檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

李建華

摘 要：檔案，是對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種不同形式載體的歷史記錄，屬于國家的重要資源之一。檔案管理隨著信息化技術(shù)的不斷推廣也漸漸發(fā)展起來。自改革開放以來，我國的檔案管理也開始引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，使得檔案管理水平大大提高，為檔案的資源共享提供了有力的保障。本文將以檔案信息化建設(shè)為依據(jù)，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化、檔案信息化建設(shè)、檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展并且逐漸深入到各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍，我國的檔案管理也逐漸提高。檔案是在社會(huì)活動(dòng)中有著重要地位的一種文化形式的存在，對社會(huì)的發(fā)展有著非常重要的作用。融合了計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代化電子檔案是檔案發(fā)展的趨勢，這種新的檔案管理技術(shù)的引入為我國檔案的信息化建設(shè)與檔案的管理奠定了基礎(chǔ)。

1 檔案信息化概念

檔案信息化就是指在國家負(fù)責(zé)檔案行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，將檔案管理模式的重點(diǎn)由實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息管理模式。

2 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化的內(nèi)容較為豐富，具有廣義和狹義上的分別。從廣義上來講，檔案信息化建設(shè)就是將社會(huì)中不同領(lǐng)域的信息進(jìn)行整理融合，這樣不僅可以促進(jìn)信息資源的整合，也為信息資源的共享提供了便利條件。從狹義上來說，檔案信息化建設(shè)就是指檔案資料通過信息化的技術(shù)來使檔案本身的資料更加全面，為檔案的閱覽者提供更加真實(shí)有效的信息。檔案信息化建設(shè)通過現(xiàn)代信息技術(shù)將各類重要信息整合到一起，并且按照一定的類型將信息資源進(jìn)行歸納存儲(chǔ)，使得檔案閱覽人員查詢更為方便，同時(shí)也使得檔案管理工作更加有效率。檔案信息化建設(shè)使得檔案中的重要信息可以很好的與社會(huì)其他信息相互聯(lián)系，從而可以為大眾更好地提供信息服務(wù)平臺(tái)。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

檔案的傳輸共享和查閱中，檔案的形式由最初的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。這種形式上的轉(zhuǎn)變不僅可以保證檔案傳輸?shù)陌踩裕彩沟脵n案傳輸?shù)臅r(shí)間大大縮短。檔案在各個(gè)單位之間進(jìn)行傳輸時(shí)，不同的單位具有不同的數(shù)據(jù)庫，在這些數(shù)據(jù)庫中包含著數(shù)量龐大且屬性各異的檔案信息。各單位將自己的電子檔案移交給檔案管理部門以后，各個(gè)單位的檔案數(shù)據(jù)來源差異、屬性差異以及內(nèi)部結(jié)構(gòu)差異給檔案的分類整理、檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整工作帶來了一定的困難。

（二）高度的分散性

檔案信息化建設(shè)中需要面對的另一個(gè)難題就是高度的分散性。我國地域遼闊，民族眾多（存在相當(dāng)數(shù)量的少數(shù)民族檔案），在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中，檔案是一種記錄社會(huì)發(fā)展的有效憑證，這也就體現(xiàn)了對檔案進(jìn)行管理的重要性。但是不同的區(qū)域檔案管理水平和管理方式都各不相同。因此不能用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行衡量和考核。這種情況在一定程度上影響了檔案管理工作的進(jìn)行，對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的阻礙。隨著國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的社會(huì)建設(shè)已經(jīng)達(dá)到了新的高度，檔案的管理在一定程度上影響著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此，對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理是十分必要的，我們應(yīng)當(dāng)充分利用經(jīng)濟(jì)發(fā)展所帶來的便利條件來發(fā)展檔案的信息化建設(shè)。不同部門進(jìn)行檔案移交時(shí)難免有重復(fù)的內(nèi)容，缺少精煉性，使得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也受到影響，這些問題都是當(dāng)下檔案信息化建設(shè)中所存在的。

（三）管理的滯后性

從其他國家的檔案管理我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵在于檔案的管理，而不是檔案信息化。通俗的說就是檔案信息化建設(shè)的核心工作是對檔案管理工作中的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行精簡、優(yōu)化，這是檔案信息化建設(shè)所面臨的最大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制中，每年只進(jìn)行一次檔案的移交和檔案目錄的匯總，這樣的機(jī)制使得檔案管理工作明顯滯后，在檔案信息的查閱上很不方便。一旦發(fā)生重大事故急需調(diào)閱檔案時(shí)將會(huì)很受限制。因此，檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作是一個(gè)重大的系統(tǒng)工程。

（四）管理人員技術(shù)水平問題

上文中我們已經(jīng)提到不同的單位檔案管理部門信息化水平參差不齊。一些單位早就引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作，而有些單位還無法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，檔案管理人員對計(jì)算機(jī)以及信息化檔案管理技術(shù)掌握較少。

（五）觀念問題

檔案信息化建設(shè)要求對信息資源的運(yùn)用觀念發(fā)生轉(zhuǎn)變，檔案的接收整理工作是非常重要的，將檔案中的信息社會(huì)化，作為一種信息資源服務(wù)大眾，帶來一定的效益是必然的。因此，在檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作中需要把注意力從檔案的獲取、保存轉(zhuǎn)移到檔案信息的使用上來。

4 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）提升檔案管理水平

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，許多重要文件都開始在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸，在檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸中，應(yīng)事先對檔案文件格式進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)化，保證檔案傳輸?shù)目煽啃裕瑫r(shí)檔案管理單位應(yīng)該按照相應(yīng)的檔案管理要求對不同載體、不同類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，完成本單位對電子檔案的積累、歸檔、標(biāo)注等工作，保證存檔的電子檔案真實(shí)、有效，并且保存完整。制定一套可行合理的電子檔案管理辦法，使得電子檔案的接收、存儲(chǔ)、使用能夠有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們從傳統(tǒng)的手工管理提升為具有現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理專業(yè)水平，使檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)能夠正常、有效的運(yùn)行。合理設(shè)置檔案管理工作崗位并建立合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和積極性。

（三）提高檔案管理手段

在檔案的信息化建設(shè)和檔案管理中，需要提高檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案的管理工作需要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的熱點(diǎn)現(xiàn)象和重點(diǎn)工作為公眾提供信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該正確的認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)化檔案以及新的檔案管理模式，謹(jǐn)慎的選擇具有包容性的規(guī)范化、通用化檔案管理軟件。

（四）提升服務(wù)意識(shí)，保證檔案信息質(zhì)量

隨著檔案信息化建設(shè)的逐漸推廣，未來采用自助式的檔案信息查詢服務(wù)已經(jīng)成為一種趨勢。隨著社會(huì)各界公眾對檔案信息需求量的增大，檔案管理工作將會(huì)產(chǎn)生巨大的工作量。這就要求檔案管理人員充分履行自己的職責(zé)，仔細(xì)完成檔案的收集整理工作，保證檔案信息的質(zhì)量，為社會(huì)大眾提供最優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，使得檔案管理部門充分適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)對檔案管理工作的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。著力解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，使先進(jìn)的信息化技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，提高檔案收集和整理的工作效率，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不僅可以為檔案借閱單位和個(gè)人提高很大的方便，也能促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)更好的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，需要所有檔案管理人員和社會(huì)各界人士的共同努力來完成。

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