數(shù)字化檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的方向

王保運(yùn)

德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

數(shù)字化檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的方向

王保運(yùn)

德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)科技的進(jìn)一步普及，信息呈現(xiàn)出爆炸式的增長。信息的及時(shí)收集、整理歸檔、快速檢索變得越來越重要。在這種情況下，數(shù)字檔案開始出現(xiàn)并且蓬勃發(fā)展。相較于有諸多不足的傳統(tǒng)檔案管理模式，更科學(xué)高效的數(shù)字檔案成為主要的檔案管理方式成為了必然趨勢。但同時(shí)，數(shù)字檔案也存在著一些不足，比如說安全系數(shù)過低、與辦公自動(dòng)化軟件不兼容等等。本篇論文的研究目的，是為了通過比較多方面比較數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案，來研究數(shù)字檔案的未來發(fā)展方向以及實(shí)現(xiàn)方式。同時(shí)，將指出數(shù)字檔案目前所面臨的問題，提出有建設(shè)性意見的解決方法。

數(shù)字檔案；檔案管理；檔案建設(shè)；發(fā)展趨勢

1 引言

數(shù)字檔案是信息全球化時(shí)代的必然產(chǎn)物。它作為最新型的檔案信息形態(tài)，通常是指以電子檔案為對象，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，以互聯(lián)網(wǎng)信息控制中心為數(shù)據(jù)庫，將電子信息文件以數(shù)字化的保存方式進(jìn)行“歸檔”的一種檔案管理模式。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，數(shù)字檔案讓信息讓信息不再拘泥于一墻一角，而是真正做到全球互通，全網(wǎng)聯(lián)動(dòng)，做到簡化程序，節(jié)省人工。就拿人事檔案管理來說，這個(gè)檔案的管理對象數(shù)量與流動(dòng)信息都很多。如果是傳統(tǒng)的檔案管理，每一個(gè)職工入職，調(diào)職，辭職等，都必須要走繁復(fù)的程序“歸檔”，而要查詢現(xiàn)有人事的時(shí)候，又必須人工在所有“歸檔”里一個(gè)個(gè)查詢，大大加重了人工，拖累了效率。而現(xiàn)在，當(dāng)我們使用數(shù)字化檔案管理，通過利用方便的信息控制中心這個(gè)電子檔案庫，我們可以在獲知消息的第一時(shí)間就將流動(dòng)的信息編入檔案庫，讓檔案的歸檔與查詢變得更準(zhǔn)確，更動(dòng)態(tài)，更簡潔。

2 數(shù)字檔案的概念與特征

數(shù)字檔案也就是我們經(jīng)常說的電子檔案。目前普遍的定義是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、傳輸和管理的文件。現(xiàn)在認(rèn)定的數(shù)字文件的產(chǎn)生有兩種途徑。一種是在我們使用計(jì)算機(jī)的時(shí)候產(chǎn)生的新信息。另一種則是現(xiàn)有資料的數(shù)字化結(jié)果，比如說辦公類電子文件，mp3文件，WEB頁面等等。在信息科技飛躍發(fā)展的今天，數(shù)字檔案真正改變了檔案工作的模式和環(huán)境，適應(yīng)信息時(shí)代的快節(jié)奏發(fā)展，讓社會(huì)真實(shí)活動(dòng)能變成電子信息及時(shí)存貯起來，讓檔案管理更高效、簡約、全球化，無壁界。這也讓數(shù)字檔案必將取代傳統(tǒng)檔案管理，成為主要的檔案管理模式。據(jù)了解，現(xiàn)在已經(jīng)有很多黨政部門和企事業(yè)單位已經(jīng)開始使用數(shù)字文件和文字檔案。由此可見，數(shù)字文件的普及和數(shù)字檔案的一體化建設(shè)是不可抗拒的歷史潮流。

3 數(shù)字化檔案發(fā)展的必然趨勢

科技的飛速發(fā)展一方面讓我們的生活更加的便捷舒適，但另一方面也帶來了一些無法回避的問題。在過去，信息以地域?yàn)榫窒蓿钥诳谙鄠骱图垙堓d體為主要傳播途徑。這讓信息的管理對象范圍小，管理起來難度低。但當(dāng)信息不再受到局限，以整個(gè)地球?yàn)閭鞑龅兀曰ヂ?lián)網(wǎng)為傳播媒介的時(shí)候，信息的管理對象瞬間大幅度增長，信息的管理變得越發(fā)艱難起來。同時(shí)，信息量的繁多和辦公方式的落后之間的矛盾越來越深，越來越難以回避。在傳統(tǒng)檔案管理中，企業(yè)對此的解決辦法通常是增加辦公人員和經(jīng)費(fèi)。這種經(jīng)營模式大大加重了企業(yè)的成本，降低了企業(yè)的凈利潤，而且并不能帶來企業(yè)工作效率的提高。對此，數(shù)字檔案應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字檔案以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，打破時(shí)空局限與載體局限，將分散龐大的信息資源用數(shù)字化的方式存貯起來。數(shù)字檔案庫就存在與互聯(lián)網(wǎng)的信息控制中心，只要能夠連接互聯(lián)網(wǎng)，就能夠及時(shí)歸檔和查詢當(dāng)前信息，這讓資料的存檔和使用變得更加簡潔高效，讓資源得以實(shí)現(xiàn)全球化的共享和及時(shí)性的利用，讓檔案管理及時(shí)化，動(dòng)態(tài)化，超時(shí)空化。所以我們也將數(shù)字檔案稱作“無墻界檔案”。此外，相較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字檔案既可以省下檔案庫建設(shè)費(fèi)用和保管費(fèi)用，又節(jié)約了復(fù)印資料和人員的不必要消費(fèi)。是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

4 數(shù)字化檔案發(fā)展面臨的問題

在互聯(lián)網(wǎng)科技高速發(fā)展的今天，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理軟件在大型企業(yè)中運(yùn)用的越來越廣泛。但是一個(gè)難題是絕大部分辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是企事業(yè)自己設(shè)計(jì)的軟件，跟目前推廣的數(shù)字檔案現(xiàn)代化管理軟件不兼容。當(dāng)兩者同時(shí)存在的時(shí)候，他們之間難以完成數(shù)據(jù)的傳輸與轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行數(shù)字文件的歸檔，給數(shù)字檔案的建設(shè)造成了極大的困難。同時(shí)，因?yàn)殡娮有畔⒕哂谐瑫r(shí)空性，如果電子防火墻的防護(hù)力度不夠，就會(huì)讓企業(yè)的工作在網(wǎng)絡(luò)上透明化，讓企業(yè)機(jī)密公開化，這會(huì)給企業(yè)的工作帶來不便，甚至是重創(chuàng)，這也讓部分企業(yè)不愿意建設(shè)完整的數(shù)字檔案。除此外，一些企業(yè)還沒有管理數(shù)字文件的意識，依然在使用傳統(tǒng)檔案管理方式。互聯(lián)網(wǎng)在它們看來只是打印出漂亮文檔的工具，它們依然在使用大量的人工、投入大量的經(jīng)費(fèi)來完成信息的錄入、整理和檢索。所以，現(xiàn)在，我們必須要解決辦公自動(dòng)化軟件與檔案管理系統(tǒng)的兼容問題，進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，并且更加大力的推廣數(shù)字檔案，提高企業(yè)的數(shù)字檔案管理意識，才能讓數(shù)字檔案突破現(xiàn)有不足，有更進(jìn)一步的發(fā)展。

5 強(qiáng)化和發(fā)展數(shù)字化檔案

檔案管理不僅需要對各色檔案進(jìn)行專業(yè)的判斷分類，同時(shí)要能夠在密集的信息網(wǎng)中篩選出相關(guān)檔案信息存檔。這對于管理工作人員有著較高的要求。過去，我們的檔案管理采用粗放式經(jīng)營，靠著堆砌大量的人工來滿足檔案工作的需求，維持檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)。但在當(dāng)今信息時(shí)代，龐大的信息量讓傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能夠滿足現(xiàn)在檔案建設(shè)的需求，數(shù)字檔案必將成為潮流。而數(shù)字檔案則對管理人員文件歸納能力、計(jì)算機(jī)使用能力等各項(xiàng)能力都提出了更高的要求。因此，檔案管理正在由粗放的勞動(dòng)密集工作轉(zhuǎn)向精細(xì)的知識工作。在這檔案管理變革的時(shí)代，對現(xiàn)在的檔案人員來說，應(yīng)該順應(yīng)歷史潮流，加強(qiáng)對數(shù)字檔案的認(rèn)知，提高數(shù)字檔案管理水平，更好的服務(wù)于數(shù)字檔案。而相關(guān)企事業(yè)單位則應(yīng)該盡快完成檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，培養(yǎng)更多的高質(zhì)檔案管理人員。

6 結(jié)論

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天，科學(xué)的數(shù)字檔案管理模式以其特有的優(yōu)點(diǎn)，必將成為檔案管理的主要方式。它真正的實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的簡潔化、高效化、及時(shí)化。讓全世界的檔案信息都能夠通過互聯(lián)網(wǎng)連接起來，打破空間與載體的壁壘，真正達(dá)到古人所言“秀才不出門便知天下事”。檔案建設(shè)與我們每一個(gè)人息息相關(guān)，在這歷史性轉(zhuǎn)變時(shí)期，我們不僅要提高信息化水平，以積極的心態(tài)去面對，科學(xué)的方法去克服數(shù)字檔案建設(shè)中的難題，更要對數(shù)字檔案堅(jiān)持規(guī)范化建設(shè)，人性化管理，立足高標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)嚴(yán)要求，以更好地完成檔案管理的轉(zhuǎn)型工作。

[1]劉惠霞.淺談數(shù)字化檔案管理[J].城建檔案，2011，12：45-46.

[2]董永昌，何家蓀.上海.電子文件與檔案管理[M].百家出版社，2001.

[3]張文浩.檔案信息進(jìn)入公共網(wǎng)絡(luò)問題的初探.山西檔案，1999（3）.

王保運(yùn)（1971-），男，漢族，山東德州人，德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，新能源系，教師，檔案管理員，研究方向：檔案管理。