淺析檔案管理的現(xiàn)代化

吳凱

摘 要：我國市場經(jīng)濟(jì)體制的確立為檔案管理的發(fā)展提供了機(jī)遇，同時(shí)復(fù)雜的形勢、繁瑣的程序也給檔案管理現(xiàn)代化提出了挑戰(zhàn)，在新形勢下，如何探究檔案管理現(xiàn)代的內(nèi)涵與內(nèi)容成為研究檔案管理的首先條件，深入挖掘檔案管理存在的問題，并提出有效的解決措施是本文重要探討的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；體制

1 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化主要是指利用科學(xué)的思想、組織、方法和手段對檔案管理工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳效益的工作方法。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，無紙化辦公是未來發(fā)展的必然趨勢，人們開始利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，不但可以快速查詢、修改、保存文檔，還可以快速檢索、甄別有效信息，最終達(dá)到系統(tǒng)化、智能化、信息化管理的目的。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理現(xiàn)代化不但存儲(chǔ)信息量大，而且占用空間小，極大的提高了檔案管理的效率，取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理只是時(shí)間問題。

1964年，第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)在美國制造成功，隨后經(jīng)歷了多次軟硬件的更新，到今天已經(jīng)迅速普及到生活中的方方面面，電子計(jì)算機(jī)與檔案管理的有效融合是科技發(fā)展的必然結(jié)果，與檔案管理配套的系統(tǒng)軟件研發(fā)更有利于檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，需要與動(dòng)態(tài)的管理相統(tǒng)一，更需要與不斷變化的新技術(shù)相統(tǒng)一，只有這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

2 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

檔案管理的現(xiàn)代化絕不是簡單的技術(shù)與設(shè)備的融合，更不是幾臺(tái)電腦和微縮設(shè)備就可以實(shí)現(xiàn)的。檔案管理的復(fù)雜性、技術(shù)性、層次性使其有著自身的特點(diǎn)：一是注重方法的現(xiàn)代化和手段的現(xiàn)代化，強(qiáng)調(diào)利用科學(xué)的管理原理，進(jìn)行精細(xì)化的分類、梳理，并結(jié)合電子計(jì)算機(jī)、微縮技術(shù)的特點(diǎn)對檔案進(jìn)行有效的管控；二是注重檔案管理方法與組織的融合，把檔案組織放在重要的位置，并與方法現(xiàn)代化進(jìn)行融合，為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供了前提條件；三是注重檔案管理與市場的結(jié)合，優(yōu)化檔案的布局與空間，強(qiáng)調(diào)檔案管理要與社會(huì)貼近，發(fā)揮社會(huì)服務(wù)的功能。從理論層面分析檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面：

（1）管理理念現(xiàn)代化。我國人口的劇增，高校畢業(yè)人數(shù)的擴(kuò)大，給檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，應(yīng)該首先改變原有的管理理念，從思想上重視，行動(dòng)上改變，注重服務(wù)的引領(lǐng)，為檔案管理的有序發(fā)展提供理念支撐。

（2）管理方法現(xiàn)代化。有效的管理方法是現(xiàn)代檔案管理實(shí)現(xiàn)的途徑，尊重檔案管理的自身特點(diǎn)，并結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理，通過計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)等行為，有效利用檔案系統(tǒng)的人力、財(cái)力和物力，以最小的投入獲得最大的社會(huì)服務(wù)功能。

（3）管理措施現(xiàn)代化。有效的管理措施是實(shí)現(xiàn)檔案管理有序進(jìn)行的保障，通過切實(shí)可行的措施可以實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)社會(huì)化的屬性，更可以把管理組織與方法落到實(shí)處，確保檔案管理在有序、穩(wěn)定的前提下不斷推進(jìn)向前，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

3 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

檔案管理的重要性已經(jīng)是不言而喻的，但我國的檔案管理現(xiàn)代化起步較晚，技術(shù)含量不高，在實(shí)際工作中，工作人員不能充分利用現(xiàn)代化的工具和手段對檔案進(jìn)行管理，造成這樣或那樣的問題，如何有效分析檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并提出有效的解決措施是我們必須要面對的問題。

（1）檔案管理理念滯后。傳統(tǒng)的檔案管理方法在現(xiàn)實(shí)中依舊很有市場，基層的檔案管理人員從事傳統(tǒng)管理時(shí)間較長，在平時(shí)的工作中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，也取得了一定的成績，他們理所當(dāng)然的認(rèn)為傳統(tǒng)的管理理念足夠應(yīng)對現(xiàn)在的發(fā)展，從內(nèi)心深處是抵制檔案管理的現(xiàn)代化。還有一部分人認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代無非是購入一些類似計(jì)算機(jī)、光盤、微縮機(jī)的設(shè)備，再加上缺乏有效的培訓(xùn)和理念的陳舊，致使許多人不會(huì)使用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，長時(shí)間造成機(jī)器的閑置，最終造成資源的浪費(fèi)。對于檔案管理單位來講，不重視基層檔案管理人員的培訓(xùn)，缺乏現(xiàn)代化管理知識(shí)的普及，管理者認(rèn)為檔案工作只是一些文件紙片，與單位的其他工作相比，毫無地位可言，完全放任檔案管理工作的低效、混亂，無法有效的推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。

（2）檔案管理方法混亂。由于傳統(tǒng)觀念對管理的不重視，也帶來了對檔案管理工作的忽視和冷落，許多基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不管不問，任憑檔案管理人員喜好隨意布置，造成檔案破損或丟失。由于地位的地下，檔案管理所需的經(jīng)費(fèi)也很難得到解決，基層檔案管理人員的工作條件較差，待遇較低，造成人心思動(dòng)，很難留住一些高技術(shù)人才。許多人甚至認(rèn)為從事檔案管理工作就等于發(fā)配，在檔案管理工作中，心中有氣，工作開展困難。還有一些單位忽視檔案管理工作，對工作人員配備不足，直接從事檔案管理工作的人員與實(shí)際需要不符，造成超負(fù)荷工作，在人員不齊，設(shè)備老化、經(jīng)費(fèi)不足、思想陳舊的條件下進(jìn)行檔案管理，出現(xiàn)工作漏洞、效率低下也就不難理解了。在這樣的情況下就更不要談科學(xué)的管理方法了，管理混亂成為一種必然的現(xiàn)象。

（3）檔案管理人員素質(zhì)不高。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就必須有現(xiàn)代化的設(shè)備，而設(shè)備的充分利用就需要管理人才的支撐。與傳統(tǒng)的思想相比，現(xiàn)代化的檔案學(xué)是一門綜合性較強(qiáng)的學(xué)科，需要一群有著豐富知識(shí)和精通檔案學(xué)的高級人才。但是從目前的情況來看，許多單位的檔案管理人員是半路出家，要么缺乏專業(yè)的學(xué)歷，要么所學(xué)專業(yè)與檔案管理不相關(guān)，缺乏對檔案管理工作的熱情，長期處于檔案管理的安逸環(huán)境，不思進(jìn)取，抵制新鮮事物。許多企事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)和基本知識(shí)，無法掌握先進(jìn)的管理技能，不能操作現(xiàn)代化的設(shè)備。檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，個(gè)體素質(zhì)不高已經(jīng)成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)突出問題，這一系列問題的出現(xiàn)必然導(dǎo)致新方法、新技術(shù)無法在檔案管理中推廣應(yīng)用，無法解決一些新情況、新問題。

（4）檔案管理?xiàng)l件不足。經(jīng)費(fèi)不足一直是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的最大障礙，在許多單位，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏重視，導(dǎo)致相關(guān)資金不到位，無法購買現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，一些企事業(yè)單位存在大量的案卷質(zhì)量較差問題，沒有完整的檢索工具，許多立卷、檢索不符合國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)，有些部門的檔案室甚至破舊不堪，安全隱患廣泛存在，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范，真正成為了“要權(quán)沒權(quán)、要人沒人、要錢沒錢”的三無部門，更不要談檔案管理的自動(dòng)化和數(shù)字化，這些問題直接造成現(xiàn)代的檔案管理工作不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，檔案管理既沒有有效競爭機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，更沒有激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致檔案工作技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化缺乏外在的推動(dòng)力、內(nèi)在的拉動(dòng)力，使現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)代化無法適應(yīng)快速發(fā)展的需求，陷入乏力的狀態(tài)。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的舉措

（1）提高檔案管理理念的現(xiàn)代化。現(xiàn)代化的檔案管理工作必須由科學(xué)的管理來指導(dǎo)，大膽進(jìn)行探索，改變不適應(yīng)的管理方式方法，遵循檔案管理工作的科學(xué)性，并應(yīng)用多種技術(shù)為其服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)，強(qiáng)化管理理念現(xiàn)代化這一靈魂，加深檔案管理人員的管理理念，加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要樹立正確的科學(xué)發(fā)展觀，積極學(xué)習(xí)利用先進(jìn)的科技手段和先進(jìn)的管理方法，改變傳統(tǒng)管理理念，主動(dòng)推廣主動(dòng)式、開放式的服務(wù)態(tài)度，用先進(jìn)的管理方法和理論，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。還要積極引入市場化的管理理念，擺脫計(jì)劃經(jīng)濟(jì)觀念的束縛，主動(dòng)接受新理念、新知識(shí)、新思維，積極探索新的管理辦法，與先進(jìn)的管理理念同步，與時(shí)代接軌，最終推動(dòng)檔案管理理念現(xiàn)代化。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的現(xiàn)代化最終目的就是開放檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的共享和開發(fā)，不斷滿足社會(huì)對檔案的各種需要。檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容就是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，它要求充分利用先進(jìn)的技術(shù)、進(jìn)行科學(xué)合理的分工、廣泛的協(xié)作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，把檔案信息與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行鏈接是大勢所趨，但數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、資料的共享都需要標(biāo)準(zhǔn)化的管理，形成一套完整的體系，只有這樣才能推動(dòng)檔案管理的良性發(fā)展。實(shí)現(xiàn)這一標(biāo)準(zhǔn)化的目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最大化、檢索的便捷化、檔案的完整化。嚴(yán)格按照國家規(guī)定的各類檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對全國檔案管理的宏觀指導(dǎo)，利用電子計(jì)算機(jī)的便利條件，對現(xiàn)有檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的收錄整理、編目檢索和安全保管工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）加大檔案管理軟硬件的投入。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案管理與其結(jié)合的程度越來越深入，各級檔案管理部門要積極投入資金，加快軟硬件更新的步伐，與相關(guān)部門進(jìn)行有效溝通，爭取政策支持。基層檔案管理單位應(yīng)該配齊配強(qiáng)軟硬件建設(shè)，如加大資金投入，添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、密集架等設(shè)備，購買檔案管理配套的軟件，不斷完善自動(dòng)化辦公設(shè)施，為檔案管理現(xiàn)代化提供硬件支持，也只有在這樣的基礎(chǔ)上，檔案工作人員才有可能接觸設(shè)備，學(xué)習(xí)操作技能，不斷完善檔案管理工作。檔案管理的現(xiàn)代化與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較大，而二者的結(jié)合需要較長的時(shí)間，這就需要檔案管理人員經(jīng)過專門的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理技巧，提升軟硬件的結(jié)合度，推動(dòng)檔案管理的高效化。

（4）提升檔案管理人員綜合能力。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，人起著主導(dǎo)的作用，因此對檔案管理人員的綜合能力要求較高。檔案管理人員要從思想上改變傳統(tǒng)的管理模式，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的緊迫性，通過系統(tǒng)化、專門化的培訓(xùn)，能夠有效利用先進(jìn)的技術(shù)和手段對檔案進(jìn)行高速化的管理。通過政策支持引進(jìn)一批復(fù)合型人才，豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要建立嚴(yán)格的選撥用人機(jī)制，選出合適的檔案管理人才，加強(qiáng)道德水平和職業(yè)素養(yǎng)教育，邀請知名專家對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高他們的整體素質(zhì)，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利推進(jìn)。培訓(xùn)檔案工作人員吃苦耐勞、勇于奉獻(xiàn)的精神，逐步培養(yǎng)一批多層次、復(fù)合型的人才，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

（5）實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理體制。我國當(dāng)前已經(jīng)建立了一個(gè)由檔案法律、行政法規(guī)、行政規(guī)章組成的《檔案法》體系，對于各級政府、行政主管部門的違法行為和法律責(zé)任進(jìn)行了明確的規(guī)定，其目的就是保證檔案事業(yè)的有序發(fā)展。同時(shí)，政府機(jī)關(guān)要重視檔案管理的重要性，對檔案管理部門出現(xiàn)的一些問題和責(zé)任要進(jìn)行處罰，建立完善的監(jiān)督體制，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過職稱評定、業(yè)務(wù)考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等手段，激發(fā)檔案工作人員的熱情和活力，調(diào)動(dòng)他們的積極性、創(chuàng)造性。

總之，檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)復(fù)雜漫長的過程，也是一個(gè)不斷改進(jìn)，逐步提升的過程，這需要政府的政策、工作人員的素質(zhì)、軟硬件投入的支持，這是時(shí)代的訴求，更是國家現(xiàn)代化的體現(xiàn)，堅(jiān)持改革與創(chuàng)新，積極探索新的方法與技能，逐步滿足社會(huì)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化指日可待。

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