關于檔案信息化建設若干問題的探討

王穎

（河北省隆化縣衛生和計劃生育局 068150）

摘要：在網絡技術、信息技術和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會，檔案信息化已經成為現代檔案管理的重要組成部分。檔案管理信息化建設在全面展開的同時也存在諸多問題，本文就如何進一步加強檔案管理信息化建設若干問題進行了分析研究。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；問題探討

隨著信息時代的到來，信息技術已經滲透到了社會生活的各個方面，各種社會活動也發生了根本性的改變。檔案作為人類文明社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變， 在采集、存儲、加工和應用等自身運動規律上發生本質的變化。檔案管理信息化已成為檔案行業發展的必然趨勢。然而，在檔案管理信息化的建設過程中，還存在很多問題需要人們去研究和探討，分析研究和解決這些問題有利加快檔案管理的信息化進程，也為未來的信息化發展提供理論基礎。

一、 檔案信息化建設的內容

檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，也是檔案信息化建設成敗的關鍵。檔案信息資源建設主要內容為：將現有檔案資源數字化，并采集、接收各種形式的電子文檔，集成到統一的檔案數據庫中。具體包含三方面內容：一是檔案信息化標準規范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源識別、描述、存儲、查詢、交換、管理等方面，制定標準和規范并指導實施的過程；二是檔案管理應用系統建設。主要包括檔案信息的收集、管理、利用和安全等方面，是檔案信息資源開發利用的技術保障；三是檔案信息化基礎設施建設。主要指檔案數字化設備和檔案信息網絡系統，其核心是計算機網絡。

二、檔案信息化面臨的主要問題

1.標準化問題

檔案信息管理標準化，是指在實現檔案信息管理過程中所必須依賴的業務規范和行業技術標準。檔案信息化建設的前提是標準化建設，盡管我國檔案管理也制定過很多規則和標準，然而，分散管理、多頭管理、各自為政的局面并無多大改觀，信息化建設的廣度和深度也良莠不齊，究其原因，筆者認為，規范和標準不僅在技術上要具有權威性，更重要的是在具體的信息化建設和使用過程中要具有指導性和強制性，使得標準不僅僅停留在“技術”層面上， 而要上升到“制度”甚至是“法律”層面上。

檔案信息管理標準化的內容主要包括三個方面：一是檔案信息采集標準化，這是信息化建設的關鍵步驟，應該就采集工具、采集方式、采集質量等方面制定相關標準；二是檔案信息存儲標準化。信息存儲標準需要研究不同檔案源（文字、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻）的存儲格式標準、存儲模式標準（如獨立文件或數據庫式存儲）和存儲時效等方面的問題，存儲標準的制定將給檔案軟件的開發和應用提供統一平臺；三是檔案信息開發與應用標準化。這里面應該包含開發平臺的標注化和使用要求的標準化。

2.系統集成問題

檔案管理信息系統的廣泛應用大大提高了檔案管理的效率，但是，由于系統通常是在不同時期，采用了不同的技術開發而成，各系統之間缺乏總體規劃，數據結構不一致，導致數據不兼容， 信息不共享， 由此形成了“信息孤島”。因此，系統的集成開發與應用是目前檔案管理信息化建設的主要發展趨勢。系統集成又可分為：系統開發集成，網絡應用集成和信息管理集成三個方面。

系統開發集成是建立在系統的全面規劃和合理的分析設計基礎之上，需要軟件開發人員和檔案管理人員的密切配合，按照信息系統的開發周期，有計劃、有步驟地進行系統分析、系統設計、系統實施、系統評價和系統反饋等過程。主要的集成內容包括界面集成：將過去的分散的、不同形式的軟件界面用統一的標準化界面來替換，并形成獨特的專業風格；數據集成：對檔案數據進行標識并編成目錄、確定元數據模型，達到數據共享的目的；過程集成：對所有子系統的數據流程進行集成化設計和處理，從而避免數據格式的不兼容和不統一。

網絡應用集成需要完成下列工作內容：在所構造的各種局域網機構上，安裝所需的不同協議的網絡操作系統，并使它們互聯，使任何結點上的單位均可進行注冊、登錄和檔案信息傳輸， 實現全網間信息共享

信息管理集成是從信息資源管理出發，將整個檔案信息信息進行總體規劃與應用分析，統一規范設計，建立統一的數據庫系統，使不同部門、不同專業、不同層次的人員在信息資源方面高度共享。為此，需要統一操作平臺，提供統一透明、簡潔規范的操作界面， 還需要系統劃分用戶權限等級，分層次地提供共享信息。

3.雙套制問題

很多單位甚至國家機關對已經頒布的國家標準、行業標準或企業標準中， 都規定要電子、紙質形式雙套保存，這就是現實中的雙套制問題。造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次， 是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動， 可見它對信息化發展的重要意義。從目前的現狀來看，徹底解決雙套制問題還需要一個過程，這個過程的長短取決于一個國家信息行業的整體發展戰略和發展水平。只有在信息系統的業務覆蓋率特別是網絡應用的覆蓋率達到相當規模時，才可能形成無紙化的全面管理制度，雙套制的問題才有可能得到徹底的解決。

三、結語

總之，加快檔案信息化建設，要加強領導，認真研究，合理規劃，充分調動社會力量參與，同時加大投入，逐步解決軟硬件中存在的問題，才能使檔案管理工作真正邁上一個更大的臺階，從而更好地服務社會。

參考文獻：

[1] 高陽，楊艷玲.CIMS 信息集成與企業信息標準化[J].管理論壇，2001（10）.

[2] 李佩芬，王桂艷.論標準化在檔案工作中的作用.錦州醫學院學報，2001（4）.

[3]張瑩.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，11（8）：107.

[4]劉憲梅.淺談職業院校檔案管理信息化[J].辦公室業務，2016，（6）：106-106.