高校檔案管理工作的可持續發展策略研究

張洪光

摘 要：在社會經濟蓬勃發展的背景下，高等教育也獲得了良好的發展空間，而檔案作為高校歷史變遷的重要見證，是高校信息中的重要組成部分，對高校的發展具有重要的意義。隨著信息化社會的到來，高校檔案管理面臨著許多新問題，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代化的發展要求，這就需要高校加快檔案管理的變革與創新，實現檔案管理工作的可持續發展。本文就對高校檔案館管理工作的可持續發展策略進行分析和探討。

關鍵詞：高校檔案管理工作；可持續發展；策略

檔案管理作為高校各項管理工作順利開展的基礎，指的是具有保存價值的聲像、圖表、文字等不同形式的歷史記錄，對高校建設、科研、教學、教育等活動具有指導性作用。通過檔案管理工作的實施，高校可以對自身形成清晰的認識，正確評估教學工作，幫助教師尋找更佳的教學方法，鼓勵學生記錄自己在校所需的知識技能，為社會輸送出優秀的人才。當前如何實現檔案管理工作的可持續發展，已經成為高校亟待解決的問題。

一、影響高校檔案管理工作可持續發展的因素

高校檔案管理工作可持續發展的影響因素主要表現在以下幾點：①檔案管理意識淡薄：我國高校在長期發展過程中忽視檔案管理工作的重要性，缺乏較強的檔案管理意識、豐富的管理經驗和專業知識，沒有形成系統完善的管理機制，導致檔案管理工作流于形式。同時在檔案管理人員素質和人員安排等方面不做要求，這樣在實際工作中無法有效保障檔案管理工作的效率與質量，許多檔案資料因保管不當而丟失，給高校的發展造成了一定的影響；②服務形式單一：目前有些人員在檔案管理工作中缺乏較強的服務意識和創新意識，普遍安于現狀，服務形式單一，忽視社會和使用者對檔案管理工作的需求，信息檢索與查檔等工作效率不高，不能充分利用檔案。此外，許多高校在發展中不斷合并擴大，各學院存在更改、合并、設立等情況，這些都為檔案管理工作帶來了一定的難度，無法形成統一的管理規范，不利于檔案管理工作的可持續發展；③技術含量低：我國高校檔案管理工作起步較晚，在技術水平方面與發達國家存在較大差距，許多制度層面的規定尚不完善，無法在實踐中真正落實檔案管理工作。雖然目前我國的檔案管理意識有所增強，但是在現代化管理、資金、技術設備等方面的投入仍顯不足，嚴重制約著檔案管理工作的可持續發展。

二、高校檔案管理工作的可持續發展策略

（一）提高檔案意識

第一，更新檔案管理的理念。在社會文化事業快速發展的背景下，高校檔案管理工作面臨著新的挑戰，這就需要管理人員積極轉變檔案管理工作理念，杜絕隨意和懶散的思想，嚴格管理保密性強和重要的檔案，切實維護好校內成員的隱私，做好對外開放檔案資料的借閱服務工作。

第二，加強檔案管理工作的宣傳。高校宣傳檔案管理工作時，不僅要涉及檔案管理人員、檔案形成者、高校領導者，也需要落實對高校師生的宣傳，使其充分意識到檔案管理的重要性，最大限度地發揮出檔案管理的作用。同時通過對外宣傳檔案管理，使社會公眾認識到檔案管理的意義，這樣他們才愿意借助檔案深入了解高校。

第三，認識檔案管理工作的重要性。檔案直接關系到教育事業的進步和高校的發展，因此高校領導者必須要充分意識到檔案管理的重要作用，有效支持與指導檔案管理工作。通常檔案的形成者需要負責檔案的記錄和收集，對檔案信息進行真實填寫，收集不同形式的信息，做好檔案的借閱、整理、保存等工作，提高檔案的準確性，實現檔案管理工作的有序實施。

（二）創新檔案管理工作

高校實施檔案管理工作時必須要做到具體問題具體分析，統一檔案管理機制，對檔案管理制度進行完善，加強檔案資料的管理與收集，如高校可以實施合并重組工作，制定與自身發展相符的檔案管理制度，保證檔案管理工作的正常實施。同時高校應該嚴格按照制度要求實施工作，采取現代化的檔案管理理念，構建切實可行的檔案管理理念，具體落實崗位責任，保證人員配備的充足，確保檔案管理的安全性和完整性，實現檔案管理工作的可持續發展。另外，高校可以積極引進科學先進的技術與設備，加大檔案管理的資金投入，以高科技手段為基礎實現一體化的文檔，利用計算機技術實現檔案管理的數字化和現代化發展。

（三）增強服務質量

檔案管理工作與服務內容具有一定的聯系，因此在具體工作中需要增強服務意識，鼓勵師生利用電子資料和檢索平臺等方式查詢檔案資料，提高檔案的服務質量和使用效率。同時高校應該加強管理檔案資料，盡可能避免紙質檔案資料的外借，做好紙質檔案資料的管理，確保資料的安全性與完整性，加快檔案管理工作的持續穩定發展。

（四）提高檔案管理人員的能力

工作人員能力的提高是檔案管理工作的關鍵，這就需要做到如下幾點：①增強人員職業道德素養。檔案管理應該做到認真、嚴謹，這就需要管理人員熱愛自身的本職工作，增強自身的職業道德素養，在實際工作中對檔案的真實性加以尊重，為本職工作貢獻自己的一份力量；②提高人員思想道德品質。檔案直接關系到高校發展中的各種信息，只有加強檔案管理人員的思想道德品質，使其高度重視檔案管理工作，用開放性和創新性的思想管理檔案，才能實現檔案管理的可持續發展；③提高人員綜合能力。高校檔案涉及諸多內容，管理工作相對復雜，因此檔案管理者必須要具備較強的綜合能力，在實際工作中靈活運用專業知識，實現檔案管理工作的良性發展；④提高人員專業能力。如果管理人員不能很好地了解檔案管理的專業知識，則無法勝任這項工作，只有擁有扎實的專業知識，將自身素質充分展現到檔案管理工作中，才能很好地解決檔案管理問題。

三、結束語

檔案管理工作是高校各項管理工作的重要內容，不僅記錄著高校的過程，也承擔著為高校未來服務的職責。因此高校實施檔案管理工作時應該從自身的具體情況出發，提高檔案意識，創新檔案管理工作，增強服務質量，提高檔案管理人員的能力，實現檔案管理工作的可持續發展。

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