建筑企業檔案管理問題及對策

摘 要：近年來隨著我國檔案管理工作的不斷創新，檔案管理在經濟發展過程中受到的重視程度不斷提高。檔案管理水平的提升，為企業和單位發展提供了更多資料。建筑企業發展過程中產生的檔案信息越來越多，管理任務也越來越重，本文對建筑企業檔案管理存在的問題和對策進行分析與探討。

關鍵詞：建筑企業檔案管理；問題；對策

檔案是社會發展過程中所形成的重要資料，包括很多類別，比如單位經營檔案、科技檔案等，檔案的收集、整理和應用，是社會發展過程中的重要內容，是為社會發展、教育發展、經濟發展提供必要的資源和信息支持的重要途徑。對于建筑企業而言，傳統發展過程中檔案管理工作受到的重視程度不高，有的企業只注重經濟效益，忽視了對檔案部門的建設，導致建筑企業發展過程中的檔案出現流失，對企業發展造成一定影響。新時期必須要加強對檔案管理工作的重視，尤其是要加強檔案管理工作制度的完善，確保檔案管理工作實現規范化發展，為建筑企業創新發展提供更多依據和資料。

1 建筑企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作混亂

在檔案管理過程中，應該要有一個明確的目標，比如對檔案類型、檔案的保存形式、檔案的用途等都要進行確定，然后按照不同的檔案類型進行分類收集、整理、管理、利用。在建筑企業發展過程中很多檔案管理目標不夠明確，因此導致企業檔案管理工作比較混亂。

（二）檔案管理體系不健全

當前很多建筑企業檔案管理過程中，管理體系不夠健全，是一個十分嚴重的問題。大多數的建筑企業都比較重視各項建設活動的開展，對于檔案管理的重視程度不夠，因此導致各種檔案管理體系不夠完善，比如在進行檔案管理時隨意調用工作人員負責檔案管理這項工作，沒有專業化的檔案管理隊伍，在工作時對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執行不到位。

（三）信息化程度不高

隨著建筑企業檔案管理制度不斷改革，建筑企業負責人必須重視檔案管理體系和引入先進的管理技術，從而能夠實現對檔案管理工作的創新，當前很多建筑企業的檔案管理工作的信息化程度不高，一方面，缺乏相應的設施設備，例如網絡信息管理系統的建立不完善、計算機設備的配備不足，都會導致檔案管理水平較低。另一方面，缺乏信息技術人才，當前有的檔案管理人員綜合能力水平較低，對信息技術的學習不夠，不能借助各種信息技術手段對各種檔案管理問題進行解決，因此導致檔案管理工作不規范。

2 建筑企業檔案管理工作策略

隨著建筑企業的不斷發展，檔案數量越來越多、類別越來越復雜，檔案管理不僅能促進建筑企業對自身活動進行規范，還能間接促進建筑行業快速轉型發展。如何加強檔案管理成為當前建筑企業發展過程中的重點，在加強檔案管理的過程中可以從以下幾個方面出發。

（一）明確建筑企業檔案管理目標

在新時期，建筑企業管理者應該要根據建筑企業的發展情況制定一套完整的管理目標，對檔案管理工作加以重視，對于檔案管理工作而言，要進行系統性規劃，單位的檔案管理部門要結合單位的發展目標，對檔案管理目標進行制定，首先要制定階段性目標，如在一定時期內要對建筑企業的所有檔案進行歸類整理、實現檔案信息化管理等，從而使得檔案管理部門可以根據這些目標進行工作調整，對檔案管理過程中存在的各種問題和障礙進行解決。其次，要制定整體目標，檔案管理的整體目標要結合建筑企業的發展目標，對當前建筑企業發展過程中的問題進行分析，并且從檔案管理角度著手，提出解決建議和方案，促進建筑企業的快速發展。

（二）完善檔案管理制度

1、完善建筑工程檔案保管制度。在建筑企業發展過程中，建筑工程檔案是十分重要的內容，企業參與建設的工程項目繁多，每一個項目都有獨特的特點，企業在建設項目過程中可能存在一些問題，對工程檔案進行詳細記錄、保管，有助于企業及時對以前的工作過程進行總結，發現自身存在的問題，并且積極對這些問題進行解決，以提高企業的發展水平。為了更好地確保工程檔案管理和工作的高效進行，企業必須要根據自身目前實際的情況，及時建立健全工程檔案保管制度。例如，建筑企業應該要成立專門的檔案管理部門，在檔案管理過程中由于一些不規范的操作行為，會導致檔案丟失、被盜竊等，在檔案管理過程中應該要積極加強對檔案的安全管理，檔案管理人員應該要具備安全意識，從而確保建筑企業檔案的完整性、規范性。

2、積極加強責任制度的完善，檔案管理人員要肩負檔案管理的直接責任，一旦出現檔案泄露、損毀等問題，要找到相應的責任人對問題進行解決。

3、對檔案管理工作進行監督。在建筑企業檔案管理過程中，各種檔案管理的階段性目標以及管理方式都應該要接受建筑企業的監督，從而能夠確保檔案管理工作的落實，在監督管理過程中要定期對檔案管理人員的工作進行監督管理，確保各項階段性管理任務得到落實。

（三）實現信息化管理

在建筑企業的發展過程中，科學合理的管理目標對于建筑企業的管理模式的創新改革有一定的導向性，不僅是在檔案管理過程中，整個建筑企業都應該要踐行全新的管理理念，對傳統的管理模式進行創新，從而不斷促進建筑企業的發展。信息時代背景下，建筑行業發展不斷轉型，建筑企業發展過程中也必須要積極加強對各種信息技術和管理系統的應用，從而確保檔案管理工作水平得到提升。首先，企業應該要建立檔案信息管理系統，將檔案管理了工作從線下轉移到線上，在檔案管理系統中實現對各種檔案信息的收集、整理。其次，要按照信息化管理方式，實現對檔案的調用，當某個部門或者人員需要利用這些檔案時，必須要經過單位領導人員的批準，并且還應該持有相關的手續，檔案保管人員才能將檔案借給他們。第三，信息化管理和傳統的紙質化管理相結合。在檔案管理逐漸實現信息化發展的過程中，也不能完全摒棄傳統的紙質化與人工化管理，對于某些重要的檔案信息，也可以形成紙質檔案文件，實現檔案信息的雙重保護。

3 結語

綜上所述，檔案管理在建筑企業發展過程中具有十分重要的意義，有助于建筑企業實現全面、科學、可持續發展。傳統的檔案大多是紙質人事檔案，不利于保存和保護，在信息化時代，檔案管理也要逐漸從傳統的人工管理轉變為信息化管理，同時要對檔案管理模式進行創新，促進建筑企業檔案管理的轉型發展。

參考文獻

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作者簡介

徐仨（1988-），女，四川敘永，云南建投第十五建設有限公司，本科，助理檔案員，研究方向：建筑企業檔案。