設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性研究

劉志英

摘 要：檔案管理是用于儲存信息的一種手段，對于疾控中心的設(shè)備信息管理來說極其重要。因此，疾控中心應(yīng)重視檔案管理工作，唯有認(rèn)識到檔案管理的重要性，找出管理工作中的不足和缺陷，才能制定科學(xué)的應(yīng)對措施，開展有效的設(shè)備檔案管理工作，促進(jìn)疾控中心事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：設(shè)備檔案；疾控中心；檔案管理；重要性

檔案管理工作需要重視專業(yè)性和機(jī)密性，也是確保相關(guān)單位高效運(yùn)行的重要條件。因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，許多高端先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備被引入衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，如何規(guī)范地建檔備檔，對儀器設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，是疾控中心目前需要解決的問題。疾控中心主要是為地區(qū)疾病預(yù)防控制和衛(wèi)生監(jiān)測服務(wù)的，國家衛(wèi)生部門對疾控事業(yè)非常重視，并且為省疾控中心配備了很多檢測儀器。面對大量的儀器設(shè)備，疾控中心更應(yīng)加強(qiáng)對設(shè)備檔案的管理，這也是加快建設(shè)高效衛(wèi)生體系的重要舉措。

1 疾控中心設(shè)備檔案管理工作的缺陷

1.1 管理方式落后

雖然我國各地區(qū)的檔案事業(yè)近幾年取得了一些進(jìn)展，國家也對此給予了充分重視，疾控中心的信息管理平臺也成功建立。但是因?yàn)橥度胭Y金不足這個(gè)問題，檔案管理配置還比較欠缺，這也導(dǎo)致檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性降低，尤其是設(shè)備管理方面更加突出。

1.2 管理人員水平低

檔案管理是疾控中心工作中最容易被忽視的一項(xiàng)工作，因此，疾控中心對管理人員的素質(zhì)要求也不會(huì)很高，有時(shí)候甚至?xí)屍渌块T的員工兼任。因?yàn)榇蠹叶疾恢匾暀n案管理，做事的時(shí)候也是抱著敷衍了事的態(tài)度，缺乏責(zé)任感和耐心，所以疾控中心的檔案比較混亂，甚至有些檔案丟失了都無人知曉，等到要用的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)“不翼而飛”，整個(gè)工作的效率非常低。

2 在疾控中心檔案管理中加強(qiáng)設(shè)設(shè)備檔案管理的重要性

2.1 為疾控中心運(yùn)行打下基礎(chǔ)

設(shè)備檔案管理是疾控中心高效運(yùn)作的硬件保障，疾控中心加強(qiáng)設(shè)備檔案管理，其實(shí)是對設(shè)備維護(hù)、檢測、換置和保存等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，這一舉措對整個(gè)疾控中心來說意義重大。一般來說，疾控中心應(yīng)該了解每一項(xiàng)設(shè)備器材，包括原始狀態(tài)、運(yùn)行狀態(tài)和市場情況都要了解，然后根據(jù)這些信息制定管理計(jì)劃，這樣才能做到符合市場發(fā)展需求，并在此基礎(chǔ)上得到優(yōu)化，從而提高疾控中心的運(yùn)行效率。設(shè)備檔案管理主要包括設(shè)備使用壽命、維修護(hù)理計(jì)劃和設(shè)備更新日期等內(nèi)容。

2.2 提升檔案管理工作層次

從層次意義上來講，設(shè)備檔案管理屬于疾控中心總體檔案管理的一小部分，而且占據(jù)關(guān)鍵地位。由此得知提升設(shè)備檔案管理工作的層次也有益于總體檔案管理工作層次的提升。從設(shè)備檔案管理工作的內(nèi)容來看，疾控中心要想對檔案進(jìn)行有效管理，就必須先了解設(shè)備器材的具體情況，然后對其進(jìn)行分類整理。比如說，可以根據(jù)設(shè)備生產(chǎn)時(shí)間、使用壽命和維護(hù)周期進(jìn)行分類，這樣可以保障疾控中心設(shè)備的正常運(yùn)作，再結(jié)合其他檔案進(jìn)行綜合管理，就可以提升疾控中心的整體水平。因此，只有對設(shè)備檔案情況進(jìn)行了解，才可以完成規(guī)劃管理工作，為其他檔案管理工作指明方向，進(jìn)一步完善檔案管理體系。

3 加強(qiáng)設(shè)備檔案管理的建議

3.1 將設(shè)備檔案管理納入疾控中心目標(biāo)管理

在這幾年內(nèi)已經(jīng)被納入疾控中心的質(zhì)量管理目標(biāo)管理，并且建立了專門的檔案管理委員會(huì)，由疾控中心的主管和處所負(fù)責(zé)人構(gòu)成，中心檔案室還安排了兼職檔案人員，并設(shè)置了完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣相關(guān)人員就可以配合檔案人員做好檔案收集工作，并根據(jù)設(shè)備和儀器的購置過程形成記錄資料，以免造成材料缺失。

3.2 完善儀器設(shè)備檔案

設(shè)備檔案以后，并不能說明檔案管理工作就結(jié)束了。如果有些設(shè)備的部件丟失了，還要設(shè)法追回來，并與之相關(guān)的文件存入檔案庫。在清點(diǎn)購買的設(shè)備時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)某些附件或器械缺少的情況，比如說同時(shí)進(jìn)口設(shè)備配置國產(chǎn)電腦，但是這些構(gòu)件不能同時(shí)到貨，因此檔案管理人員就要留下該公司的聯(lián)系方式，記錄好缺少的部件名稱和數(shù)量，等所有構(gòu)件到齊再仔細(xì)查看，進(jìn)一步完善缺失部件信息。然后把欠條歸還公司的工程師，把部件清單歸入檔案，還要注明后續(xù)設(shè)備的到貨日期和歸檔日期。如果出現(xiàn)加或者軟件升級的情況，就要增加軟件光盤和硬件說明書等資料。現(xiàn)在有很多儀器都需要經(jīng)常升級，或者添加模塊，因此管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心，及時(shí)補(bǔ)充這些軟硬件資料，并且要注明添加了哪些檔案以及具體時(shí)間，這樣便于日后查找和使用。

3.3 充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被運(yùn)用于多個(gè)領(lǐng)域，對于疾控中心設(shè)備檔案管理工作來說，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行管理也是非常有必要的。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對設(shè)備檔案進(jìn)行管理，具有較高的安全性和工作效率，是一種比較可靠的方式。而且計(jì)算機(jī)管理模式能夠簡化設(shè)備檔案管理程序，節(jié)約工作人員的時(shí)間，刪減了許多繁瑣的環(huán)節(jié)，讓工作效率得到大幅提升。計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用科學(xué)的智能化管理方式，讓疾控中心設(shè)備檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，從而全面提升檔案管理水平。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)信息共享功能，讓疾控中心的每個(gè)部門都能了解設(shè)備檔案信息，這樣就可以快速安排設(shè)備使用計(jì)劃，盡量滿足內(nèi)部人員的工作需求，對于社會(huì)發(fā)展也是意義重大。

3.4 加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

無論哪一項(xiàng)工作，都需要優(yōu)秀的工作人員才能順利開展。因此，培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理人員，可以有效提升管理水平。幾恐慌中心應(yīng)為工作人員安排一些專業(yè)培訓(xùn)，可以采取定期或不定期形式，并根據(jù)工作人員的工作內(nèi)容和工作情況作出合理的安排，致力于提升工作人員的整體素質(zhì)，端正他們的工作態(tài)度，增強(qiáng)他們的管理能力。此外，還可以聘用一些專業(yè)管理人才，讓他們指導(dǎo)其他員工，在實(shí)際工作中進(jìn)行針對性輔導(dǎo)。

3.5 加大設(shè)備檔案管理投入

的檔案儲備在我國屬于公共資源，肩負(fù)著記錄信息和服務(wù)大眾的責(zé)任，設(shè)備檔案在其中發(fā)揮著重要作用。因此，疾控中心亟需提高檔案管理工作水平，相關(guān)部門也要加大資金投入，完善設(shè)備檔案管理的設(shè)施和工作環(huán)境。要想確保檔案管理的質(zhì)量，就要先做到完整保存檔案，在利用信息化手段進(jìn)行管理時(shí)，要注意觀察找出問題，然后及時(shí)采取措施。除了配備管理設(shè)施以外，也要注意提高設(shè)備檔案管理的安全性。也就是設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻，以免因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)問題影響到設(shè)備檔案的安全，導(dǎo)致儲存的檔案被刪除或銷毀。另外，還要購買防火器材，這樣在出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)就可以及時(shí)挽救。

4 結(jié)語

隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展和患者對服務(wù)需求的增加，各地疾控中心的運(yùn)作需要接受新時(shí)代的挑戰(zhàn)。做好設(shè)備檔案管理工作不僅可以為疾控中心的運(yùn)作保駕護(hù)航，還可以推動(dòng)疾控中心的可持續(xù)發(fā)展。本文根據(jù)調(diào)查和分析，簡短地概括了疾控中心設(shè)備檔案管理工作的缺陷，并剖析了在疾控中心檔案管理中加強(qiáng)設(shè)設(shè)備檔案管理的重要性，希望能為設(shè)備檔案管理水平的提升提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]萬蓉.設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2013，05：312-313.

[2]楊云偉.試論疾控中心檔案管理中設(shè)備檔案的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，01：95-96.

[3]黃以寧.探討設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性[J].經(jīng)營管理者，2016，16：304.