論公共圖書館中的典藏工作

吳國穎

“典”本義指重要的文獻、典籍；“藏”本義指收藏。典藏顧名思義就是指將重要的文獻、典籍收藏起來。當典藏出現在圖書館領域時，則不僅僅是指收藏重要的文獻與典籍，而是指整個圖書館中的文獻收藏、調配和管理，進行這項工作的部門稱為典藏保管部或者典藏管理部。在圖書館的各個工作流程中，典藏工作雖并沒有進行圖書的選購，也沒有參與讀者服務工作，但其工作卻與圖書館各個部門工作均有交叉，也是圖書館業務活動的必備環節。

公共圖書館有別于各類專業圖書館，它的特點在于收藏學科廣泛且面向社會免費開放，公共圖書館的藏書應當以豐富性為原則，盡可能廣泛的收藏各領域各層次的圖書，不僅需要有社科類圖書，也需要為所有的普通居民提供非專業類的通俗讀物、期刊雜志以滿足不同層次讀者對文獻的需求。因此公共圖書館中典藏工作管理范圍更寬，工作也更加繁瑣。

一、典藏工作的內容

典藏工作的主要任務是掌握館藏文獻實時動態，并保證圖書館內珍貴典籍財產的安全保管和防護。其中，掌握館藏文獻的實時動態屬于日常典藏工作，也是典藏工作的重點。

1掌握館藏文獻實時動態

這一環節是典藏部門的日常工作，也是典藏工作的重點。作為搜集、整理、搜藏圖書供人閱讀的機構，對館藏文獻實時動態的監控顯得尤為重要。其工作主要為：進行館藏文獻資料的實時統計，對入藏、調撥、丟失進行實時清點，審核與參與館藏文獻剔舊工作，掌握館藏文獻及其副本的信息。

（一）進行館藏文獻資料的實時統計。公共圖書館由于面向社會公眾免費開放，因此圖書館讀者數量相較于一般專業圖書館更多，日常借閱量較大，在館藏文獻的日常借閱中，圖書損壞或丟失的情況也時常出現。為了掌握館藏文獻數量，則需要對館藏文獻的入藏、調撥、丟失等情況在間隔固定的時間內進行統計，以確保及時在系統中更新館藏數量及館藏地點，保證圖書數量與需求量應該成正比，對丟失的書籍及時進行補缺。對于一些誤操作引起的系統顯示錯誤，應逐本進行核對，并通知相關部門確認和及時更改。實時統計及時發現了入藏和調撥過程中由于錯誤操作或其他原因產生的錯誤，及時進行更正，以確保文獻信息的正確顯示。

（二）審核與參與館藏文獻剔舊工作，并將剔除書籍妥善處理。

剔舊工作的進行有利于優化圖書館的藏書結構，釋放藏書空間來存放。由于公共圖書館需要面向社會各個層次的讀者開放，因此需要的藏書種類相較其他類型的圖書館來說更繁多，于是剔舊工作顯得尤為重要。需要剔舊的文獻類型主要有：過期陳舊的期刊、報紙；在借閱過程中外觀遭到損壞以致無法再流通的報刊、書籍；副本過多導致強占大部分藏書空間的書籍以及有關部門明文通知或禁止流通的書刊。

對于書籍的剔舊，應由窗口部門提出，由典藏部門實地考察與審核過后，才能進行剔除工作，對部分仍能繼續流通或誤剔的書籍，應挑選出來重新上架進行借閱流通。典藏部門的審核與參與，能有效避免操作和識別上的失誤導致具有保存價值及流通價值的書籍被錯剔掉，保證圖書館的藏書數量與質量。

對于剔除的書籍，應由典藏部門做出相應的處理，具體操作有：化漿、捐贈。對于已經完全無法修復與流通以及內容陳舊過時的書刊，可以在相關部門審核之后，進行化漿處理。對于一部分有價值但是卻在本館流通率低的書籍，則可以在剔舊手續辦好之后，通過捐贈的手段，捐贈給那些需要這類書籍的圖書館，物盡其用。

（三）掌握館藏文獻及其副本的信息。典藏工作還包括掌握館藏文獻及其副本的信息，對于不完整的多卷書及丟失、損壞的書籍應該盡快告知采編部進行補缺，以保證館藏文獻的完整性。由于計算機的普及，各大公共圖書館均開始使用自動化設備對內部館藏文獻進行管理，典藏的日常工作還包括，及時核查書本與系統內的書本信息，將不正確的信息進行修改，以確保讀者可以檢索到正確的文獻信息及位置。

（四）典藏人員需要定期檢查書庫情況，對在借閱瀏覽過程中造成了損壞但損壞不嚴重的書籍進行補修，裝訂。

2保證公共圖書館內珍貴典籍財產的安全保管和防護。典藏的本意為將重要的文獻、典籍收藏起來。因此，圖書館內珍貴典藏財產的安全保管和防護也成為典藏工作之一，將珍貴的典藏文獻收集起來并對其進行紀錄與整理，做好日常防護工作，避免老鼠、蛀蟲等對典藏文獻的侵害。在外借過程中，必須保證有借有還，對于丟失無法再補缺的珍貴文獻及書籍，應做到只在指定區域瀏覽，并督促讀者在瀏覽過程中對文獻的保護。

二、典藏工作的意義

典藏工作是公共圖書館業務活動的必備環節，在圖書館的工作開展中有重要作用。典藏部門的工作與借閱部、采編部等各個部門的工作均有交叉，將圖書館內各部門的工作聯系起來，起到了部門工作的銜接作用。典藏部門的成立規范了圖書館內的文獻管理，保證了館藏文獻從質量和數量上能做到最大限度的服務讀者。文獻信息資源是圖書館賴以存在和開展工作的物質基礎，作為典藏部的日常工作則是將整理、完善后及時更新的館藏文獻的信息呈現給讀者，因此典藏部保證了圖書館對文獻的有效收集與保管。

1對館藏文獻的后續管理及跟蹤監控

采編部對書刊進行有選擇的采購后，進入編目流程，之后書刊根據自身的種類被分入各個窗口上架之后進入流通借閱。進人流通之后，窗口僅對借出、還入、欠費、丟失等情況進行登記，并及時作出賠償要求，對于要調撥和剔舊的書籍提出申請。這時候對圖書的后續管理過跟跟蹤監控就需要典藏部來處理。典藏工作的進行可以對書刊從上架后直到最后作出處理，一直對書籍進行后續管理與跟蹤監控，對在流通過程中被損壞、被丟失的書籍及時作出統計，并將數據交由采編部，由其及時對書刊進行查漏補缺。查漏補缺可以保證圖書館內文獻的完整性，更能保證讀者對文獻的需求，使其能在借閱過程中獲得需要的資料，達到圖書館作為傳播文化的中間站的重要作用。除了館藏信息的統計與變更外，圖書剔舊的典藏工作也可以及時為圖書館優化館藏結構，釋放館藏空間，對于已經損壞無法借閱流通，或對與我館藏書結構不符而導致出借率極低的書刊，可由借閱窗口部門提出，交由典藏部審核并剔除，剔除后的書籍可以視情況而定決定是做銷毀處理還是捐贈給需要該文獻的機構或圖書館，公共圖書館的特殊性更決定了館藏文獻的多樣化更需要典藏工作來進行約束。典藏對文獻的實時監控和跟蹤管理對圖書館的館藏文獻和館藏空間做出了有效的優化，并能保證圖書館在第一時間呈現給讀者最正確的文獻資料情況，對圖書館來說有著不可替代的作用。

2規范圖書館內的文獻管理

典藏部為做到及時準確的管理館內文獻的動向及處理，會制定系統的規章管理制度，如：調撥、剔舊等操作應遵守的流程。對于這些操作，必須嚴格遵守流程，對于被操作的館藏文獻，應對照相關制度進行逐一審核，使文獻的每一個動作都有章可循，對于各類館藏文獻的調撥、剔舊都應該嚴格按照規章制度進行審核，在相關部門的同意下，方可進行，規范的管理制度，有利于降低誤操作引起的有價值的館藏文獻流失。專人管理也能夠及時發現館藏錯誤，進而通過實際確認，從而做到更正錯誤的館藏文獻信息，讓讀者在短時間內準確的找到所需要的書籍，最大限度的利用圖書館，滿足群眾對文獻的需求。由熟悉典藏工作的專人管理，讓館藏文獻在流通和處理的過程中，能盡量減少人為操作上失誤的產生，同時專人的管理也能起到監督作用，降低由于誤操作使公共圖書館流失有價值的文獻，更能通過處理過時陳舊的文獻而釋放更多空間放入新文獻的規范的文獻管理，保證圖書館文獻的實時性，有利于圖書館優化藏書結構，讓館藏文獻盡可能的處于正確的位置上，讓圖書管理有據可循。

3保證館藏文獻的質量與數量

典藏工作有利于保證公共圖書館藏書從質量和數量上做到最大限度服務讀者。

（一）質量。從入藏開始就對館藏文獻進行統計與糾錯，發現錯誤的館藏信息及時提出，并交由相關部門進行修改。對于失去實效性的期刊、流通率較低的書刊、外觀遭到破損無法借閱以及違反國家法律規定的書刊進行及時的清點，并作出相應的處理。典藏的工作從質量上保證了館藏文獻的時效與優質，使圖書館呈現給讀者最佳的狀態供讀者進行借閱與學習。

（二）數量。由于一個時間段內，某類文學作品或期刊深受讀者歡迎，可能就會產生副本的反復購買，但這類文學作品時效性卻不強，過了一個時間段可能借閱的人就大大減少，而另一類文學作品開始進入人們視線并深受歡迎。但在這個過程中，由于借閱的人激增，而原本數量有限，為了滿足讀者的節約需求，圖書館可能會對該書進行反復的購買，導致副本數量增加，時效一過，大量的副本又造成積壓，嚴重浪費了圖書館有限的藏書空間。通過典藏的工作，可以對這些書籍進行分類整理，對于外觀尚可的書籍，可以挑出調撥到儲備書庫，而對于外觀已嚴重損壞的，則通過相關程序進行剔舊處理。及時處理可以釋放大量的藏書空間，為其他有價值的新文獻的增加帶來空間。對于多卷書缺失的部分，典藏的工作也可以及時進行查漏補缺。保證了圖書館藏書的系統性與完整性。

三、如何做好公共圖書館的典藏工作

要做好公共圖書館的典藏工作，主要要做到以下幾點：

1完善典藏制度

中國有句古話：“無規矩不成方圓”。任何工作都應有一個具體的制度作為行動的依據與行為準則。雖然典藏工作在進行之前肯定就已經指定了一部分制度，但是在實際工作的操作中，肯定也會隨之遇到許多問題與困難，這就要求典藏部門及時根據遇到的問題和困難，做出相應的解決方案，對于既定的規則，可以制定成固定的典藏制度，作為日常工作行為準則。

2建立三線典藏制

按照圖書的新舊程度和利用率的高低，劃分一、二、三線書庫，并按此組織圖書館藏書的典藏制度。它把藏書區分為利用率最高的、較高的和低的三部分，然后按照這個順序把利用率最高的藏書組織到一線書庫，把利用率較高的藏書組織到二線書庫，把利用率低的藏書組織到三線書庫。三線典藏制能有效的優化藏書結構，方便讀者的查詢，讓館藏文獻得到充分利用。對公共圖書館而言，針對讀者的多層化，三線典藏制更適用于各個層次的讀者借閱文獻。同時對工作人員而言，三線典藏制將館藏資源一目了然的展示在眼前，更有利于工作人員熟悉和研究藏書，以便對藏書和圖書館做出最好的決策。

3提高人員素質

部門中工作人員的素質決定了部門的工作效率，作為典藏部門的工作人員，應具備以下素質：

（一）專業素質。

專業的素質決定典藏人員在工作過程中對遇到的情況所作出的判斷，有經驗，有專業素養的工作人員可以鑒別出文獻信息是否有誤，是否需要作出相應更改，或文獻具體應當怎么處理。好的工作人員可以有效避免圖書館有價值文獻的誤流失，并且可以高質高效的完成分內的工作。因此，典藏管理人員需要不斷學習業務知識，提高業務技能，提高專業糾錯能力。

（二）愛崗敬業

態度決定一切，除了具備過硬的專業素養之外，愛崗敬業的工作態度更是決定人員素質的重要因素之一。典藏工作人員應具備強烈的事業心與高度的責任感，并且具有良好的職業操守與道德規范，一絲不茍的履行自己的工作職責，把做好圖書館典藏工作，提高館藏質量，全心全意為讀者服務作為自己的最高目標與追求。

4加強對文獻的保護

為了避免館藏文獻遭受自然和人為的損壞，以延長文獻的使用時限，在加強對文獻保護的情況下，應做到防火、恒溫恒濕、防光、防霉、防蟲、防鼠等。文獻的損壞主要來自于借閱流通中讀者對其的損壞，及在館保管期間由于操作不當引起的損壞。作為讀者的損壞，圖書館無法對其進行常規約束，對于讀者損壞的書籍，只能進行修補或剔舊。因此，對于在館文獻，在保管期間引起的損壞應當盡量避免。

（一）防火。紙質文獻和縮微文獻均為易燃物，因此防火是文獻收藏單位的首要任務。除了日常工作中盡量避免火源的出現之外，例行的安全排查也能有效減少隱患的存在，從而從根本上避免起火。圖書館應盡量裝備有效的滅火裝置，以便在火災發生時能第一時間予以撲滅，避免火災蔓延。

（二）恒溫恒濕。對于圖書館中珍貴的館藏文獻、善本資料應當恒溫恒濕進行保管，以避免由于保管不當使珍貴文獻收到損壞。

（三）防光。太陽光中紫外線的照射，容易引起紙張發黃變脆，因此置遮陽板或涂抹濾紫涂料、室內避免使用熒光燈等措施皆可以避免文獻收到強光損害。

（四）防霉。書庫應經常保持干燥通風，以避免霉菌對紙張組織的損害。

（五）防蟲。紙質文獻由于其本身的特點，易受到書蟲的侵害。為避免此情況的產生，應定期在文獻存放處投放防蟲劑。

（六）防鼠。由于書刊經過裝訂、修補，有漿料或因書刊粘有食物而致使被老鼠啃咬。因此應搞好清潔衛生。圖書館藏書是個不斷發展，不斷完善的整體。而作為圖書館中的一個重要部門，典藏部門也應該在工作中不斷自我完善，以更好的為圖書館事業建設添磚加瓦。