學的人才培養發展計劃。比如專業技術人員，可以根據單位資質的需求，對專業技術人員進行業務培訓及指導，以滿足資質的需要。而且通過上級對專業技術人員的認可和培養可以加深專業技術人員對單位的忠誠度并激發其潛能，通過培養專業技術人員可以提高專業技術人員的工作效率，這樣也會為單位帶來利益。以此類推，不管是對待專業技術人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養發展計劃形成一個良性循環。

（三）建立人事檔案管理系統數據庫。人事檔案是每個人的身份、學歷、職務等各個方面的證明，傳統的人事檔案管理就是保存管理，并不能發揮出人事檔案材料本來應該具有的作用。信息時代的到來，促進了信息的數據化，所以建立一個人事檔案管理系統數據庫是必要的，通過計算機、掃描儀等現代設備和技術，把人事檔案中的材料變為電子數據資料，建立人事檔案管理系統數據庫后，再次查閱、歸檔、統計人事檔案信息的時候，只需要通過計算機人事檔案管理數據庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節省了大量的工作時間。

除此之外，地質單位這種對于專業人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數據庫，就可以在需要人才的時候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質單位人才培養儲備信息。

三、總結

做好地質單位人事檔案管理工作，不僅僅需要檔案管理人員保存好人事檔案，還需要工作人員不斷提升自身業務素質，適應新時期人事檔案現代化管理的需要，更新觀念，只有這樣才能發揮出人事檔案管理的最大作用。

【參考文獻】

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