淺析檔案管理的現代化

吳凱

摘 要：我國市場經濟體制的確立為檔案管理的發展提供了機遇，同時復雜的形勢、繁瑣的程序也給檔案管理現代化提出了挑戰，在新形勢下，如何探究檔案管理現代的內涵與內容成為研究檔案管理的首先條件，深入挖掘檔案管理存在的問題，并提出有效的解決措施是本文重要探討的問題。

關鍵詞：檔案管理；現代化；體制

1 檔案管理現代化的內涵

檔案管理現代化主要是指利用科學的思想、組織、方法和手段對檔案管理工作進行有效的管理，使之獲得最佳效益的工作方法。隨著科技的發展，計算機的普及，無紙化辦公是未來發展的必然趨勢，人們開始利用計算機對檔案進行管理，不但可以快速查詢、修改、保存文檔，還可以快速檢索、甄別有效信息，最終達到系統化、智能化、信息化管理的目的。與傳統的檔案管理相比，檔案管理現代化不但存儲信息量大，而且占用空間小，極大的提高了檔案管理的效率，取代傳統紙質檔案管理只是時間問題。

1964年，第一臺電子計算機在美國制造成功，隨后經歷了多次軟硬件的更新，到今天已經迅速普及到生活中的方方面面，電子計算機與檔案管理的有效融合是科技發展的必然結果，與檔案管理配套的系統軟件研發更有利于檔案管理現代化的實現，檔案管理現代化是一個動態的概念，需要與動態的管理相統一，更需要與不斷變化的新技術相統一，只有這樣才能更好的促進檔案管理現代化的實現。

2 檔案管理現代化的內容

檔案管理的現代化絕不是簡單的技術與設備的融合，更不是幾臺電腦和微縮設備就可以實現的。檔案管理的復雜性、技術性、層次性使其有著自身的特點：一是注重方法的現代化和手段的現代化，強調利用科學的管理原理，進行精細化的分類、梳理，并結合電子計算機、微縮技術的特點對檔案進行有效的管控；二是注重檔案管理方法與組織的融合，把檔案組織放在重要的位置，并與方法現代化進行融合，為檔案管理實現現代化提供了前提條件；三是注重檔案管理與市場的結合，優化檔案的布局與空間，強調檔案管理要與社會貼近，發揮社會服務的功能。從理論層面分析檔案管理現代化的內容主要包括以下三個方面：

（1）管理理念現代化。我國人口的劇增，高校畢業人數的擴大，給檔案管理帶來了巨大挑戰，要想實現檔案管理的現代化，應該首先改變原有的管理理念，從思想上重視，行動上改變，注重服務的引領，為檔案管理的有序發展提供理念支撐。

（2）管理方法現代化。有效的管理方法是現代檔案管理實現的途徑，尊重檔案管理的自身特點，并結合現代科學技術的原理，通過計劃、組織、協調等行為，有效利用檔案系統的人力、財力和物力，以最小的投入獲得最大的社會服務功能。

（3）管理措施現代化。有效的管理措施是實現檔案管理有序進行的保障，通過切實可行的措施可以實現檔案服務社會化的屬性，更可以把管理組織與方法落到實處，確保檔案管理在有序、穩定的前提下不斷推進向前，實現檔案管理現代化。

3 檔案管理現代化的現狀

檔案管理的重要性已經是不言而喻的，但我國的檔案管理現代化起步較晚，技術含量不高，在實際工作中，工作人員不能充分利用現代化的工具和手段對檔案進行管理，造成這樣或那樣的問題，如何有效分析檔案管理過程中出現的問題，并提出有效的解決措施是我們必須要面對的問題。

（1）檔案管理理念滯后。傳統的檔案管理方法在現實中依舊很有市場，基層的檔案管理人員從事傳統管理時間較長，在平時的工作中積累了豐富的經驗，也取得了一定的成績，他們理所當然的認為傳統的管理理念足夠應對現在的發展，從內心深處是抵制檔案管理的現代化。還有一部分人認為檔案管理現代無非是購入一些類似計算機、光盤、微縮機的設備，再加上缺乏有效的培訓和理念的陳舊，致使許多人不會使用現代化的檔案管理設備，長時間造成機器的閑置，最終造成資源的浪費。對于檔案管理單位來講，不重視基層檔案管理人員的培訓，缺乏現代化管理知識的普及，管理者認為檔案工作只是一些文件紙片，與單位的其他工作相比，毫無地位可言，完全放任檔案管理工作的低效、混亂，無法有效的推動檔案管理的現代化。

（2）檔案管理方法混亂。由于傳統觀念對管理的不重視，也帶來了對檔案管理工作的忽視和冷落，許多基層單位領導對檔案管理工作不管不問，任憑檔案管理人員喜好隨意布置，造成檔案破損或丟失。由于地位的地下，檔案管理所需的經費也很難得到解決，基層檔案管理人員的工作條件較差，待遇較低，造成人心思動，很難留住一些高技術人才。許多人甚至認為從事檔案管理工作就等于發配，在檔案管理工作中，心中有氣，工作開展困難。還有一些單位忽視檔案管理工作，對工作人員配備不足，直接從事檔案管理工作的人員與實際需要不符，造成超負荷工作，在人員不齊，設備老化、經費不足、思想陳舊的條件下進行檔案管理，出現工作漏洞、效率低下也就不難理解了。在這樣的情況下就更不要談科學的管理方法了，管理混亂成為一種必然的現象。

（3）檔案管理人員素質不高。要實現檔案管理的現代化就必須有現代化的設備，而設備的充分利用就需要管理人才的支撐。與傳統的思想相比，現代化的檔案學是一門綜合性較強的學科，需要一群有著豐富知識和精通檔案學的高級人才。但是從目前的情況來看，許多單位的檔案管理人員是半路出家，要么缺乏專業的學歷，要么所學專業與檔案管理不相關，缺乏對檔案管理工作的熱情，長期處于檔案管理的安逸環境，不思進取，抵制新鮮事物。許多企事業單位的檔案管理人員缺乏應有的專業技術和基本知識，無法掌握先進的管理技能，不能操作現代化的設備。檔案管理人員結構不合理，個體素質不高已經成為制約檔案事業發展的一個突出問題，這一系列問題的出現必然導致新方法、新技術無法在檔案管理中推廣應用，無法解決一些新情況、新問題。

（4）檔案管理條件不足。經費不足一直是檔案管理實現現代化的最大障礙，在許多單位，領導對檔案管理缺乏重視，導致相關資金不到位，無法購買現代化的檔案管理設備，一些企事業單位存在大量的案卷質量較差問題，沒有完整的檢索工具，許多立卷、檢索不符合國家檔案局標準，有些部門的檔案室甚至破舊不堪，安全隱患廣泛存在，建設標準不夠規范，真正成為了“要權沒權、要人沒人、要錢沒錢”的三無部門，更不要談檔案管理的自動化和數字化，這些問題直接造成現代的檔案管理工作不能適應市場經濟現代化發展的要求，檔案管理既沒有有效競爭機制和風險機制，更沒有激勵機制，導致檔案工作技術與設備的現代化缺乏外在的推動力、內在的拉動力，使現代檔案管理的現代化無法適應快速發展的需求，陷入乏力的狀態。

4 實現檔案管理現代化的舉措

（1）提高檔案管理理念的現代化。現代化的檔案管理工作必須由科學的管理來指導，大膽進行探索，改變不適應的管理方式方法，遵循檔案管理工作的科學性，并應用多種技術為其服務。加強檔案管理的現代化意識，強化管理理念現代化這一靈魂，加深檔案管理人員的管理理念，加快檔案管理現代化的發展步伐。在實際工作中，檔案管理人員要樹立正確的科學發展觀，積極學習利用先進的科技手段和先進的管理方法，改變傳統管理理念，主動推廣主動式、開放式的服務態度，用先進的管理方法和理論，推動檔案管理現代化的實現。還要積極引入市場化的管理理念，擺脫計劃經濟觀念的束縛，主動接受新理念、新知識、新思維，積極探索新的管理辦法，與先進的管理理念同步，與時代接軌，最終推動檔案管理理念現代化。

（2）實現檔案管理的標準化。檔案管理的現代化最終目的就是開放檔案信息資源，實現各類檔案信息的共享和開發，不斷滿足社會對檔案的各種需要。檔案管理現代化的一項基礎內容就是檔案管理的標準化，它要求充分利用先進的技術、進行科學合理的分工、廣泛的協作。在大數據時代，把檔案信息與網絡進行鏈接是大勢所趨，但數據的交換、檔案信息的傳遞、資料的共享都需要標準化的管理，形成一套完整的體系，只有這樣才能推動檔案管理的良性發展。實現這一標準化的目的就是要實現檔案管理價值的最大化、檢索的便捷化、檔案的完整化。嚴格按照國家規定的各類檔案著錄標準，加強對全國檔案管理的宏觀指導，利用電子計算機的便利條件，對現有檔案進行標準化的收錄整理、編目檢索和安全保管工作，實現檔案管理標準化。

（3）加大檔案管理軟硬件的投入。隨著計算機技術和網絡的普及，檔案管理與其結合的程度越來越深入，各級檔案管理部門要積極投入資金，加快軟硬件更新的步伐，與相關部門進行有效溝通，爭取政策支持。基層檔案管理單位應該配齊配強軟硬件建設，如加大資金投入，添置計算機、掃描儀、密集架等設備，購買檔案管理配套的軟件，不斷完善自動化辦公設施，為檔案管理現代化提供硬件支持，也只有在這樣的基礎上，檔案工作人員才有可能接觸設備，學習操作技能，不斷完善檔案管理工作。檔案管理的現代化與傳統的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較大，而二者的結合需要較長的時間，這就需要檔案管理人員經過專門的培訓，不斷提高檔案管理技巧，提升軟硬件的結合度，推動檔案管理的高效化。

（4）提升檔案管理人員綜合能力。在檔案管理現代化的進程中，人起著主導的作用，因此對檔案管理人員的綜合能力要求較高。檔案管理人員要從思想上改變傳統的管理模式，真正認識到檔案管理現代化的緊迫性，通過系統化、專門化的培訓，能夠有效利用先進的技術和手段對檔案進行高速化的管理。通過政策支持引進一批復合型人才，豐富檔案管理人員的知識結構。要建立嚴格的選撥用人機制，選出合適的檔案管理人才，加強道德水平和職業素養教育，邀請知名專家對管理者進行培訓，不斷提高他們的整體素質，確保檔案管理現代化建設的順利推進。培訓檔案工作人員吃苦耐勞、勇于奉獻的精神，逐步培養一批多層次、復合型的人才，促進檔案管理事業的健康發展。

（5）實行嚴格的監督管理體制。我國當前已經建立了一個由檔案法律、行政法規、行政規章組成的《檔案法》體系，對于各級政府、行政主管部門的違法行為和法律責任進行了明確的規定，其目的就是保證檔案事業的有序發展。同時，政府機關要重視檔案管理的重要性，對檔案管理部門出現的一些問題和責任要進行處罰，建立完善的監督體制，使檔案管理工作規范化、制度化、標準化，通過職稱評定、業務考核、表彰獎勵等手段，激發檔案工作人員的熱情和活力，調動他們的積極性、創造性。

總之，檔案管理現代化是一個復雜漫長的過程，也是一個不斷改進，逐步提升的過程，這需要政府的政策、工作人員的素質、軟硬件投入的支持，這是時代的訴求，更是國家現代化的體現，堅持改革與創新，積極探索新的方法與技能，逐步滿足社會發展的需要，實現檔案管理的現代化指日可待。

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