檔案收集歸檔的有效管理策略探究

呂月華

（黑龍江省樺南林業地區社會保險局）

摘 要：文書檔案的收集就是相關人員按照工作規定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關、部門、個人手中的資料，集中到單位檔案科室以進行科學的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的重要手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發放的前提條件。筆者根據多年的工作經驗，主要針對檔案收集歸檔工作內容要求進行分析，并提出檔案收集歸檔的有效管理策略。

關鍵詞：檔案；收集歸檔；有效管理；策略

在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和檔案管理人員需要從文件形成階段就關注其完整性，并監督文件管理的全過程。如果發現了問題，則應盡快通過有關的領導建立、健全制度，幫助本單位文書部門、承辦部門和相關人員堵塞在文件形成、傳遞、處理、歸檔過程中出現的漏洞。因此，只有文件齊全了，檔案收集工作才能得到基本的保障。

1 檔案收集歸檔工作內容

文件材料的收集歸檔工作是檔案工作的起點和基礎，一個單位的歸檔文件是否齊全完整，根能避免文件的散失，才能保證本單位檔案的齊全完整。因此，我們一定要認真做好文件材料本的因素取決于文件材料的收集是否齊全。只有及時地、有針對性地收集各類文件材料，才的收集歸檔工作，半點也不能馬虎。文件材料的收集工作，應該由文書工作人員負責，在收集過程中充分發揮主觀能動性，采取各種有效措施，多渠道地把應該歸檔的文件全部收集起來。檔案收集歸檔的主要工作就是檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應達到以下工作要求：豐富和優化檔案內容；加強檔案室外工作的調查和指導；確保入室檔案的標準化；歸檔檔案應當齊全、完整。

2 檔案文件的收集歸檔存在的問題

檔案文件的收集歸檔是檔案管理中的一個復雜的工作，現在很多單位的基層檔案室只把文書檔案的收集作為首要任務，歸檔工作更沒有得到有效重視，極大影響了單位內各部門對各類檔案的利用需求。而在我國，林業檔案管理方面的經驗還不是很豐富，所以在實際中存在很多問題：

2.1 檔案材料不完整

歸檔文件的收集是檔案工作的第一步，同時也是最為關鍵的一個環節。有些單位檔案員收集的文件材料往往不完整，有些歸檔文件材料的門類收的不齊，一些單位檔案室門類很少，有的只收集文件材料，有文書檔案、聲像、專業、科技檔案卻收不上來。檔案文件的收集，不僅要保證歸檔文件材料的收集工作要收集材料的完整，同時也包括每一份文件材料本身、文件材料的門類也要齊全完整。

2.2 缺乏完善的文書檔案資料管理設施

當前現有的檔案管理部門在基礎設施的建設方面存在一些不足之處，如資料的收集與歸檔仍然以人工操作為主，計算機信息技術的應用十分有限，這也拖慢了檔案管理的信息化進程。另外，由于檔案管理技術手段的滯后，使得很多檔案信息都不能及時進行評估和歸檔，時常發生文書檔案資料丟失的現象，無法保證檔案信息的完整性與真實性，這些問題都對檔案管理工作造成很大影響。

2.3 缺乏復合型檔案管理人員

近幾年，檔案文件的收集歸檔管理人才缺乏，大多數檔案文件收集歸檔人員沒有接受過專業知識以及業務培訓，缺失檔案管理經驗，在檔案文件收集歸檔過程中難以適應工作需要，使得收集的檔案水平低、素質差，所以優秀的檔案文件收集歸檔人員對于檔案管理工作的順利進行是非常重要的。

3 檔案收集歸檔的有效管理策略

檔案收集歸檔工作是檔案管理的重要環節，在具體操作的過程中，工作人員要本著認真負責的態度，對不合乎要求的文書檔案應予以剔除，對于文書中的缺項記錄應及時退回補齊。

3.1 強化檔案管理人員的培訓

作為一名優秀的檔案管理人員，不僅要有強烈的檔案管理意識，還應具備專業管理知識及管理能力。通過培訓，培養檔案管理人員對檔案資料的敏感性并增強其管理意識，這樣才能保證文書檔案收集及歸檔工作高效進行。對于部分管理能力不強的人員，應進行有針對性的知識及技能強化培訓，并對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳教育，從而有效提升檔案管理人員的整體素質，進而達到提高文書檔案收集及歸檔工作效率及質量的目的。

3.2 加強檔案管理基礎設施建設

基礎設施的建設與完善是提高檔案管理效率的重要途徑，通過引進先進的信息技術，可以提高檔案管理的現代化水平，促進檔案管理效率的提升。同時，需要為檔案管理部門工作的有效開展提供必要的設施，包括管理技術、管理設備等，要對檔案管理工作的順利開展提供足夠的支持和配合，各個管理部門要配合檔案管理工作的需要，構建檔案管理信息的共享平臺，促進檔案管理效率的提升。

3.3 加強創新意識培養

檔案管理工作人員創新意識的培養，作為優秀的檔案管理工作人員的重要因素之一，就是現代的社會發展和檔案管理工作人員的思想素質上有接軌，我國社會的發展日新月異，在適應發展的新形式上就對檔案管理人員有所要求，包括在業務能力上有所創新。檔案收集的信息化管理是目前的社會發展的主要趨勢，檔案信息的有效化控制在需要建立檔案電子化，由此可見培養出新型網絡型的人才是極為重要的，有著高素質的檔案管理人員團隊則具備與時俱進的特點。培養檔案管理工作人員的創新意識，不僅可以提高檔案管理工作的效率，在檔案資源為社會提供服務的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了顯著效果。檔案管理工作人員整體素質的提高，不僅體現在思維習慣上的改變做到真抓實干，在更新已有知識上的畏難情緒的克服上也有所體現，檔案管理工作人員需做到與時俱進，在工作中開拓創新。

結束語

隨著社會的發展和科技的進步，傳統的檔案管理方式已經無法適應當下社會的發展。新時期檔案管理工作必須緊跟時代發展的需求，提高檔案管理工作的效率和質量。采取科學有效的檔案收集、整理以及歸檔手段，并努力完善管理方式，建立完善基建檔案材料管理制度，才能夠真正發揮出檔案材料的重要價值，才能夠促進整個林業發展健康發展。

參考文獻

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