電算化環境下會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

馮小新

摘 要：計算機水平快速發展下，財務會計工作方式發生了不同程度上的轉變，財務會計核算逐漸從人工核算轉變為會計電算化記賬方式。較之傳統的核算方式，不僅可以有效降低人工工作強度，還可以有效工作效率，全身心投入到財務工作中，提升工作效率。故此，在電算化環境下加強會計檔案管理顯得十分關鍵，但是傳統的會計檔案管理方法已經無法滿足實際工作要求，其中還存在一系列問題，諸如，管理制度不健全，管理人才匱乏，網絡本身的安全隱患等等，都將在無形中制約著會計檔案管理工作有序開展。基于此，本文就電算化環境下會計檔案管理工作進行分析，就其中存在的問題，提出合理的改善措施。

關鍵詞：電算化環境；會計檔案管理；問題；對策

在信息環境下，財務會計工作中開始廣泛應用現代化信息技術，推動傳統財務會計工作朝著電算化方向發展。在這樣的背景下，會計檔案管理工作中存在的矛盾也逐漸突顯出來，迫切的需要對會計檔案管理進行創新和完善，建立完善的管理制度，創新管理手段，提升會計檔案管理水平，為后續的財務會計管理和決策提供參考依據。只有這樣，才能充分發揮會計檔案原有作用，加強對其研究十分有必要，具有一定現實意義和理論意義。

1 電算化環境下會計檔案管理概述

就會計電算化來看，主要是指運用計算機技術存儲會計數據，并將會計數據以書面形式打印出來的會計數據。較之傳統的會計檔案而言，會計電算化背景下的會計檔案工作呈現出全新的特點，主要表現在以下幾個方面：其一，存儲范圍擴大。電算化環境下，會計檔案管理工作中除了紙質檔案資料以外，還包括電子檔案資料，這就需要檔案管理人員能夠嚴格遵循會計電算化系統管理流程，熟悉具體操作方法，為實際工作中數據查詢提供更大的便利支持，即便是會計電算化系統出現故障，仍然可以根據相關軟硬件資料進行維護[1]。其二，存儲要求專業化。電算化環境下，會計檔案管理工作對于軟硬件環境提出了更高的要求，存儲質量高低將直接影響到存儲準確率，如果會計數據未能及時存儲，可能導致數據丟失、損壞。其三，存儲介質多樣化。傳統的會計檔案介質主要是紙質載體，將數據資料記錄在紙質上，這樣不僅會占用大量的空間和質量，會受客觀環境因素影響，為后續的檔案查閱和摘錄帶來一定的阻礙。推行電算化后，檔案資料存儲介質更加多樣化，除了紙張以外，還可以存儲在磁盤、光盤以及硬盤中，促使檔案資料更加安全。

2 電算化環境下會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理制度不完善

在電算化環境下，就當前的會計檔案管理工作現狀來看，會計檔案管理制度不完善問題十分突出。當前電算化背景下的會計檔案資料整理、匯總和保管更多的是采用傳統管理方法，通過人工記錄賬簿合格報表內容，紙質文件仍然是會計檔案管理的主要形式。在這樣的條件下，對于會計檔案管理工作尚未制定完善的制度，來滿足會計電算化環境要求，會計數據安全性難以得到合理有效的維護[2]。

（二）網絡安全和檔案維護不當

會計電算化環境下，數據信息更多的是存儲在計算機硬盤上，較之紙質檔案資料盡管可以有效降低空間面積，但是在安全方面卻受到不同程度上的安全威脅，很容易被惡意攻擊或病毒感染，造成檔案資料被篡改、丟失，可能導致財務數據信息失真。與此同時，檔案資料的維護工作十分復雜，主要是由于檔案資料的存儲介質和財務軟件升級方面，很容易導致重要的數據信息丟失，為后續財務會計管理和決策工作帶來深遠的影響[3]。

（三）檔案載體變化不穩定

由于檔案載體的變化，帶來了一系列不穩定的變化。部分財務人員在實際工作中，并未養成良好的數據備份習慣，計算機一旦出現故障，或是發生斷電事故，系統恢復后可能造成大量數據丟失。還有部分人員即便對重要數據備份處理，但是未能定期檢查和完善，可能受到不良的天氣因素影響，導致數據丟失，無法有效不久。檔案資料存儲載體安全隱患，可能由于病毒感染或是格式化導致數據丟失，帶來的損失較大。

3 電算化環境下會計檔案管理的解決對策

（一）制定完善的會計檔案管理制度，工作有章可循

在電算化環境下，應該建立完善的會計檔案管理制度，涵蓋檔案歸檔、保管和借閱等全過程，確保各項工作能夠有章可循，推動會計檔案管理工作規范化發展，切實提升會計檔案管理工作成效。諸如，建立歸檔制度，會計部門應該嚴格遵循歸檔制度要求，將資料以書面形式存儲下來，包括會計賬簿、會計憑證和會計報表等內容，經過整理和分類后，歸檔保存，避免數據丟失。定期對數據檢查，避免計算機出現故障問題，帶來嚴重的數據損失。

（二）加強會計電算化系統安全維護，保證系統正常運行

電算化環境下，會計檔案管理工作中應該做好軟件和數據備份存儲，通過密碼和防火墻方式限制登錄，以此來控制財務數據的讀取行為，建立完善的會計檔案操作日志。同時，還要明確檔案管理職責，能夠加強服務器和軟硬件的管理，建立安全隔離系統，避免外界網絡中的病毒和惡意攻擊進入到內部網絡中，篡改或竊取數據，造成嚴重的后果，定期更新殺毒軟件，消除計算機系統中的安全隱患[4]。

（三）加強會計檔案管理人員培訓，提升人員專業素質

為了有效提升會計檔案管理成效，應該注重對會計檔案管理人員的專業培訓和考核，切實提升人員的專業素質和責任意識，能夠全身心投入到工作中，利用先進的管理軟件有針對性開展工作。同時，創新管理方法，提升創新意識，能夠不斷完善和提升自我水平，學習和掌握前沿技術，提升管理工作水平。

4 結論

綜上所述，在電算化環境下，為了提升檔案管理成效，應該對會計檔案管理進行創新和完善，建立完善的管理制度，創新管理手段，提升會計檔案管理水平，為后續的財務會計管理和決策提供參考依據。

參考文獻

[1]房英玨.電算化環境下會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J].財會學習，2016，24（16）：88-89+95.

[2]孫蘭婷.電算化環境下會計檔案管理存在的問題及處理策略[J].蘭臺世界，2016，25（11）：24-25.

[3]紀麗霞.談電算化環境下的高校會計檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2012，31（03）：68.

[4]孟遼闊.農業系統電算化會計檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2013，12（04）：77.