檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

李建華

摘 要：檔案，是對國家和社會具有保存價值的各種不同形式載體的歷史記錄，屬于國家的重要資源之一。檔案管理隨著信息化技術的不斷推廣也漸漸發展起來。自改革開放以來，我國的檔案管理也開始引進先進的檔案管理技術，使得檔案管理水平大大提高，為檔案的資源共享提供了有力的保障。本文將以檔案信息化建設為依據，對檔案信息化建設與檔案管理進行幾點思考。

關鍵詞：檔案信息化、檔案信息化建設、檔案管理

隨著計算機技術的不斷發展并且逐漸深入到各個領域的應用范圍，我國的檔案管理也逐漸提高。檔案是在社會活動中有著重要地位的一種文化形式的存在，對社會的發展有著非常重要的作用。融合了計算機技術的現代化電子檔案是檔案發展的趨勢，這種新的檔案管理技術的引入為我國檔案的信息化建設與檔案的管理奠定了基礎。

1 檔案信息化概念

檔案信息化就是指在國家負責檔案行政管理部門的領導規劃下，將現代信息技術應用到檔案管理工作中，將檔案管理模式的重點由實體檔案管理轉變為數字化信息管理模式。

2 檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化的內容較為豐富，具有廣義和狹義上的分別。從廣義上來講，檔案信息化建設就是將社會中不同領域的信息進行整理融合，這樣不僅可以促進信息資源的整合，也為信息資源的共享提供了便利條件。從狹義上來說，檔案信息化建設就是指檔案資料通過信息化的技術來使檔案本身的資料更加全面，為檔案的閱覽者提供更加真實有效的信息。檔案信息化建設通過現代信息技術將各類重要信息整合到一起，并且按照一定的類型將信息資源進行歸納存儲，使得檔案閱覽人員查詢更為方便，同時也使得檔案管理工作更加有效率。檔案信息化建設使得檔案中的重要信息可以很好的與社會其他信息相互聯系，從而可以為大眾更好地提供信息服務平臺。

3 檔案信息化建設中存在的問題

（一）數據的異構性

檔案的傳輸共享和查閱中，檔案的形式由最初的紙質檔案轉變成電子檔案。這種形式上的轉變不僅可以保證檔案傳輸的安全性，也使得檔案傳輸的時間大大縮短。檔案在各個單位之間進行傳輸時，不同的單位具有不同的數據庫，在這些數據庫中包含著數量龐大且屬性各異的檔案信息。各單位將自己的電子檔案移交給檔案管理部門以后，各個單位的檔案數據來源差異、屬性差異以及內部結構差異給檔案的分類整理、檔案內部結構調整工作帶來了一定的困難。

（二）高度的分散性

檔案信息化建設中需要面對的另一個難題就是高度的分散性。我國地域遼闊，民族眾多（存在相當數量的少數民族檔案），在社會經濟的發展過程中，檔案是一種記錄社會發展的有效憑證，這也就體現了對檔案進行管理的重要性。但是不同的區域檔案管理水平和管理方式都各不相同。因此不能用統一的標準對其進行衡量和考核。這種情況在一定程度上影響了檔案管理工作的進行，對檔案信息化建設產生一定的阻礙。隨著國民經濟的不斷發展，我國的社會建設已經達到了新的高度，檔案的管理在一定程度上影響著國民經濟的發展，因此，對檔案進行科學的管理是十分必要的，我們應當充分利用經濟發展所帶來的便利條件來發展檔案的信息化建設。不同部門進行檔案移交時難免有重復的內容，缺少精煉性，使得數據的準確性也受到影響，這些問題都是當下檔案信息化建設中所存在的。

（三）管理的滯后性

從其他國家的檔案管理我們可以發現，檔案信息化建設關鍵在于檔案的管理，而不是檔案信息化。通俗的說就是檔案信息化建設的核心工作是對檔案管理工作中的業務流程進行精簡、優化，這是檔案信息化建設所面臨的最大的挑戰。傳統的檔案管理機制中，每年只進行一次檔案的移交和檔案目錄的匯總，這樣的機制使得檔案管理工作明顯滯后，在檔案信息的查閱上很不方便。一旦發生重大事故急需調閱檔案時將會很受限制。因此，檔案信息化建設和檔案管理工作是一個重大的系統工程。

（四）管理人員技術水平問題

上文中我們已經提到不同的單位檔案管理部門信息化水平參差不齊。一些單位早就引入先進的計算機技術來進行檔案管理工作，而有些單位還無法實現檔案信息共享，沒有充分利用互聯網技術的優勢，檔案管理人員對計算機以及信息化檔案管理技術掌握較少。

（五）觀念問題

檔案信息化建設要求對信息資源的運用觀念發生轉變，檔案的接收整理工作是非常重要的，將檔案中的信息社會化，作為一種信息資源服務大眾，帶來一定的效益是必然的。因此，在檔案信息化建設和檔案管理工作中需要把注意力從檔案的獲取、保存轉移到檔案信息的使用上來。

4 推進檔案管理信息化建設的措施

（一）提升檔案管理水平

隨著計算機網絡技術的發展，許多重要文件都開始在網絡上進行傳輸，在檔案的網絡傳輸中，應事先對檔案文件格式進行統一轉化，保證檔案傳輸的可靠性，同時檔案管理單位應該按照相應的檔案管理要求對不同載體、不同類型的檔案進行數字化處理，完成本單位對電子檔案的積累、歸檔、標注等工作，保證存檔的電子檔案真實、有效，并且保存完整。制定一套可行合理的電子檔案管理辦法，使得電子檔案的接收、存儲、使用能夠有序進行。

（二）提升檔案管理人員的業務水平

對檔案管理人員進行專業培訓，讓他們從傳統的手工管理提升為具有現代化計算機檔案管理專業水平，使檔案現代化管理系統能夠正常、有效的運行。合理設置檔案管理工作崗位并建立合理的獎勵機制，充分發揮檔案管理人員的創造性和積極性。

（三）提高檔案管理手段

在檔案的信息化建設和檔案管理中，需要提高檔案管理手段，實現檔案信息資源共享。檔案的管理工作需要根據社會發展的熱點現象和重點工作為公眾提供信息。隨著互聯網大數據時代的到來，檔案管理系統應該正確的認識數據化檔案以及新的檔案管理模式，謹慎的選擇具有包容性的規范化、通用化檔案管理軟件。

（四）提升服務意識，保證檔案信息質量

隨著檔案信息化建設的逐漸推廣，未來采用自助式的檔案信息查詢服務已經成為一種趨勢。隨著社會各界公眾對檔案信息需求量的增大，檔案管理工作將會產生巨大的工作量。這就要求檔案管理人員充分履行自己的職責，仔細完成檔案的收集整理工作，保證檔案信息的質量，為社會大眾提供最優質的檔案信息服務，使得檔案管理部門充分適應社會的發展。

5 結束語

綜上所述，檔案信息化建設對檔案管理工作的發展具有深遠的意義。著力解決檔案信息化建設中存在的問題，使先進的信息化技術和檔案管理工作相結合，提高檔案收集和整理的工作效率，提高檔案信息的準確性和真實性，不僅可以為檔案借閱單位和個人提高很大的方便，也能促進檔案管理系統更好的發展。檔案信息化建設任重而道遠，需要所有檔案管理人員和社會各界人士的共同努力來完成。

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