基于檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理方案研究

陶艷紅

摘 要：在時(shí)間的不斷推移與變化中，人們思維意識也在不斷成長與變化，人們開始逐漸更加重視集體記憶，而集體檔案則是集體記憶的借鑒，而且檔案管理工作與集體記憶之間的關(guān)系，也隨著時(shí)間的推移而獲得了人們更廣泛的認(rèn)同。檔案最大的特點(diǎn)即是真實(shí)性、記錄性以及原始性，因此，檔案也被稱之為整個(gè)社會發(fā)展過程中對記憶的一種媒介或者是載體。檔案記憶觀的核心也即是檔案的基本屬性為根本依據(jù)，而且檔案也在時(shí)間的變遷與日積月累中為人們的集體記憶提供了值得信賴的依據(jù)，這在很大程度上有利于促進(jìn)檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用與發(fā)展。本文將探討的重點(diǎn)即是基于檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理的方案。

關(guān)鍵詞：檔案；記憶觀；企業(yè)檔案管理；方案研究

檔案是目前文獻(xiàn)中產(chǎn)生最早的，而且也是現(xiàn)代社會信息的重要門類。企業(yè)檔案屬于檔案中的一種形式，具體是指企業(yè)在其生產(chǎn)經(jīng)營及管理過程中所形成的對國家、社會以及企業(yè)自身具有保存價(jià)值的各種不同形式的文件材料。但隨著當(dāng)前國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理已無法滿足和解決企業(yè)檔案管理中所存在的各種新問題，所以為了讓企業(yè)的檔案管理更加科學(xué)和有效，必須與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理存在的問題分析

1.1 檔案管理的方式方法相對守舊和落后

當(dāng)前大部分企業(yè)的檔案管理都是由人事來負(fù)責(zé)，而不少人事在辦理員工入職、離職中以及記錄企業(yè)的相關(guān)事宜時(shí)，還是采用的傳統(tǒng)文字文檔的方式予以記錄，然后人事通過把員工的相關(guān)文件信息資料裝入到資料袋中的方式予以保存歸檔。但若需要在龐大的數(shù)據(jù)資料中尋找員工的資料信息，其具體尋找過程比較麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

1.2 缺乏完善健全的企業(yè)檔案管理機(jī)制

企業(yè)沒有建立規(guī)范的有關(guān)檔案管理的意識和觀念，特別是有些小型企業(yè)根本沒有設(shè)置專門放置員工檔案的檔案信息室，還有部分企業(yè)雖有檔案室，但卻沒有安排相應(yīng)的管理檔案的人員對其進(jìn)行全面而有效的管理，導(dǎo)致企業(yè)中很多員工的檔案或企業(yè)非常重要的文件檔案發(fā)生遺失狀況。

1.3 檔案管理資料不全

當(dāng)前，不少企業(yè)的檔案管理資源與社會存在脫節(jié)的現(xiàn)象。很多企業(yè)在檔案管理方面只重視文字和文檔的資料搜集，而沒有對有關(guān)企業(yè)發(fā)展活動的音頻、影響等重要資料予以管理重視，使得企業(yè)的部分檔案資料不夠完整和全面。

2 檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理的有效措施

2.1 重視并強(qiáng)化檔案收集工作，建立完整的企業(yè)組織記憶

企業(yè)組織記憶，是企業(yè)所有工作人員對企業(yè)發(fā)展過程的一個(gè)認(rèn)同的重要體現(xiàn)，在一個(gè)企業(yè)的檔案管理過程中，應(yīng)重視并采取有效措施來傳承和延續(xù)企業(yè)的這種組織記憶，這就涉及到這些記憶的傳承與保存需要一個(gè)載體。另外，企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展涉及到多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，而企業(yè)檔案對企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項(xiàng)活動的一種記錄，這種記錄形式比較多樣化，并傳承和保存著整個(gè)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程與記憶。因此，必須對企業(yè)的檔案進(jìn)行全面性、系統(tǒng)化以及完整性地收集，從而使得企業(yè)的檔案內(nèi)容的完整性和檔案空間上的連續(xù)性。在收集企業(yè)檔案資料的過程中，應(yīng)對企業(yè)有保存價(jià)值的信息內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)收集和管理，尤其是為了讓整個(gè)企業(yè)的檔案所管理內(nèi)容具有一定的全面性和完整性，必須在管理時(shí)從多方面、多角度來著手，并作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)積極鼓勵(lì)和支持相關(guān)人員和各部門協(xié)作參與到檔案的收集與管理中，并最終構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶。

2.2 對企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)合理地鑒定

信息技術(shù)的廣泛鑒定，讓現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息得到不斷激增，當(dāng)前不少企業(yè)的為了在發(fā)展規(guī)模、管理模式以及組織結(jié)構(gòu)等方面更好的適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代與社會的變化發(fā)展，必須符合企業(yè)檔案的鑒定工作。為了有效確保企業(yè)檔案鑒定的科學(xué)性，其前提和基礎(chǔ)必須是確立企業(yè)哪些職能和活動應(yīng)被記錄下來。對企業(yè)檔案管理進(jìn)行鑒定和企業(yè)的整個(gè)發(fā)展戰(zhàn)略有著一致性，企業(yè)未來的發(fā)展，其依據(jù)也離不開企業(yè)的檔案管理，以此才能保證企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，并提高企業(yè)的競爭能力。與企業(yè)的文化相結(jié)合，確立企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，并結(jié)合企業(yè)的文化、生產(chǎn)經(jīng)營的流程等內(nèi)容更深入地探究企業(yè)檔案的鑒定工作。當(dāng)前在我國社會主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展的同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步與發(fā)展過程中，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)的檔案管理方式中來突破和改進(jìn)，通過對企業(yè)整個(gè)經(jīng)營發(fā)展中各項(xiàng)具體經(jīng)濟(jì)活動背景的了解，從而來樹立并強(qiáng)化全面性的工作意識，這是有效保障企業(yè)檔案管理鑒定過程的科學(xué)性及合理性的重要前提，同時(shí)也才能有效塑造和保障企業(yè)組織記憶的真實(shí)性。

2.3 開展企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，有效發(fā)揮企業(yè)檔案的集體記憶的作用

一個(gè)企業(yè)的組織記憶是整個(gè)企業(yè)員工對企業(yè)的一種認(rèn)同感的體現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)在未來得到可持續(xù)向前發(fā)展的重要?jiǎng)恿λ凇Ｒ虼耍谄髽I(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程中，應(yīng)充分而有效地發(fā)揮企業(yè)檔案的巨大效益，充分發(fā)揮其集體記憶的作用力。例如，在企業(yè)進(jìn)行具體檔案管理的過程中，基于檔案記憶觀的指導(dǎo)，企業(yè)的檔案管理工作者必須有效整合企業(yè)的所有檔案，并通過直觀而且容易接受的方式如檔案展覽形式或者是微電影等形式，來把企業(yè)檔案信息非常詳細(xì)而形象地展示到企業(yè)員工面前，這種企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，可有效激活與繼承各企業(yè)內(nèi)部的組織記憶。

2.4 加強(qiáng)對企業(yè)檔案的分類整理

企業(yè)組織記憶的構(gòu)建過程，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不僅要求對企業(yè)組織記憶進(jìn)行全面收集，同時(shí)，還必須對企業(yè)所有檔案資料做好規(guī)范性的分類、管理，保障這些企業(yè)資料信息的真實(shí)性與科學(xué)合理性，以便于企業(yè)今后的開發(fā)與利用。企業(yè)的發(fā)展歷程以及現(xiàn)階段所有的經(jīng)營活動構(gòu)成了企業(yè)的組織記憶記錄，其中包含了企業(yè)所有部門及工作人員的詳細(xì)信息資料。通過對企業(yè)的這些組織檔案的分類與管理的過程，可協(xié)助企業(yè)對其自身經(jīng)營發(fā)展過程中存在的各種問題和不足進(jìn)行反思和總結(jié)，讓企業(yè)不斷優(yōu)化自身的發(fā)展并在市場競爭中獲得更大的發(fā)展與突破，從而推動企業(yè)的可持續(xù)向前發(fā)展。而企業(yè)檔案管理中，檔案最為核心的屬性即是其真實(shí)有效性，這就決定了在企業(yè)檔案的收集與管理中必須確保所有檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性，而且作為企業(yè)，還要對所有收集的企業(yè)檔案記憶予以鑒定，然后通過分類與整理的過程來保障企業(yè)檔案資料的真實(shí)有效性。

3 結(jié)束語

綜上所述，一個(gè)企業(yè)的檔案管理過程，是對企業(yè)從無到有、從初級發(fā)展到更大發(fā)展的一個(gè)見證記錄，是企業(yè)在整個(gè)經(jīng)營發(fā)展中所留下來的詳細(xì)印記，更是有效保障企業(yè)不斷堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展道路的重要內(nèi)容，并通過企業(yè)的檔案管理來提升企業(yè)所有員工的認(rèn)同感、集體榮譽(yù)感以及工作積極主動性，而且也是通過有效的檔案管理來對企業(yè)進(jìn)行宣傳的重要手段。因此，在當(dāng)前的新時(shí)代背景下，基于檔案記憶觀的指導(dǎo)，企業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)，更新自身在發(fā)展中的觀念意識，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新改革，并采取有效的措施改進(jìn)對企業(yè)檔案的管理，從而進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

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