做好公共資源交易類檔案規范化管理工作的探討

趙春麗

摘 要：在信息技術快速發展的新形勢下，我國檔案管理工作越來越規范。通過檔案規范化管理，不僅使其在部門決策了發揮著更加重要的作用，而且有效提高了檔案的管理水平。公共資源交易類檔案是在公共資源交易過程中形成的材料，通過對其進行規范化管理，不僅有利于促進公共資源交易的順利開展，而且對實現公共資源的有效配置具有積極的意義。文中分析了公共資源交易類檔案管理中存在的問題，并進一步對做好公共資源交易類檔案規范化管理的具體策略進行了闡述。

關鍵詞：公共資源交易類檔案；規范化管理；問題；策略

在經濟快速發展的帶動下，近年來我國公共資源交易市場發展速度較快。隨著公共資源交易規模和頻次的不斷擴大，有效的促進了公共資源交易市場的完善，對我國經濟的發展起到了積極的促進作用。通過做好公共資源交易檔案規范化管理工作，不僅有利于實現對公共資源的有效調度，促進公共資源的優化配置，而且對公共資源交易市場的規范化具有重要的推動作用。因此針對當前公共資源交易檔案管理中存在的一些不足之處進行分析，并采取有效的措施加以解決，更好的促進公共資源交易市場的健康、有序發展。

1 公共資源交易類檔案管理中存在的問題

（一）檔案分散，檔案管理成本較高

當前公共資源交易類檔案處于分散保管的狀態，這就導致資源浪費的現象，而且檔案管理成本上升。部分檔案管理部門中基礎設施不完善和不規范，部分公共資源交易類檔案得不到有效的保管，檔案信息存在較大的安全隱患。

（二）檔案管理體制不健全，管理人員素質參差不齊

公共資源檔案管理體制較為落后，檔案管理部門職責不清，檔案管理工作得不到有效監管，這對檔案的規范性管理帶來了較大的影響。而且部分公共資源交易管理人員兼顧檔案管理人員，這部分人檔案專業知識缺乏，這對檔案規范化管理帶來了較大的影響。

（三）交易類檔案管理不規范

一直以來公共資源交易類管理工作都不受重視，存在著管理規則不明確及管理規范不統一的問題，這對公共資源交易類檔案管理工作效率帶來了較大的影響。同時管理職權較為混亂，這使檔案管理部門的重要性無法發揮出來。另外，當前公共資源交易檔案管理工作缺乏統一的法律管理制度，這在一定程度上對地方對公共資源的配置工作帶來了較大的制約影響，不利于地方公共資源交易類檔案管理工作的開展。

2 做好公共資源交易類檔案規范化管理的具體策略

（一）完善檔案管理機制，明確立檔責任人

在縣級公共資源交易類檔案管理中，需要完善檔案管理機制，發揮監察單位的作用，從而維護縣級公共資源交易市場檔案管理的秩序，加大對公共資源交易類檔案管理違法行為的打擊力度，以提高公共資源交易類檔案管理的合法性以及規范性。并且還需明確立檔責任人，在我國的縣級公共資源交易類檔案中，立檔責任人指的是公共資源交易活動的參與單位，活動的參與單位需要明確檔案資料的歸檔范圍，資料歸檔范圍的是依據公共資源交易的具體項目來確定。立檔單位需要根據規定的相關標準，建立檔案資料管理室。對檔案資料管理室的建設，也需要根據相關的標準，在檔案室的內部配置相應的防火、防潮設備，對可能出現的意外情況，比如：檔案資料發霉、破損等，需要安排專業的人員進行處理，預防以及處理意外事故的發生。

（二）強化檔案的細節管理

在對公共資源交易類檔案進行細化管理過程中，需要準確對檔案管理工作進行定位。特別是檔案工作人員，更需要準確定位檔案管理工作，對公共資源交易類檔案管理工作的重要性有一個深入的認識。同時在具體的管理工作中，在做好檔案文件的收集和整理工作的同時，不寧對檔案文件及時登記，進一步對檔案文件的立卷和整理工作進行規范。在公共資源交易過程中，經過核準、審批和審計等一系列交易環節后，公共資源交易類檔案需要由項目備案審核單位和建設單位分別保存，立檔單位要對檔案的復印件進行保存。對于只有一份文件資料的情況，由原件由項目備案審核單位進行保存，而項目建設單位和立檔單位則只對文件資料的復印件進行保管。而且在文件資料的復印件上，需要蓋上原件單位的印章，并且要含有原單位的名稱和時間。對于公共資源交易類建設項目的相關機構，在對檔案立檔過程中要對涉及到的單位資料進行收集保管。在保管過程中，需要對文件資料進行裝訂處理，因此資料所用材質不僅要具有較好的防腐性能，而且材質要具有可靠的穩定性，這樣儲存過程中才有利于對文件資料的有效保護。

（三）制定相應的法律法規，規范檔案保管期

需要根據公共資源交易類檔案管理的特性，制定明確的法律法規，從而避免法律誤讀現象出現，防止檔案管理工作的混亂。同時，還需要規范化檔案的保管期。在縣級的公共資源交易類檔案的管理中，需要按照相關規定，明確檔案保管期的期限。在不同的檔案中，保管期有多種。工程招標檔案的保管期有三種，保管期的期限有長有短，短期的檔案保管期一般在14年及以下，除短期之外，還有永久的檔案保存期。一般資源交易類檔案的檔案保管期為長期，與文件資料中合同所寫明的日期相一致。永久的檔案保存期一般是發生在一些一次性的轉讓項目中。在拍賣機構的檔案資料保存中，一般檔案保存期都在9年以上，檔案保存期的起始時間是在拍賣成交合同簽好那一刻。

（四）提高公共資源交易類檔案管理人員的管理水平

為了能夠更好的提高公共資源交易類檔案管理的水平，在實際管理工作中，，還需要明確檔案管理人員的職責，并將信息技術和網絡技術充分的在公共資源交易類檔案管理工作中進行運用，構建完善的檔案管理網絡，并統一做好公共資源交易類檔案的收集和整理工作，進一步對公共資源交易類檔案管理流程進行規范，努力提高公共資源交易類檔案管理水平。同時還要重視檔案管理人員的培訓工作，努力提高公共資源交易檔案管理人員的專業技能和信息化技能，從而提高檔案管理人員的管理能力，為公共資源交易類檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。

3 結束語

公共資源在當前社會發展過程中發揮著越來越重要的作用。當前公共資源交易類檔案管理工作中還存在許多不如意的地方，因此在實際工作中需要重視公共交易類檔案管理工作，建立健全公共資源交易類檔案管理機制，努力提高公共資源交易類檔案管理人員的整體水平，進一步提高公共資源交易類檔案管理工作，加快推動公共資源交易類檔案管理的規范化和標準化進程，促進公共資源交易工作的順利開展，為公共資源交易市場的健康、持續發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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