信息化背景下如何充分發(fā)揮出社會檔案保險的作用

摘 要：隨著信息化時代的到來，現(xiàn)代科技愈發(fā)發(fā)達，給社會帶來了技術(shù)上的改變，也影響了社會保險檔案的載體形式和檢索方式，電子檔案漸漸取傳統(tǒng)檔案而代之。另一方面，改革開放以來，我國不斷取得重大的經(jīng)濟建設(shè)成就，國家更加重視對人們生活水平提升有利的社會保障，而隨著人們收入的增加，人們參與保險以保障自身的意識也漸漸增強。社會保險的覆蓋面進一步擴大，社會保險檔案的數(shù)目也漸漸與日俱增，檔案管理機構(gòu)妥善保存社會保險檔案和科學(xué)管理社會保險檔案的難度增大。在這種情況下國家需要正視信息化帶來的影響，積極做出努力，促進社會保險檔案管理的進步，社會保險檔案機構(gòu)也應(yīng)當采取措施，提高管理社會保險檔案的水平，為參保個人和參保單位提供更好的信息檢索和信息咨詢服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；社會保險檔案

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，毫無疑問的是，科學(xué)技術(shù)與社會生活的各個方面都息息相關(guān)。近現(xiàn)代以來，許多關(guān)鍵技術(shù)的發(fā)展對檔案往電子化發(fā)展起到了決定性的作用。在當今社會，互聯(lián)網(wǎng)時代已然到來，許多技術(shù)得到了長足的進步，多媒體技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展都極大的改變了檔案資料的載體形式，使數(shù)字檔案的實現(xiàn)提供了技術(shù)前提。相比較于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字檔案的優(yōu)點無疑是十分明顯的，所以我們要根據(jù)現(xiàn)實的情況慢慢將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，以便于檔案資料更好的長期保存。而本文主要探討的問題是信息化背景給社會保險檔案管理帶來的變化以及國家在信息化背景下應(yīng)當采取什么手段以做好社會保險檔案管理這一工作。

1 社會保險檔案是什么

社會保險檔案是檔案多個種類的一種，顧名思義，社會保險檔案的主要內(nèi)容是關(guān)于社會保險的具有保存和利用價值的各種形式各種載體的歷史記錄。這些歷史記錄往往是專業(yè)性的文字資料或者圖像、視頻，隨著保險意識的深入人心和保險業(yè)務(wù)的開展，這些歷史記錄數(shù)量十分龐大，需要專業(yè)人員進行管理和保存。而行政部門負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)社會保險檔案管理工作，社會保險檔案是由社會保險機構(gòu)進行管理的，并配備適應(yīng)現(xiàn)代化背景的專業(yè)的技術(shù)設(shè)備和場所，以確保社會保險檔案的安全。一般來說，社會保險檔案由縣級以上社會保險機構(gòu)集中保存。

社會保險機構(gòu)按國家規(guī)定會遵循社會保險的經(jīng)辦規(guī)律和特點，對社會保險進行檢查、歸類、整理和編號，及時入庫保管，并編制科學(xué)合理的索引目錄，以方便使用者檢索社會保險檔案資料，社會保險檔案為社會保險工作的開展提供了重大依據(jù)。按照法律規(guī)定，社會保險機構(gòu)有義務(wù)向參保單位和參保個人提供社會保險信息查詢服務(wù)。除此以外，人是社會保險的參與人，每個參與了社會保險的人都有相對應(yīng)的檔案，每個參與了社會保險的人都能夠享受社會保險待遇，社會保險檔案的保存有利于維護參與了社會保險人的合法利益。

信息化給社會保險檔案帶來的變化

隨著信息化時代的到來和我國經(jīng)濟水平的不斷提高，國家更加重視對人們生活水平提升有利的社會保障，社會保障體系逐漸建立，人們的參與保險意識也漸漸增強。社會保險的數(shù)量隨之增多，其覆蓋面進一步擴大，社會保險檔案的數(shù)目也漸漸與日俱增，妥善保存社會保險檔案和科學(xué)管理社會保險檔案的難度增大。

與此同時，科技的高速進步和信息化的多元時代到來也對保險檔案帶來了技術(shù)上的極大改變，海量的各種文字和音像等資料可以保存能夠?qū)崿F(xiàn)，社會保險檔案的數(shù)目過于龐大不再成為令人困擾的問題。尤其是現(xiàn)代社會，多媒體技術(shù)越發(fā)成熟，傳統(tǒng)的文字、視頻和圖像等檔案資料可以利用多媒體技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化，從而建立數(shù)字檔案，數(shù)字檔案的優(yōu)點顯而易見，數(shù)字檔案更有利于社會保險的大量管理和長期保存，人們檢索檔案信息也會更加方便快捷，其次，數(shù)字化的社會保險檔案信息還可以被國家有關(guān)部門充分利用。

但是，信息化的時代讓我們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)落后的管理社會保險的方法與數(shù)字檔案根本不匹配，落后的管理意識和手段已經(jīng)不適應(yīng)時代的要求，而缺少高水平的專業(yè)人員和技術(shù)設(shè)備也是無法提高管理水平的重要原因。由于資金和人員等種種限制，我國大部分的社會保險檔案仍然是紙質(zhì)版的，這種情況無疑不利于檔案資料的長期保存和參保信息查詢。而基于我國的國情和社會保障制度，我國的社會保險檔案被多個部門保管，如此分割保管的不合理做法極易造成歷史記錄的丟失，實際上大大損害了社會保險檔案的管理和查詢。

2 如何發(fā)揮社會檔案保險的作用

面對種種挑戰(zhàn)，我們首先要樹立正確的思想，培養(yǎng)人們管理社會保險檔案的意識。思維的作用不言而喻，思想決定著行為，即思維對人們的行為起指導(dǎo)作用，但是這個作用是兩方面的，思維對行為既可能起積極作用也可能起消極作用。所以，我們要提高社會保險檔案的管理水平，更好的發(fā)揮社會保險的作用，思維的改變往往是第一步，正確的思維使我們事半功倍。而且就目前的現(xiàn)實，從某種程度上來說，以往陳舊的社會保險檔案管理思維已經(jīng)漸漸不適應(yīng)時代的發(fā)展，也不適應(yīng)現(xiàn)實需要了。所以我們要先轉(zhuǎn)變思維，拋棄以往的不合理的社會保險檔案管理思想，加強做好管理社會保險檔案工作的思想教育。國家也應(yīng)該更加重視，動員各部門做好宣傳工作。

其次，國家應(yīng)該完善相關(guān)的制度法規(guī)，改革現(xiàn)有的多頭管理弊端，設(shè)置統(tǒng)一的便于管理的社會保險檔案機構(gòu)，集中收集、整理、歸檔、保存和檢索所有的社會保險檔案資料。國家立法能夠為社會保險檔案的管理和查詢工作提供充分的法律依據(jù)，各種細化規(guī)范的社會保險檔案管理制度則能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的檔案工作流程，這無疑有利于我國社會保險檔案管理整體水平的提高。

除此以外，國家應(yīng)該加大資金、人員、設(shè)備和場地的投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。我國檔案管理水平的現(xiàn)狀很大程度是因為資金不足，缺少高素質(zhì)的專業(yè)人員，很多經(jīng)濟條件不太好的地區(qū)甚至沒有足夠的計算機等硬件設(shè)施用來把紙質(zhì)檔案資料存入電腦，社會保險檔案數(shù)字化自然無法實現(xiàn)。而國家要更好的進行社會保險檔案管理，必須保證社會保險檔案機構(gòu)有合適的場所辦公，配備足夠的硬件設(shè)備，有實踐能力的專業(yè)檔案管理人員。除此以外，科學(xué)的檔案管理軟件有利于電子檔案的管理，有利于參保人和國家部門方便快捷的查詢到社會保險信息。

總得來說，在政治經(jīng)濟和社會快速發(fā)展的今天，我們要正視信息化帶來的改變。信息化對社會保險檔案的影響重大，不可否認的是，信息化對社會保險檔案的長期保存和信息檢索提出了新的挑戰(zhàn)。但是另一方面，信息化的時代也使海量的各種資料可以保存能夠?qū)崿F(xiàn)。我們要充分認識現(xiàn)代科技和信息化的影響，使信息化在社會檔案管理中發(fā)揮好的作用，進一步提高社會檔案管理的水平，為更好的保障社會服務(wù)做貢獻。

我們要在現(xiàn)狀下進一步促進社會保險檔案的管理，是任務(wù)十分艱巨的，所以需要國家要積極樹立正確的思想，完善相關(guān)的法規(guī)制度，加大資金、人員、設(shè)備和場地的投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為提高社會保險檔案的管理水平做出充分的努力。社會保險檔案機構(gòu)也應(yīng)當重視人員培訓(xùn)和管理，調(diào)動管理人員積極性，合理使用現(xiàn)代化的先進設(shè)備，提高管理檔案資料的水平，給廣大參保個人和參保單位提供更加優(yōu)質(zhì)全面快捷的信息查詢服務(wù)。

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作者簡介

杜翠霞（1965-09），女，山東省菏澤市，館員，大專，漢語言文學(xué)，研究方向：漢語言文學(xué)。