試論高職院校辦公室行政管理的有效策略

劉冠

[摘 要] 近年來，隨著高等職業教育的不斷發展，高校辦公室的事務管理工作開始變得更加復雜。因此，如何在繁雜的工作中提高辦公室的管理效率就成為各個院校的領導部門普遍關注的問題。從高職院校辦公室行政管理的現狀入手，簡述高職院校辦公室行政管理的有效策略。

[關 鍵 詞] 高職院校；行政管理；辦公室

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）32-0255-01

高職院校辦公室是學校的綜合管理部門。在高校管理改革過程中，高校辦公室面臨著諸多問題，在平時既要確保學校工作的正常進行，又要不斷地堅持高校改革。因此，做好高校辦公室的管理工作，提升管理工作質量是保證當前高校教學效率的有效途徑。

一、高職院校辦公室行政管理的發展現狀

辦公室是高職院校行政管理的基層部門，同時也是核心部門，擔負著協助參謀、溝通協調、督查協辦、調研分析、處理學院日常事務等各項職責。當前，隨著高等教育事業的迅速發展和教育改革的深入展開，高職院校辦公室行政管理工作也面臨著諸多挑戰與機遇。

高職教育規模的不斷擴大，一定程度上也相應地帶動了高職院校在行政管理方面的變革。然而即使這樣，也不能在短期內改變僵化的行政管理模式，這就直接導致高校部門的辦公效率停滯不前，并出現了持續下降的趨勢，嚴重制約了新時期高職院校自身的建設和發展。從目前來看，由于各大高職院校在管理模式、規模程度、自身建設等存在諸多原因，致使其行政管理能力較差，不能對校園管理中暴露出的問題進行有效的整合和優化。另外，行政管理的執行主體是人，任何管理方式的實施，同樣離不開管理人員素質與技能的提高。但是由于傳統管理模式的根深蒂固，致使諸多行政管理人員缺乏一套行之有效的工作理念與方法，再加上自身專業技能和素養的欠缺，導致在新時期辦公室行政管理人員的工作效率和工作質量較低，使部分高校的工作難以開展，最終被社會所淘汰[1]。

二、改善高職院校辦公室行政管理的新措施

（一）重視辦公室行政管理工作

辦公室是學校黨務和行政的綜合辦事機構，其工作就是安排學校相關工作，盡到相關管理職責。近些年，高等教育的迅速發展使高職院校辦公室的工作變得越發重要。但是由于種種原因，高職院校辦公室行政人員地位低、待遇低、表彰少、評職稱難，一定程度上影響了辦公室人員的工作積極性，進而影響辦公室行政管理的工作效率。因此，作為高校的領導階層，尤其要重視辦公室工作，要認識到辦公室行政管理工作對整個學校發展的重大意義，加大對辦公室的投入力度，要優先建設和發展辦公室。在實際工作中對相關工作人員委以重任，讓辦公室人員得到更多的鍛煉。要建立健全的考核制度，將考核結果與干部任用選拔、工資待遇等福利掛鉤，從而激發辦公室人員的工作積極性。

（二）建立健全管理制度

隨著高等教育事業的迅速發展和高等教育改革的不斷深化，高職院校辦公室的工作變得越來越繁雜，任務量也越來越大。辦公室內部運行要規范科學。首先要建立健全管理制度，這樣可以幫助辦公室人員做到忙而不亂，井井有條。同時在制定相關管理制度的時候，要聽取各方面的意見和建議，根據實際狀況進行調整、改善。其次要明確崗位職責，實行目標管理責任制。對辦公室各崗位明確職責范圍，將每一項工作落實到人，做到“人人有責，事事有人管”。最后，要規范工作程序，對會務接待、文件發放、檔案管理等各項工作，要明確基本操作程序和要求，使工作人員忙中有序，從而提高工作效率。

（三）注重對高職院校行政管理人員的培養

高校辦公室是為全校師生服務的部門，在高校中具有“中樞”作用，辦公室人員要樹立正確的思想，不能因為是“干雜活”的部門，就對自己放松要求，反而一定要樹立正確的工作觀念，每個人心中都要有服務意識，把“被動”服務轉變為“主動”服務，同時還要加強相關的業務培訓，提高辦公室人員的工作能力，包括使用先進設備的能力、管理工作的能力、與人溝通的能力等，以提高自己的工作效率。行政管理人員要樹立終身學習的理念，在工作中勤于思考，善于總結，不僅要加強政治理論、業務知識的學習，還應加強教育方面的學習，用創新服務方式，切實提高服務水平與質量[2]。

（四）創新機構改革，簡化工作程序

當前我國大部分的高職院校都是根據傳統沿用以往的機構設置，都是辦公室、教務處等多個部門負責各項工作，隨著高職教育的不斷發展，機構越來越多，工作人員卻沒有相應增加。在這樣復雜多樣的辦公環境下，辦公室人員常常身兼數職，需要完成多份工作，特別是遇到臨時任務，往往會一邊負責文件發放工作，一邊還要負責會務接待。這樣長時間的工作，在多重身份、職責不明的影響下就會造成工作混亂的局面，一旦出現問題就會相互推諉。因此高校要堅持創新機構改革，簡化工作程序。要求辦公室實行層次化管理、崗位設置規范化、分工明確化，做到人與責相對應，這樣才能做到權責明晰，杜絕推諉，有效提升辦公室行政管理工作的效率。

總之，高職院校在不斷發展的過程中，對辦公室行政管理工作摸索出了一些經驗，但是還遠遠不夠。新形勢下，對辦公室行政管理工作提出了新的要求。只有關注并重視辦公室工作、建立完善的規章制度、明確辦公室職責、加強對辦公室人員的培訓，才能更好地為學校的日常管理與發展提供服務。

參考文獻：

[1]涂麟俊，丁康.加強與完善高校辦公室行政管理精細化的新思考[J].湖北師范學院學報，2015，35（6）：97-99.

[2]徐昭穎.高校二級學院辦公室行政管理的功能定位及實踐[J].家教世界，2014（2）：141-142.