淺談如何做好企業檔案管理工作

張若娜

摘 要：企業的檔案資料是企業在全面發展過程中的信息記錄，是衡量和反應一個企業發展情況的重要標準。近年來，隨著國家經濟的不斷發展，房地產市場也迎來了進一步發展的機遇和空間。為了保障和穩定企業的經營和發展，充分的重視檔案管理工作，提高檔案管理成效至關重要。本文筆者就當前企業檔案管理的現狀及其問題，結合新時期下房地產企業檔案管理的發展，談談如何有效的提高企業檔案管理成效，希望對企業檔案管理工作的發展提供一些淺顯的幫助和參考。

關鍵詞：企業；房地產；檔案管理；成效；發展；保障

1 引言

檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，是加強檔案信息資源開發利用工作的有效對策。檔案管理工作對我國現階段制度的健康發展起著至關重要的作用。隨著以建立現代企業制度為目標的企業改革日益深化，以現代信息技術應用為基礎的企業信息化進程日益加快，給企業的經營、管理等方面帶來了巨大挑戰，也給企業檔案工作帶來的新課題，提出了新要求。企業檔案工作必須適應信息時代企業發展的需要，改變原有的工作模式，建立新的檔案管理體系，樹立全新的企業檔案工作理念，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導企業的檔案管理工作。

2 房地產企業檔案管理的屬性和特征

房地產檔案管理是房地產公司有效開展業務活動的基礎建設部分，其基本特征主要表現在三個方面：一是檔案管理的專業性。房地產檔案管理是基于房地產專業活動產生的真實、具體的業務活動，房地產業務自身的專業性特征決定了其檔案管理有著相關聯的專業性要求與特殊規定。從一定意義上看，在房屋建設及其具體操作活動中會直接生成大量有參考價值的檔案，房地產活動相關聯的國家建房、集資建房，買賣、擔保、抵押等專業問題也需要管理人員具備相應的專業知識。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產業的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業性的房地產檔案管理需要明確與重點存檔資料相關的一切歷史、現實信息。三是檔案管理時效性強。房地產業的政策時效性十分關鍵，對現實政策的關注與對歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產政策變化的重要信息，同時，房地產業自身的時效性也十分明顯，這是由房地產權歸屬等的動態性問題引起的。

3 當前房地產企業檔案管理的現狀及其問題

1.相關檔案管理人員自身的管理意識不強

當前，在房地產企業中，存在一部分的檔案管理人員對于工作的認識不夠，思想上對檔案管理的重要性缺乏一定的認識，導致了工作過程推諉、效率較低，對于檔案資料的收納、規整等一些列工作流程缺乏科學的指導。此外，還有一些房地產企業中的檔案管理人員不是“科班”出身，導致了其檔案管理的能力不足，這也是導致房地產企業檔案管理成效較低的一個因素。

2.企業有關部門對于檔案管理的制度建設不足

很多房地產企業在各個部門的發展中，都已經配備了完善的制度和規范。然而，就檔案管理部門而言，很多制度和規范的建設更新力度不夠，很多制度和規范都是多年之前的，或者不能適應當前檔案管理部門的發展。企業主管領導對于檔案管理制度的認識也是影響檔案管理長效發展的重要因素。

3.信息時代下現代檔案的發展不夠

近年來，隨著科技的進一步發展，信息化時代的到來，給各行各業的發展都帶來了重要的影響，催生了現代檔案管理事業的成長。然而，在很多房地產企業中，很多檔案管理工作都是“紙上談兵”，對于數字化和電子化的檔案管理工作缺乏深入的認識，導致了檔案管理能力和成效相對較低。

4 提高房地產企業檔案管理成效的思考

1.從思想入手，轉變工作作風

想要提高企業檔案管理工作成效，首先就要從管理人員自身入手。人是根本，而對于人的管理是企業管理的核心。在房地產企業的檔案管理工作中，應該重視每一個檔案管理人員的思想教育和培訓工作，切實的讓每一個檔案管理人員都能充分的提高自身的管理思維和認識，以積極主動的工作態度推動檔案管理事業的發展。思想是認識的源泉，只有從思想上進行科學有效的教育，才能推動實際行為規范的落實。此外，房地產企業還應該重視對檔案管理人員工作技能的培訓，定期或者不定期的開展相關的檔案培訓工作，切實的提高每一個檔案管理人員的專業素養和能力，保障房地產企業檔案管理工作的長效發展。

2.重視現代化檔案管理設施和配套的投入

信息時代，科技的優勢和便利給檔案管理事業的發展帶來了新的機遇。現代化檔案管理模式是集便捷、快速、效率、易保存、好管理等多種優點于一體，這對于房地產企業在快速發展中來說，具有重要的意義。所以，企業應該切實的重視對檔案管理設施和基礎配套的投入，及時的更新老舊的管理設施，推動電子化、數字化檔案管理與系統的建設，從而提高企業檔案管理工作的成效。

2.盡快建設和完善企業檔案管理制度和規范

制度與規范的建設和完善，是細化管理措施和過程的重要保障。房地產企業應該立足企業管理原則和制度，從檔案管理部門自身的特殊性、必要性、有效性出發，以全面提高企業檔案管理成效為宗旨，推動檔案管理部門制度和規范的完善。堅持檔案管理部門，有制度可以依靠、有規范必須依靠、違反制度必須追究、追究過程有規范指導的系統模式，提高檔案管理部門工作成效。

4.科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

科學的考核和評價是衡量企業檔案管理工作的重要指標。作為企業檔案管理的主管部門，應該摒棄過去粗暴、簡單的考核體系，細化考核內容，把每一個檔案管理人員自身的工作作風、工作能力、工作習慣、工作積極性和主動性、工作過程、管理能力、參與培訓與學習的熱情等等科學的組成一個考核與評價的生態圈，并且把這種考核與評價的結果與檔案管理人員自身的福利、待遇掛鉤，積極的推動檔案管理工作能夠健康、穩定發展。

5 結語

總之，提高房地產企業檔案管理成效對于企業的健康、穩定發展具有重要的意義。企業主管部門應該重視檔案管理工作的重要性，在檔案管理規范和原則的框架下，細化管理規范和崗位職責，充分提高每一個員工的崗位職能，為企業檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。最后，要科學的開展對每一個檔案管理人員的考核評價工作，以積極的心態和視野激勵每一個檔案管理人員投身檔案管理事業，充分發揮自身的主觀能動性。

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