高校審計檔案管理優(yōu)化建議

岳凡琦

摘 要：目前我國高校審計工作發(fā)展迅速，但與之相適應(yīng)的檔案管理建設(shè)仍舊略顯滯后，需要審計工作者加強檔案意識，提高審計檔案管理質(zhì)量，高校也應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)制度體系，用以監(jiān)督、激勵審計檔案管理人員。該文主要針對高校審計檔案建設(shè)現(xiàn)狀進行了分析，并針對實際工作中存在的不足提出了幾點優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：高校審計 檔案 管理

中圖分類號：G647.24 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）06（a）-0145-02

隨著現(xiàn)代社會信息化程度越來越高，審計信息如何能夠在高校管理中發(fā)揮更大的作用，成為了審計檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。高校審計管理工作中必須強調(diào)新形勢需求，審計人員只有規(guī)范管理，建立全面完善的審計檔案，才能更好地挖掘利用審計成果。但是審計工作具有特殊性，審計檔案管理無法適用一般的檔案管理辦法，而高校審計檔案管理也不同于國家審計檔案管理，因此必須結(jié)合高校審計工作實際需求，建立與實際工作相適應(yīng)的審計檔案管理體系。

1 審計檔案的作用

高等教育改革是當(dāng)前我國教育體系改革的重點和難點，隨著改革的深入，社會各界的關(guān)注度以及政府的投入度越來越強，高校規(guī)模也隨之迅速擴張。人們對于高等教育經(jīng)費的管理使用也開始予以關(guān)注，如何優(yōu)化經(jīng)費使用監(jiān)督體系成為了當(dāng)前高校管理工作的重點。從內(nèi)部分析，審計檔案工作可以真實地記錄高校審計活動，為內(nèi)部審計考察提供可靠依據(jù)，并且通過對歷史工作的研究可以有效提高審計工作質(zhì)量。因此建立完善的審計檔案管理系統(tǒng)對高校的整體發(fā)展意義重大。

1.1 提供素材

通過對審計實踐的總結(jié)可以不斷更新審計理論體系，而審計檔案是記錄詳細審計實踐的載體，可以為高校審計工作的總結(jié)提供詳細案例資料，是高校審計部門進行學(xué)術(shù)理論研究的重要素材來源。

1.2 積累資料

高校審計工作仍舊在不斷發(fā)展和完善中，同高校的整體發(fā)展相比，審計工作水平仍舊略顯滯后。而通過審計檔案的建立，可以為高校審計工作提供系統(tǒng)的實踐資料，從中可以更好地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，總結(jié)工作規(guī)律，尋求更加完善的管理規(guī)范和審計體系。

2 高校審計檔案管理工作中的問題

隨著高校管理工作的不斷完善，內(nèi)部管理工作人員開始逐步地認識到審計工作對于內(nèi)部監(jiān)督管理的重要性，同時也意識到建立完善的審計檔案對于推動高校審計工作發(fā)展具有重要意義。雖然近年來高校審計檔案管理發(fā)展迅速，但由于起步較晚，且領(lǐng)導(dǎo)層的重視度不足，在檔案歸檔以及后期的管理中仍舊存在諸多不完善之處，甚至很多方面無法適應(yīng)當(dāng)前高校管理工作發(fā)展要求，對此進行總結(jié)主要包括以下幾方面。

2.1 認識不足

雖然隨著審計工作體系的完善，越來越多的高校開始意識到審計工作對于高校的整體管理建設(shè)以及內(nèi)部管理的重要性，但是相關(guān)檔案管理工作仍舊不受重視。高校管理階層并沒有真正將審計檔案管理列入審計工作議事日程，也沒有對相關(guān)工作進行全面規(guī)劃，審計檔案管理人員隊伍嚴(yán)重不足，且職責(zé)不明。由于認識不足，審計檔案管理工作人員在工作中也存在懈怠和隨意的心態(tài)，這些都是審計檔案管理質(zhì)量提高的阻礙。

2.2 方法不科學(xué)

高校審計檔案管理工作由于起步較晚，很多高校并沒有建立專門的檔案管理隊伍，很多審計檔案管理人員都是臨時抽調(diào)或兼職人員，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)經(jīng)驗，在操作規(guī)程以及管理技術(shù)上都缺乏專業(yè)知識和相關(guān)經(jīng)驗，很多應(yīng)當(dāng)歸檔的資料并沒有及時地收集歸檔，因此實際工作中根本無法有效保管利用檔案，即便是管理得當(dāng)，也不能保證這些資料檔案的查找利用。另外，相關(guān)管理設(shè)施建設(shè)也并不完善。文件檔案隨意堆放，雜亂無章，隨著時間的增加和資料的累積，很容易導(dǎo)致資料的丟失。

2.3 工作不規(guī)范

很多高校無法做到審計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，更不要說審計案卷歸檔、管理的正規(guī)程序。這種不規(guī)范的管理工作既影響了審計檔案的形成，也容易導(dǎo)致相關(guān)資料的缺失，對檔案質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。這種不規(guī)范性在內(nèi)部審計中表現(xiàn)最為明顯。很多高校審計檔案管理人員在進行審計工作底稿記錄時只進行簡單的人工記錄，且后期的簽字手續(xù)不完善，如此更加無法保證審計檔案的真實性。

2.4 人員素質(zhì)因素

審計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接制約著審計工作的質(zhì)量，影響著審計隊伍的形象。人們往往把審計檔案工作看成是誰都能勝任的工作，審計檔案人員本身也對審計檔案的開發(fā)與利用認識不夠，人員素質(zhì)和職業(yè)道德有待提高。

3 優(yōu)化措施

3.1 相關(guān)管理制度的建立健全

高校應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)管理規(guī)定結(jié)合實際制定與本校審計檔案管理相適應(yīng)的規(guī)章制度。同時，高校應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以保證審計檔案的立卷歸檔工作有據(jù)可依，通過規(guī)范的統(tǒng)一保證審計檔案質(zhì)量，建立完整完善的管理體系。在檔案的移交保管以及查閱借閱方面，高校也應(yīng)當(dāng)建立完善的管理制度，從而規(guī)范檔案保管工作以及查閱借閱程序，避免后期的保管利用中造成檔案的損毀、遺失。除此之外，還應(yīng)當(dāng)建立明確的責(zé)任劃分制度，以明確檔案負責(zé)人和相關(guān)管理工作人員的職責(zé)。通過制度的建立健全，可以為審計檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化提供更加有力的保障，因此建立健全完善的審計檔案管理制度是優(yōu)化高校審計檔案管理工作的基礎(chǔ)。

3.2 提高認識

要搞好審計檔案管理工作，首先要在思想上高度重視。要認識到審計檔案規(guī)范整齊、管理嚴(yán)格，可為學(xué)校加強內(nèi)部經(jīng)濟管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)；為審計部門考核審計組、審計人員的工作提供依據(jù)；查閱審計檔案可為審計人員提高工作技能提供全面的教育素材。只有提高了對審計檔案重要性的認識，才會自覺地貫徹審計規(guī)范，把審計署印發(fā)的《審計機關(guān)審計檔案工作的規(guī)定》等文件落實到行動上，真抓實干，抓出成效。

3.3 改進管理方法

隨著審計事業(yè)的發(fā)展，審計的內(nèi)容和方法不斷地發(fā)生變化，審計技術(shù)也將實現(xiàn)由“手工”向“計算機”審計的跨越。面對審計業(yè)務(wù)的發(fā)展，審計檔案的形成和管理將會不斷地遇到新的問題和挑戰(zhàn)。這就要求審計檔案管理部門和審計工作者在審計過程中，及時解決和發(fā)現(xiàn)影響審計檔案質(zhì)量的問題，這對提高審計資源使用效率和審計質(zhì)量具有十分重要的作用。審計人員在工作過程中只要注意開拓思路，總結(jié)經(jīng)驗就可以開創(chuàng)出更多、更實際的審計方法，有力地推進審計業(yè)務(wù)向更高層次發(fā)展，使審計檔案的質(zhì)量和管理水平適應(yīng)審計業(yè)務(wù)的發(fā)展并逐步得到完善和提高。

3.4 明確工作權(quán)責(zé)

相關(guān)工作準(zhǔn)則中對審計檔案的建立提出了明確的要求，由審計組負責(zé)。通過主審人員對審計項目進行宏觀上的把控，對審計人員進行督促，保證審計人員能夠依照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求進行審計檔案的整理、收集、裝訂，并在審計活動結(jié)束后，由專門的檔案管理人員對審計檔案進行復(fù)核，從而保證檔案質(zhì)量。

3.5 加強隊伍建設(shè)

審計人員在開展業(yè)務(wù)范圍內(nèi)工作、履行職責(zé)的過程中應(yīng)當(dāng)遵循一定的職業(yè)道德。做到客觀公正，保證審計工作的相對獨立，完善服務(wù)管理。而在審計檔案管理中，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)具有這樣的職業(yè)道德，只有具備專業(yè)的工作素養(yǎng)和敬業(yè)精神的管理人員才能保證審計檔案管理工作質(zhì)量。因此必須加強審計檔案管理隊伍建設(shè)，通過崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)精神。

4 結(jié)語

通過上述分析可以看出，高校審計檔案管理工作對于高校管理發(fā)展而言意義重大，但是實際工作中仍舊存在諸多不足，還需要相關(guān)工作人員繼續(xù)予以完善。

參考文獻

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