淺析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的問題及對策

張洪濤

【摘要】醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理模式改革的重要組成部分，其核心內容是整合資源、強化服務與創(chuàng)新體制。在現(xiàn)有的管理模式下，存在信息化建設滯后、標準體系建設不完善、管理意識淡薄、設施匹配不足等問題，亟待改進，各個問題在新的醫(yī)改背景下都面臨較大的挑戰(zhàn)。本文在研究中對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化問題進行了剖析，針對問題提出了整體性的對策，以期能夠更好地促進醫(yī)院檔案管理的發(fā)展和醫(yī)院整體工作的進步。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；問題；對策

醫(yī)療改革近兩年在我國各地的醫(yī)療體系中逐步落實，政府和民眾日益深化了對醫(yī)療體系的關注，新的醫(yī)療體制下醫(yī)院的各項管理工作都面臨著更大的挑戰(zhàn)和更高的要求。醫(yī)療檔案作為醫(yī)院的一種特殊信息資源，是醫(yī)院各項活動的總記錄，不僅包括文件、圖表，也包括各類影像資料和磁盤信息等，是臨床醫(yī)學的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體管理的重要組成，加強醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設可以提升醫(yī)院整體管理的科學化水平，糾正以往檔案管理的諸多弊端，提升醫(yī)院檔案的連續(xù)性、完整性、科學性和有效性。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）體制不健全，標準不統(tǒng)一。當前各地的醫(yī)療單位中存在的共同問題是檔案管理制度不健全，操作標準不統(tǒng)一。醫(yī)療設備的檔案管理工作缺少應有的技術規(guī)范。檔案管理工作主要涉及到檔案室、使用科室、職能科室等，但是各個科室之間缺少明確的分工，未能協(xié)調工作，各個科室的功能未能充分發(fā)揮，機構設置相對混亂，多個部門之間的檔案既沒有進行人員分開也沒有進行信息整合，難以保證完整性和聯(lián)系性，經常需要重復收集信息，浪費資源的同時增加了管理的難度，難以實現(xiàn)科學化管理。

（二）缺少專業(yè)人員，缺乏專業(yè)精神。很多醫(yī)院在進行人事變動時，往往對醫(yī)院檔案管理人員重視較少，大部分從業(yè)人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，很多是從醫(yī)技、護理、行政等其他部門轉行到檔案管理的，這些人員的流動性較大，文化水平存在較大差異，轉職或兼職從事檔案管理的人員往往對工作缺乏專業(yè)精神，重視程度不足，不能夠將全部精力投入到檔案管理工作當中，致使檔案管理工作進步緩慢，難以在原有基礎上有所創(chuàng)新。同時，兼職從事檔案管理工作的這些人員在檔案法制方面意識薄弱，工作時難以做到有法可依、有章可循。

（三）現(xiàn)代化管理水平低。受到當前醫(yī)院檔案管理機構設置混亂分散的影響，從事檔案管理的人員大都缺乏專業(yè)精神，進行檔案管理的現(xiàn)代化步伐十分緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理使用單一的手工數(shù)據(jù)錄入和提取，出現(xiàn)錯誤的概率較高，對數(shù)據(jù)的準確性保障較差，在新的醫(yī)療改革形勢下，這一現(xiàn)狀很難適應發(fā)展的需要。實際工作中，多數(shù)醫(yī)院將重心放在醫(yī)療設備的引進、考察和論證上，在設備引進完畢后只注重設備的驗收和調試，對設備檔案管理不當，未設置專門的人員進行設備檔案的管理，致使設備檔案資料收集不全或丟失。

（四）重管理輕使用。當前很多醫(yī)院在檔案管理上存在重管輕用的情況，能夠收集的檔案在后期很少被再度使用，檔案的信息資源未得到開發(fā)，浪費了很多對教學、醫(yī)療、科研有意義的病歷檔案。不能夠充分利用醫(yī)療檔案的信息便使得醫(yī)療檔案的管理失去了意義。傳統(tǒng)的檔案管理在信息查找方面存在困難，難以找全信息，重管輕用的現(xiàn)象影響了醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展。

（五）重視度不夠，利用不足。醫(yī)療工作往往是醫(yī)院中所有工作的核心，醫(yī)院的全部精力和投入都放到醫(yī)療工作中，因此很容易忽視檔案管理工作，很多領導干部沒有在思想意識上重視檔案管理工作，在將醫(yī)院的經濟利益放在首位的同時沒能考慮到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對醫(yī)院未來發(fā)展前景的重要作用，意識不到檔案對醫(yī)療經驗的傳承和對科研工作的支持效果，便容易忽視對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的投入，從而自上而下導致檔案管理工作者也缺乏對工作的熱忱和重視，必要的時候不能夠與時俱進，只能夠按照固有工作思路來，得過且過，致使很多檔案室在醫(yī)院中形同虛設。

（六）檔案管理不規(guī)范，歸檔內容不清晰。在社會日益發(fā)展的背景下，醫(yī)院的衛(wèi)生檔案管理工作卻依然呈現(xiàn)著舊的態(tài)勢，標準日顯陳舊且缺少規(guī)范，檔案管理工作者對檔案內容的界定存在偏差。大部分醫(yī)院在收集管理檔案時都是根據(jù)自己一時的需要進行分類，有很大的隨機性和盲目性。很多具有價值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料未能夠得到應有的重視，造成了檔案的完整性缺失和資源的浪費。隨著醫(yī)院檔案管理工作的要求不斷提升，醫(yī)院必須制定出一套系統(tǒng)的、規(guī)范的、標準的管理模式才能夠適應新形式下醫(yī)院經營管理的要求。

（七）管理制度不完善，歸檔不及時。很多醫(yī)院在進行管理體系考核時，未能對考核的具體內容進行明確的規(guī)定，在檔案管理組織架構、管理流程、管理制度、管理人員職責分工等方面都不是很明確，對檔案管理人員的考核評價措施也欠妥。這樣的考核體系下，極易造成管理措施不完善、制度不到位的問題，影響檔案管理者的工作積極性，使得在進行檔案移交、收集、管理時工作難度加大、工作效率降低，影響醫(yī)院對檔案信息的充分利用。

（八）機制不完善、信息安全無法保障。很多醫(yī)院現(xiàn)行的檔案管理依然停留在各個臨床科室分別管理的狀態(tài)，缺少統(tǒng)一的監(jiān)管機制。這樣的管理方式很明顯缺乏規(guī)范化，難以發(fā)揮檔案信息資源的規(guī)模化優(yōu)勢，對檔案信息的安全問題也難以保證。一旦出現(xiàn)借閱檔案人員不按期歸還，便可能出現(xiàn)檔案遺失的問題，喪失檔案的寶貴價值。

二、醫(yī)療檔案對醫(yī)院管理及醫(yī)院發(fā)展的意義

（一）為醫(yī)院的管理工作提供發(fā)展動力。醫(yī)療檔案可以看做是醫(yī)院的一種無形資產，對醫(yī)院的管理有很強的精神推動效果。醫(yī)療衛(wèi)生檔案對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展至關重要，能夠貫穿醫(yī)院的科研、臨床、經營、管理等各項實踐活動中，對其的完整記錄和管理能夠為醫(yī)院的發(fā)展增加可持續(xù)的源動力。同時，醫(yī)院的檔案資料中還包含了豐富的科研潛力和智力結晶，將這些寶貴能量用到醫(yī)院的管理實踐中不僅能夠帶動醫(yī)院的全體職工增強工作的積極性，更能夠幫助員工發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性，對醫(yī)院的科學化、現(xiàn)代化發(fā)展創(chuàng)新大有裨益。

（二）是醫(yī)院管理工作的信息來源。醫(yī)療檔案能夠真實地記錄醫(yī)療過程和醫(yī)療現(xiàn)象，讓所經歷的疾病有據(jù)可循，為研究者提供病理規(guī)律和病癥表現(xiàn)，幫助其找到內在規(guī)律。憑借真實的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，醫(yī)務人員能夠對病癥的過往、現(xiàn)狀及未來表現(xiàn)進行研究和推算。醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以通過彩圖、影像、表格、數(shù)據(jù)以及文字等更為真實地表現(xiàn)出科研、教學、醫(yī)療所需要的信息，這些信息能夠作為原始素材來為醫(yī)療技術水平的提升和服務質量的加強發(fā)揮作用，醫(yī)療管理者能夠通過對醫(yī)療衛(wèi)生檔案的研究來全面協(xié)調醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）醫(yī)療檔案為醫(yī)院管理者提供科學決策依據(jù)。在進行醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理工作和檔案信息工作本質上應當滲透到每一個工作環(huán)節(jié)，通過各類檔案信息的傳承能夠高效地促進醫(yī)院各項工作的發(fā)展，使得各項工作事半功倍。合理利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案不僅能夠促進醫(yī)療質量的提升，更能夠為新技術和新業(yè)務的拓展提供原始依據(jù)，切實保障醫(yī)院各項工作“以質量為核心”的目標要求。此外，醫(yī)院檔案管理工作還可以推動整個醫(yī)院各項工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學化，促進各項決策的制定，提升醫(yī)院管理者的水平和能力。

（四）開發(fā)利用檔案應為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務。醫(yī)院檔案管理工作能夠真實地反映出醫(yī)院的發(fā)展和建設歷史，是提升醫(yī)療質量和技術的必備條件。在制定醫(yī)院的長期發(fā)展戰(zhàn)略和工作目標時，醫(yī)院管理者要依托醫(yī)院檔案，從檔案資料中獲得必要的信息支持和保障，以保證醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的可行性和可持續(xù)性。

三、新形勢下醫(yī)院檔案管理工作新思路

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式。建立健全醫(yī)院的檔案管理制度需要從多個方面著手：首先，要完善對檔案的保管和使用制度，制定適當?shù)谋９軜藴剩贫ㄏ鄳墓芾砜己藰藴剩浞终{動相關工作人員的從業(yè)積極性。其次，要制定符合醫(yī)院實際情況的管理制度，挑選管理經驗相對豐富的人員從事檔案管理工作，必要時給予一定的技術支持和指導，組建檔案管理小組，通過廣泛征求各科室的意見來完善檔案管理制度，創(chuàng)設規(guī)范化的管理模式，讓醫(yī)院的檔案管理工作更加規(guī)范和完整。

（二）強化管理意識，提高業(yè)務水平。醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質量。醫(yī)院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進行保管，而是將醫(yī)院檔案管理工作科學化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務水平。但當今醫(yī)院檔案管理人員素質普遍較低，醫(yī)院可通過組織業(yè)務培訓等方法來強化管理人員的管理意識。檔案管理工作人員也應定期進行考核，制定獎懲制度，充分調動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對檔案的管理意識，得到領導的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。

（三）引進現(xiàn)代化檔案管理技術。現(xiàn)代化設備的引進不僅能夠提升檔案管理工作的效率，更可以大大減少檔案儲存的空間，增加操作便捷性、提升存儲安全性，大幅度節(jié)約醫(yī)院的人力、物力、財力，提升檔案管理工作效率。通過電子形式存儲醫(yī)院檔案，可以擴大存儲范圍和內容，延長存儲時間，并且能夠方便檢索和使用，促進檔案資料內容的綜合運用。

四、結語

總之，在當前醫(yī)療改革不斷推動的形勢下，醫(yī)院檔案管理工作的重要性越來越凸顯。對醫(yī)院檔案管理工作的積極探索和努力創(chuàng)新不僅是適應醫(yī)改的要求更是社會的需要。醫(yī)療體系內的各個醫(yī)院要提升對醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，提升從事檔案管理工作人員的數(shù)量和質量，充分利用檔案的信息并發(fā)揮其作用，讓檔案管理工作高效輔助醫(yī)院的整體工作，促進醫(yī)院發(fā)展。

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