小企業現金內部控制制度設計

宋玉娟

摘要：小企業因其特殊性，對現金的內部控制存在很多問題。而現金是小企業重要的資產，支撐著企業日常經營各項活動的運轉，往往也是最容易出現漏洞的環節。小企業的領導者考慮到企業自身資本薄弱、技術構成低等因素，從意識上淡薄內控的觀念。由此看出小企業非常有必要結合自身特點，建立行之有效的現金內部控制制度。

關鍵詞：小企業；現金內部控制制度

一、問題的提出

1. 廣義的現金包括庫存現金、銀行存款和其他符合現金定義的票證。這里提到的現金則是狹義的概念，指小企業財務部門控制的用于零星開支的庫存現金，包括庫存的人民幣和外幣，但這里僅涉及人民幣。現金較之其他財產物資有體積小，輕便可取，攜帶方便，而且使用起來不受地理位置限制等特點。

2. 所謂現金內部控制是指企業為了實現其預定的經營目標，保護現金的安全及核算準確，正確反映現金流量的變動而采取的一系列自我調整、互相控制與協調的方法、手段與措施的總稱。對于現金內控的研究與探討，往往會以大中型企業為案例，因為大中型企業的業務量大、操作起來比較復雜，需要細分組織機構設置及各職責崗位的人員有明確的分工，非常有必要建立、健全現金的內部控制。與之相反，在財務人員人數比較少、業務量小的小企業內部，很難做到根據分工不同劃分工作職責。到頭來，除非這家小企業的領導意識到建立行之有效的現金內部控制制度的重要性，現金的內部控制才不會被視為一紙空談，從根本上改變小企業現金管理工作的盲點。

二、現金內部控制的必要性

（一）小企業現金管理的漏洞

本人曾接觸過一家小企業，主要種植玫瑰，銷售玫瑰，兼營木材、電器、五金電纜等。就企業的規模和經濟業務來說，完全有必要設會計和出納兩人來管理現金，可企業的經營者考慮到減少開支，僅設會計一人，負責管理所有業務。從近期看來，因這家小企業的一切運轉正常，經濟效益也很好，對于現金管理存在的漏洞不容易表現出來。但久而久之，又會怎樣呢？該企業是所有小企業的代表，它存在的問題可能是很多小企業普遍存在的共性問題。企業的經營者往往會意識不到問題的嚴重性，因小失大，這種做法很不值。為了能喚起小企業對現金內部控制制度不足的認識，首先分析一下小企業現金管理存在的漏洞。

1. 崗位設置存在漏洞

小企業從節省成本方面考慮，往往設會計一人，忽視了“賬錢分管，賬物分管”，明顯的表現出對現金管理不當。

2. 現金收入業務存在的漏洞

（1）貪污現金。主要表現為：一是少列金額。通過故意少記現金收入，將多余的現金具為己有；二是撕毀原始的入賬單據。撕毀原始入賬單據是指撕毀作為現金收入的一些票據或單據，再充分利用失控的管理將這部分現金據為己有；三是身兼二職。即利用錢賬兼管的機會貪污現金。

（2）挪用現金。通過循環入賬挪用現金。指有一筆應收款項到期收到現金后先不入賬，預留出此款項作為他用，等待下筆到期的款項收款后，用這筆款項填補上一筆應收的款項，就這樣周而復始的循環下去。

3. 現金支出業務存在的漏洞

主要表現為：一是“銀冠現戴”。即套取現金，把通過銀行轉賬支付的經濟業務，實際應記入銀行存款科目，改為記入庫存現金科目，將套取的現金私吞為己有；二是“錦上添花”。即在憑證上添加經濟業務內容和金額，貪污添加部分的現金；三是“偷梁換柱”。即利用工作上的便利條件和機會，更換發票，貪污現金。

（二）設計的原因及意義

在所有企業擁有或控制的資產中，現金是一項重要的流動資產，是企業開展任何經濟活動的基礎，也是企業將來生存和發展的必需品。當然現金對小企業來說，更是至關重要，其流動性最強，也最頻繁，最容易發生錯誤或被經管人員所挪用或侵占。再加上小企業自身的特點，規模小，人員較少。很多企業只設會計一人，兼管很多事務，忽視了不相容職務相分離的原則。長此下去，很容易給企業的經營管理帶來意想不到的嚴重后果。因此小企業不能忽視加強對現金內部控制的重要性，應對現金進行嚴格管理，防范經營風險。通過對現金內部控制制度進行設計，建立一套科學合理的內部控制制度，使相關人員嚴格按照企業的規章制度行事，可以更好地改善小企業對現金管理不足的現狀，減少或盡量避免可能發生舞弊的行為，加強現金管理的安全完整，保證現金會計核算資料準確可靠和現金業務合規合法，同時確保現金使用恰當合理，降低現金的管理成本，較好的實現增收節支，提高小企業的經濟效益。

1. 結合各個小企業自身的實際狀況，在建立現金內部控制制度時，應結合成本效益原則，予以綜合考慮。因為任何制度的建立都要產生一定的費用支出，也會給企業帶來一定的收益。只有當構建內控體系帶來的收益大于為之發生的支出時，才能證明這一體系構建的價值所在。所以小企業只需要構建簡單、有效的內控體系，便可以為企業自身的發展發揮內控作用。

2. 找出小企業內部控制存在的關鍵點，著重解決那些一人身兼數職、職責不清，不相容職務混亂的問題。 小企業由于本身規模比較小、人員也相對少，很難明確做到專人專崗，但對有些關鍵崗位必須建立不相容職務相分離的內控體系，使人員能互相牽制，防止發生人為的私弊。

3. 及時掌握現金流的變動情況，合理運用現金，提高現金的使用效率和周轉速度， 對現金的支出業務進行嚴格把關，防止人為的挪用或私吞現金。

三、現金內部控制具體設計方案

從小企業現金管理存在的漏洞，無疑不說明小企業建立一套科學合理的現金內部控制制度是刻不容緩的。

（一）不相容職務相分離，即要進行崗位分工控制

小企業雖然規模小，但也不能由一人辦理現金業務的全過程，可設出納崗位和會計崗位，同時再加上小企業的經理進行監督檢查，將不相容職位相互分離，制約和監督，更好的對現金的收支業務進行控制。

1. 現金的收付及保管應由被授權的出納人員負責，其他人員不得接觸。

2. 出納人員不能同時負責非貨幣資金賬戶的記賬工作

3. 出納人員不能審批現金收支業務。

4. 現金的收付和現金收支的專用章不能由一人保管，可由出納管財務章，會計或經理管法人章。

6. 出納人員應負責現金的清查盤點，由會計人員監督盤點工作。

（二）授權批準控制

小企業的大權往往集中在經理手中，存在經理“一言堂”，所以經理一定要把握好此關，也要明確自己應承擔的責任。

1. 規定經辦人辦理現金業務的職責范圍和工作要求，經辦人應當在職責范圍內按照經理的批準意見辦理現金業務。

2. 對于重要的數量大的現金業務，要建立責任追究制度，防止貪污、侵占、挪用現金行為。

3. 嚴禁未經授權的人員辦理現金業務或直接接觸現金。

四、現金內部控制點

為了使小企業能建立一套行之有效的現金內控體系，保證現金業務控制目標達到更好的效果，在現金業務發生的各個關鍵環節及關鍵點應采取相應的控制措施，主要包括以下幾個方面。

1. 審批。對現金資產實行嚴格的限制接近措施；所有要使用的款項必須注明用途、金額及時間等；所有發生的現金支出業務，由經辦人員必須對業務發生的真實性負責，并在原始單據上簽字或蓋章，提交總經理審核該原始單據，并最終簽字或蓋章，才準予支付。

2. 審核。由經理或設置專人負責審核原始單據的真實性、完整性、合規合法性，對審核無誤的票據簽字或蓋章，然后交給出納作為登記記賬憑證的依據編制記賬憑證的依據。

3. 收付。設置專門的出納崗位，對審核無誤的原始單據給予報銷，在報銷的原始單據上加蓋“現金收訖”或“現金付訖”。

4. 復核。由經理或專人復核現金收付的記賬憑證及所附的原始憑證，對合規的憑證加蓋復核章。

5. 盤點。在經理或會計的監督下，對出納進行定期或不定期的庫存現金抽查盤點，并規定每天留有庫存現金的最大金額，對于超出限額的庫存現金必須及時送存銀行，如實反映內部存在的問題。

五、結語

小企業現金的內部控制應當引起企業領導足夠的重視。作為企業的領導理應在全方位綜合考慮的前提下，在全面控制的基礎上，牢牢把握住現金內控的重要環節、關鍵點及業務操作流程等，逐步形成相互制約、相互監督的內部有效運營機制，并隨著經營狀況的變化適時做出調整，真正做到不相容職務相分離，從源頭和制度上保證經濟活動的有效開展，從而使小企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

（作者單位：舟山市7412工廠）