高等學校檔案信息化建設的開發探索

陳紅 冶軍

[摘 要] 檔案管理的信息化建設是高校檔案工作邁向現代化、信息化的必由之路，是高校管理走向現代化的必然要求。在我國高校檔案信息化建設中，明顯地存在諸多問題，比如沒有統一的標準和規范，檔案管理工作人員知識結構老化，認識不到位，對信息化重視不夠；人力、物力、財力的投入不足，信息數據的保護存在風險等。因此，必須多舉措加大力度，深入推進高等學校檔案的信息化建設。

[關 鍵 詞] 高等學校；檔案管理；信息化建設

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）34-0118-02

一、檔案管理信息化建設概述

檔案管理信息化是在現代管理學的范疇下，以計算機、互聯網、信息化為手段，以服務于全社會為目的、多學科知識交互應用的新型檔案管理模式。高校檔案信息化，是高校管理走向現代化的必然要求。

首先，檔案管理信息化可以使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為信息檔案，并通過光盤、磁盤等新型存儲手段存儲，這樣，整個學校幾十年，乃至上百年的全部館藏信息，都可以通過數字化的手段存儲在電腦里，任何個人和機構都能可以進行查閱。

其次，檔案管理信息化的核心目標是發展檔案管理事業，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，更好地服務社會大眾。其基本的推動力是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用，確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架。同時注重并重新思考檔案管理的原則、理論與方法，最大限度滿足社會各界的需求。

具體到高校改革和發展的現代化進程，知識經濟時代的到來，帶來了教育信息化的機遇與挑戰，也對高校檔案工作者的個人素質和職業素養提出了更高的要求。

二、高校檔案管理信息化建設的問題與現狀

目前，我們國家的高校檔案工作普遍存在一些問題，不利于檔案信息化建設的推進與發展。

（一）認識不到位

一般來說，年紀偏大的檔案管理人員早已適應了紙質檔案的管理工作，但是對檔案信息化管理還比較陌生，突出地表現在對電子文件的生成，電子信息的存儲、檢索、管理等技術比較抵觸，學習與掌握起來存在一定難度。年青一代的檔案管理人員則是對檔案管理工作的理論、原則和環節知之甚少。這種新舊交替之間的銜接不暢通，是我國目前高校檔案管理工作中普遍存在的問題。很多檔案管理員的角色定位基本上為計算機操作員，他們既沒有相關專業的學習基礎，也沒有經歷過系統性的培訓，大部分人只是憑著自己計算機簡單的操作與管理經驗來進行工作，對檔案信息化的必然性和前景缺乏必要的認識，也缺乏深入掌握檔案信息化技術的動力，嚴重地制約了檔案信息化工作的向前推進乃至創新發展。

（二）投入不充足

由于高校對檔案信息化管理的認識不足，必然不會為之投入足夠的人力、財力和物力。在檔案信息化管理建設中隊伍配置不合理、基礎設施的更新與維護跟不上、信息資源無法共享、對從業人員的技術要求不達標等，都是高校對檔案信息化管理建設投入不足的具體表現。例如，雖然許多學校的檔案館都配置了硬件設施，但是其軟件應用水平和利用效率卻很低，在工作中，工作人員主要以單機和簡單的互聯網操作為主，工作內容僅限于簡單的查詢，在工作軟件的設計和利用方面十分薄弱。

（三）機制不健全

在制度方面，我國目前的高校檔案管理信息化建設的政策支持和協作機制明顯不足，存在很多問題。比如，學校與學校之間很難實現信息共享，沒有良好的協作和共享機制，而且學校內部各部門之間由于政策的不明確、不細化，校內檔案管理的信息化共享機制也沒有真正建立起來。再如，數據的安全保護問題存在很大潛在的風險。一般來說，數據安全的保障主要依靠設置復雜的密碼和防火墻，如果不能在技術上有很多的安全保障，這種傳統的方法只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。

三、高校檔案管理信息化建設的舉措

結合高校檔案信息化建設的現狀，考慮到檔案管理的功能、信息化的改革與發展要求，以及高校未來發展和人才培養的需要，筆者認為可以從以下幾個方面突破重難點。

（一）加強檔案信息化人才隊伍建設

要實現檔案信息化管理，關鍵在人才，必須建設一支高層次、高素質的專業技術隊伍，加強檔案人員綜合能力的培訓，使他們盡快掌握現代化技術技能的運用，通過培訓來增強其事業心和責任心，為檔案信息化的良好建設提供管理、技術、實施的保障。

不論是資深的檔案工作人員，還是剛剛從事檔案工作的新人員，都要注重自我的完善和學習，深入學習檔案信息化理論知識，并且提高運用技能。在此基礎上能熟練使用各種信息工具，比如網絡傳輸工具，為更快、更好、更有效地編研、開發、利用檔案信息打下扎實的技術基礎，從而提升檔案管理部門利用信息化手段編輯、整理、存儲電子檔案的技術水平。

檔案管理信息化對工作人員提出了更高標準的要求，要求其具備更強的信息捕捉能力。能否熟練、快速地獲取現有的檔案信息提供給需求者，能否充分利用資源共享的優勢，簡化工作流程，提升工作效率，是考驗一個工作人員是否合格的重要標準。人是第一生產力，每個檔案工作者都應該發揮自己的積極性和主動性，抓住每一個學習的機會，比如脫產培訓、外出進修等，盡快完善自己的知識結構，提升自己的業務能力。

能否有效地把有價值的檔案信息傳遞給需求者，這是評價檔案部門信息服務質量高低的一個重要標準。檔案信息化管理工作內容十分龐雜，檔案工作者必須具備一定的鑒定以及評估能力，對檔案信息進行準確的判斷、鑒選、分析，為需求者提供優質的服務。

（二）加強檔案管理制度的規范化建設

任何一項工作都必須有一套適合自己的標準與規范，對檔案信息化建設來說，必須制定一個標準體系，檔案管理信息化的健康發展，離不開系統、規范化的制度來保障。一個規范化的檔案信息化管理系統包括收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及統計等各個環節的工作標準，還要有高校檔案管理網站信息系統管理的標準，優化檔案信息化管理過程中各個環節的業務工作流程，結合互聯網和信息共享資源，使高校檔案數據庫與各地方檔案館數據庫的工作標準實現統一，構建一個具有高效率、高質量、更加簡捷和合理化的工作模式。其次，強化現代信息技術在高校檔案管理工作中的作用，使學校的檔案信息資源得到更加科學和充分的開發與利用。加快檔案管理數據庫的建設進程，使檔案的管理與查詢完全信息化，進一步提高工作效率；運用電腦檢索、多媒體存儲等信息技術，把學生的考試成績、選修課程的情況及時上傳至網絡，還可以將學校每年的招考情況、畢業生就業信息等進行分類與歸納，為學校管理部門提供決策依據。

（三）完善檔案信息化基礎設施和資源配置

高校的檔案管理部門要結合自身的實際情況，統籌規劃，在利用好現有設施資源的基礎上，統籌規劃，進一步豐富網站內容，擴大了檔案信息容量，提升了服務能力，同時，逐漸購買高性能的管理軟件，例如文件服務器、數據存儲器、高速掃描儀等系統軟件。同時，依托統一的教育網絡平臺，使學校與學校之間、院系與院系之間，都能夠實現檔案信息互聯與共享。

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