如何提高辦公室檔案的收集整理效率

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對于現代化企業而言辦公室檔案的收集與整理工作不僅是一項十分復雜、繁瑣的工作，同時也與企業運營中的各項工作密切相關。特別是在中國經濟高速發展的今天，辦公室的檔案收集、整理工作更是錯綜復雜，每一名從業者都應當具備一定的工作技能，在提升個人自身素質的同時不斷學習與檔案收集、整理相關的工作，這對提升檔案管理質量具有著決定性因素，同時也會對提升現階段的檔案服務質量與服務水平具有十分重要的指導性作用。

一、影響辦公室檔案收集整理工作的因素

1.人員意識薄弱。現階段的辦公室檔案管理人員依舊存在認識淺薄、意識薄弱等現狀，很多檔案的收集與整理者并沒有接受過專業的檔案管理培訓教育，對于系統化的檔案管理工作更是一知半解。這樣就極易導致檔案管理人員在進行工作中責任心淺薄、保密意識淡薄，最終出現檔案收集過程中的不全面、檔案管理過程中的遺漏以及后期檔案管理工作中的整理不規范等弊端產生。

2.檔案收集、整理人員專業素質參差不齊。由于現階段的企業建設與運營過程中，很多管理者僅僅對一些經濟數據、生產數據十分關注，而忽略了實際工作中的檔案管理服務意識，久而久之便會導致本應當由專人負責的檔案收集與整理工作均有兼職人員完成。而兼職人員的專業性不強、檔案收集與整理工作不到位等將會間接的導致企業辦公室檔案的丟失與破損。

3.辦公室檔案收集與整理的整體工作滯后。現階段的辦公室檔案管理工作不僅缺少系統、科學的規劃設計，同時還缺乏宏觀性與統籌性。久而久之從業者的工作創新度與工作積極性便會產生嚴重的不足，特別是在傳統的辦公室檔案收集與整理工作中，一些“坐、等、靠”等陳舊觀念的存在更是導致了辦公室檔案收集與整理工作的滯后，而在這種環境中所出現的檔案確實、檔案遺漏、檔案損壞等問題更是層出不窮。特別是在很多生產型企業中，辦公室的檔案管理更是具有較強的復雜性與交錯性，這就要求現階段的檔案管理從業人員必須要重視檔案的整體管理工作，將一切可以利用的資源進行有效應用，以此來保證辦公室業務的順利開展與推進。

二、提高辦公室檔案的收集整理效率的手段

1.通過轉變從業者思想提升檔案整理與收集的效率。首先企業就應當做好管理者的思想轉變工作，通過深入了解辦公室檔案收集與整理工作的重要性與內涵，來將辦公室的檔案管理與收集工作納入到日常管理中來，通過委派專人入手進行科學、細致的檔案收集與整理工作。同時，還應當定期、不定期的聘請一些行業專家、學者走入企業展開專項的檔案收集與整理培訓，在講解最新的檔案管理發展趨勢與動態的時候，對現代最先進的檔案管理技術與管理方式提供保障，拓展檔案管理從業人員視野的同時從其思想上進行轉變，在提高學習意識的同時不強化自身綜合素質。對于一些重要的檔案管理崗位，企業相關負責人還應當充分的利用現有宣傳資源來對關鍵的操作者進行保密培訓，在拓展從業者眼界的同時來更新觀念、不斷提高檔案管理的規范性與科學性。

2.提升管理者的從業素質。第一，要培養、引進高素質的應用型人才。在人員選拔與崗位提升的時候，相關的人事管理部門便要對該崗位人員的招聘與選拔進行嚴格要求，只有這樣才能夠確保檔案管理工作的順利開展。第二，從強化先有管理人員素質的同時提升培訓水平。不得不承認辦公室的檔案收集與整理工作是一項復雜而又枯燥的工作。它不僅需要相關的管理者必須擁有默默奉獻、甘于平凡的精神，同時還必須有孜孜不倦、謹慎耐心的品格。所以企業在進行檔案管理人員培訓的時候，必須要從提升相關人員的法律意識、保密意識以及社會責任感等角度來減少工作失誤、提升檔案收集、管理的工作效率。

第三，提升檔案管理人員的專業水準。檔案管理工作是一項十分專業化的工作，特別是在信息化高度發展的今天，管理人員的計算機操作水平與檔案管理專業技術將會直接影響到檔案收集與整理的速度與質量，所以我們的企業在進行培訓的時候必須要強化這個層面的培養。

3.建立健全完善的辦公室檔案反饋機制。這種完善而又健全的檔案管理反饋機制不僅會在掌握企業各方面信息的同時提升企業管理革新，同時還能夠最大程度上提升檔案收集與整理的效率，為從業人員提供一種鞭策效應。反饋的信息不僅具有十分強烈的針對性，同時也十分有利于檔案從業人員將這些反饋信息轉變為一種機制、一種工作方式，以此來促進辦公室檔案管理的內涵，為企業的檔案信息管理提供長效發展。

另一方面，良好而又科學的檔案管理反饋機制還能夠有效的促進各項工作的推進與順利開展，以此為企業員工提供一個開放式、創新式的平臺奠定基礎。

三、結論

現代化企業的辦公室檔案收集與整理工作效率，直接會影響到企業運營過程中各個工作的完成質量，同時也會在整個的辦公室工作中占據重要作用。特別是在一些生產、經營、研發型企業中企業的檔案整理與收集工作將會直接影響到企業文化、教學管理、企風建設和等內容，我們每一名檔案管理從業人員都應當以一種滴水穿石的毅力，在瞬息萬變的檔案管理工作中不斷學習、不斷進取，從完善制度管理、提高人員培訓、轉變管理理念與樹立信息建設等方面入手，為社會的進步與經濟的騰飛奠定基礎。

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