設備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性研究

劉志英

摘 要：檔案管理是用于儲存信息的一種手段，對于疾控中心的設備信息管理來說極其重要。因此，疾控中心應重視檔案管理工作，唯有認識到檔案管理的重要性，找出管理工作中的不足和缺陷，才能制定科學的應對措施，開展有效的設備檔案管理工作，促進疾控中心事業的發展。

關鍵詞：設備檔案；疾控中心；檔案管理；重要性

檔案管理工作需要重視專業性和機密性，也是確保相關單位高效運行的重要條件。因為科學技術在不斷發展，許多高端先進的醫療設備被引入衛生機構，如何規范地建檔備檔，對儀器設備進行嚴格管理，是疾控中心目前需要解決的問題。疾控中心主要是為地區疾病預防控制和衛生監測服務的，國家衛生部門對疾控事業非常重視，并且為省疾控中心配備了很多檢測儀器。面對大量的儀器設備，疾控中心更應加強對設備檔案的管理，這也是加快建設高效衛生體系的重要舉措。

1 疾控中心設備檔案管理工作的缺陷

1.1 管理方式落后

雖然我國各地區的檔案事業近幾年取得了一些進展，國家也對此給予了充分重視，疾控中心的信息管理平臺也成功建立。但是因為投入資金不足這個問題，檔案管理配置還比較欠缺，這也導致檔案管理的有效性和準確性降低，尤其是設備管理方面更加突出。

1.2 管理人員水平低

檔案管理是疾控中心工作中最容易被忽視的一項工作，因此，疾控中心對管理人員的素質要求也不會很高，有時候甚至會讓其他部門的員工兼任。因為大家都不重視檔案管理，做事的時候也是抱著敷衍了事的態度，缺乏責任感和耐心，所以疾控中心的檔案比較混亂，甚至有些檔案丟失了都無人知曉，等到要用的時候才發現已經“不翼而飛”，整個工作的效率非常低。

2 在疾控中心檔案管理中加強設設備檔案管理的重要性

2.1 為疾控中心運行打下基礎

設備檔案管理是疾控中心高效運作的硬件保障，疾控中心加強設備檔案管理，其實是對設備維護、檢測、換置和保存等環節加強管理，這一舉措對整個疾控中心來說意義重大。一般來說，疾控中心應該了解每一項設備器材，包括原始狀態、運行狀態和市場情況都要了解，然后根據這些信息制定管理計劃，這樣才能做到符合市場發展需求，并在此基礎上得到優化，從而提高疾控中心的運行效率。設備檔案管理主要包括設備使用壽命、維修護理計劃和設備更新日期等內容。

2.2 提升檔案管理工作層次

從層次意義上來講，設備檔案管理屬于疾控中心總體檔案管理的一小部分，而且占據關鍵地位。由此得知提升設備檔案管理工作的層次也有益于總體檔案管理工作層次的提升。從設備檔案管理工作的內容來看，疾控中心要想對檔案進行有效管理，就必須先了解設備器材的具體情況，然后對其進行分類整理。比如說，可以根據設備生產時間、使用壽命和維護周期進行分類，這樣可以保障疾控中心設備的正常運作，再結合其他檔案進行綜合管理，就可以提升疾控中心的整體水平。因此，只有對設備檔案情況進行了解，才可以完成規劃管理工作，為其他檔案管理工作指明方向，進一步完善檔案管理體系。

3 加強設備檔案管理的建議

3.1 將設備檔案管理納入疾控中心目標管理

在這幾年內已經被納入疾控中心的質量管理目標管理，并且建立了專門的檔案管理委員會，由疾控中心的主管和處所負責人構成，中心檔案室還安排了兼職檔案人員，并設置了完整的檔案管理網絡。這樣相關人員就可以配合檔案人員做好檔案收集工作，并根據設備和儀器的購置過程形成記錄資料，以免造成材料缺失。

3.2 完善儀器設備檔案

設備檔案以后，并不能說明檔案管理工作就結束了。如果有些設備的部件丟失了，還要設法追回來，并與之相關的文件存入檔案庫。在清點購買的設備時，經常會發現某些附件或器械缺少的情況，比如說同時進口設備配置國產電腦，但是這些構件不能同時到貨，因此檔案管理人員就要留下該公司的聯系方式，記錄好缺少的部件名稱和數量，等所有構件到齊再仔細查看，進一步完善缺失部件信息。然后把欠條歸還公司的工程師，把部件清單歸入檔案，還要注明后續設備的到貨日期和歸檔日期。如果出現加或者軟件升級的情況，就要增加軟件光盤和硬件說明書等資料?，F在有很多儀器都需要經常升級，或者添加模塊，因此管理人員要增強責任心，及時補充這些軟硬件資料，并且要注明添加了哪些檔案以及具體時間，這樣便于日后查找和使用。

3.3 充分利用計算機技術

計算機技術已經被運用于多個領域，對于疾控中心設備檔案管理工作來說，充分利用信息技術進行管理也是非常有必要的。運用計算機技術對設備檔案進行管理，具有較高的安全性和工作效率，是一種比較可靠的方式。而且計算機管理模式能夠簡化設備檔案管理程序，節約工作人員的時間，刪減了許多繁瑣的環節，讓工作效率得到大幅提升。計算機管理運用科學的智能化管理方式，讓疾控中心設備檔案管理進入數字化時代，從而全面提升檔案管理水平。另外，計算機技術還可以實現信息共享功能，讓疾控中心的每個部門都能了解設備檔案信息，這樣就可以快速安排設備使用計劃，盡量滿足內部人員的工作需求，對于社會發展也是意義重大。

3.4 加強管理人員培訓

無論哪一項工作，都需要優秀的工作人員才能順利開展。因此，培養出優秀的檔案管理人員，可以有效提升管理水平。幾恐慌中心應為工作人員安排一些專業培訓，可以采取定期或不定期形式，并根據工作人員的工作內容和工作情況作出合理的安排，致力于提升工作人員的整體素質，端正他們的工作態度，增強他們的管理能力。此外，還可以聘用一些專業管理人才，讓他們指導其他員工，在實際工作中進行針對性輔導。

3.5 加大設備檔案管理投入

的檔案儲備在我國屬于公共資源，肩負著記錄信息和服務大眾的責任，設備檔案在其中發揮著重要作用。因此，疾控中心亟需提高檔案管理工作水平，相關部門也要加大資金投入，完善設備檔案管理的設施和工作環境。要想確保檔案管理的質量，就要先做到完整保存檔案，在利用信息化手段進行管理時，要注意觀察找出問題，然后及時采取措施。除了配備管理設施以外，也要注意提高設備檔案管理的安全性。也就是設置計算機防火墻，以免因為網絡問題影響到設備檔案的安全，導致儲存的檔案被刪除或銷毀。另外，還要購買防火器材，這樣在出現突發狀況時就可以及時挽救。

4 結語

隨著醫療技術的不斷發展和患者對服務需求的增加，各地疾控中心的運作需要接受新時代的挑戰。做好設備檔案管理工作不僅可以為疾控中心的運作保駕護航，還可以推動疾控中心的可持續發展。本文根據調查和分析，簡短地概括了疾控中心設備檔案管理工作的缺陷，并剖析了在疾控中心檔案管理中加強設設備檔案管理的重要性，希望能為設備檔案管理水平的提升提供依據。

參考文獻

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