淺談檔案管理信息化建設

李文芬

摘 要：檔案信息化建設是眾多信息化建設的重要組成部分，是檔案部門參與國民經濟和社會信息化的具體表現，也是檔案部門進一步深化改革，推動科技發展，提高服務效率的必然選擇，因此本文主要論述了檔案管理信息化建設的含義、作用以及檔案管理信息化建設的不足和對策。

1 引言

科技發展日新月異，信息化的浪潮席卷全球，它在悄悄的影響著我們的生活工作，也同樣延伸到檔案管理方面，檔案信息化已經是大勢所趨，計算機信息技術的日益更新，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術的廣泛應用使傳統的檔案管理模式發生了天翻地覆的變化，而變革的目的是為了更好的適應信息技術的發展以滿足社會服務的需要。正如十七大報告中指出的 “信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”。中國已經將信息化建設列為國民經濟和社會發展的首要內容。檔案工作必須盡快跟上社會發展的要求。

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。在信息時代，檔案管理信息化建設推動我國經濟社會繼續發展具有十分重要的作用。

（一）檔案管理信息化可以實現檔案資源的共享

檔案是人類活動真實的歷史記錄，屬于國家信息重要的組成部分，隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越被社會所利用，加快檔案資源信息化的步伐，是經濟和社會全球一體化的新形勢下發展的必然要求，是實現檔案信息共享的現實需要，檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發、利用、保存和傳遞。消除了各個信息使用者互相共享資源的壁壘，實現資源的高度共享。

（二）檔案管理信息化可以大大提高工作效率

傳統檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管和利用，投入大量的人力、物力。傳統的檔案管理方法已經在信息技術和通訊技術高速發展的今天凸顯弊端，檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了檔案管理的工作效率，還節約了大量的資源，有力促進了節約型社會的建設。

（三）檔案管理信息化是適應社會改革的必然要求

隨著人類生活水平和文化水平的提高，人類的文化需求也越來越高，檔案本身的作用也隨著社會的進步和人類思想觀念的解放而不斷擴大，不僅僅停留在查找和借閱方面，而是可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求，面對檔案管理的新需求，必須沖破接檔案，管檔案的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，使其與社會整體發展協調一致，同時，檔案管理信息化建設可以促進傳統檔案管理觀念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。

2 檔案管理信息化建設的不足

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少。在中等規模的檔案信息化系統建設中，正確的資金投入大致比例應當是硬設備占40%，軟件20%，標準規范制定和應用模式調整占10%，信息資源建設占30%。經實際調查多數單位未能達到上述指標，致使不少單位設備幾次更新，但信息化的應用成果一直未見到的原因。

在國內，檔案信息化工作總體是起步早，發展慢的形勢，各地各級檔案信息化水平參差不齊，在這種大環境下，20世紀90年代中期，檔案部門零星的配備了計算機，開始建立題錄式數據庫，由于軟件功能不完善和檔案人員應用計算機技術不足，使檔案信息化難以發展，并且缺乏統一的標準和規范，許多部門子建設檔案信息化的過程中，只重視發展先進設備，和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準，計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性方面存在很大的不足，檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一，這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

目前存在一個普遍的共同問題，老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論，原則，方法和技術已經熟記于心，而年輕的檔案管理員僅僅懂得電子計算機技術和數據通訊技術，對檔案管理的基礎知識，管理原則和管理環節懂的太少，目前各單位檔案部門的檔案管理人員既沒有經過專業的學習，也沒有通過系統的培訓，這些問題的存在都制約著整個檔案事業的創新發展。數據保護也同樣存在著危險，目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術的角度只能被動的解決一個方面的問題，而不能長遠全面的規范保障數據安全，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能安全防止計算機犯罪的發生，這也是風險的所在。

3 對于檔案管理信息化建設不足提出的對策

（一）實現檔案信息化建設為最終目的，在現代化的檔案信息化管理工作中，要樹立實現檔案管理信息的社會化服務的理念，主要是將龐雜的數據資料，運用到信息化的管理手段進行有效的整理、儲存。便于日后的檔案管理，在此過程中運用現代信息化的管理手段建立一個良性循環的數據環境，為所在的單位的各項應用提供理論資料基礎。

（二）轉變思想觀念，飛速發展的信息化社會要求檔案管理工作與時俱進，檔案信息化管理是社會發展的必然趨勢，在網絡環境下網上信息資源已經成為人們獲取知識與信息的一個重要渠道，如果檔案管理部門還是閉封式將會失去檔案信息服務的優勢，所以，推進檔案信息化建設離不開思想觀念的轉變，要求全面更新思想和樹立現代化的管理理念。

（三）在檔案信息化管理要提高技術水平，檔案信息化管理工作，不管是全面展開還是全面建設，離不開現代化的計算機技術的信息技術支撐，這就要求在檔案信息化建設需要很強的建設性基礎，隨著管理工作的的推進也需要攻克一系列問題，和克服一些技術威脅，檔案信息化管理要在開放式的網絡環境下立足，實現其資源信息共享，和實現信息化服務，要求在檔案信息化建設中達到智能搜索，對于檔案數據信息在網絡環境下的潛在威脅，提供的智能搜索功能還需要相關技術支持，達到進一步的完善，保證檔案保密性能和安全性能。

（四）盡快建立檔案信息資源數據庫，建立資源配置合理，利用方便和特色突出的數據庫，建立資源配置合理，利用方便和特色突出的檔案信息數據庫是檔案業務信息化的前提。在檔案信息化管理中要深入開發檔案信息。

（五）增強檔案信息化建設的責任感，推動檔案信息化管理建設，這是一項必須長期堅持和任務繁重的工作，為了實現檔案信息化建設的最終目標，要求增強檔案信息化管理建設的責任感與緊迫感，通過管理人員共同努力來做好檔案信息化建設的全面落實與開展工作。

（六）引進和培養現代化管理人才，改變檔案管理系統素質結構，適應新的工作需求，對檔案管理工作的員工加大業務培訓，構建三級服務體系，（單位內部、行業內部、面向世界），盡快建立局域網，著力加快數安化建設，構建檔案信息資源庫。

總之，檔案信息化建設是一項復雜而有用的系統工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發過程中，應該堅持量力而行，循序漸進，實用有效的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻

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