關于交通運輸檔案信息化建設的研究

王者興

摘 要：交通運輸檔案的信息化建設已經成為檔案管理工作的必然模式，本文在這一背景下，首先分析了信息化建設對交通運輸檔案管理工作的積極作用，進而對信息化建設存在的問題進行了研究，最后提出了相應的實現和加強交通運輸檔案管理信息化建設的方法。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；交通運輸；方法

隨著信息技術的不斷發展，信息化已經滲透到了各項經濟和社會生活當中，給人們的生活工作帶來了極大的便利。檔案管理工作一向較為繁雜，同樣可以借助信息技術化繁為簡，提高檔案管理工作的效率。

1 交通運輸檔案管理進行信息化建設的好處

交通運輸檔案管理的信息化建設，簡單來講，就是將以往的紙質和歸檔保存的交通運輸檔案實體，通過信息技術和相關的計算機知識，進行數字化，并將其按照相應的系統和標準建成一個檔案信息庫。

交通運輸檔案管理的信息化建設對檔案管理工作有著以下幾個方面的好處：

1.1 有助于加強對檔案文件和信息的有效管理

交通運輸檔案中包含了各種道路工程方面的資料檔案，這部分檔案相較于其他檔案，無論是數量和內容上都較為復雜，整理、歸檔和調用時都比較麻煩。通過信息化和現代化的手段，可以將各項資料在建立過程中提前錄入，直接納入檔案數據庫管理，有利于這部分檔案的靈活和有效管理和妥善保管，省去了大量的時間和精力。

1.2 可以解決查閱和借閱帶來的不便問題

原來的交通運輸相關檔案基本上都是紙質的形態，長期積累下數量較多，占據空間較大，一旦遇到需要查閱以前檔案的時候，就會非常不方便，特別是在相關單位需要借閱查看的時候，一方面借閱者對檔案的保護程度和借閱時長，另一方面出現同一文件多方查閱的情況，就會非常麻煩。而進行信息化建設后，查閱和借閱都可以通過電子平臺得以實現，而且也能夠解決了遠距離借閱和多方重復借閱的問題，大大降低了檔案管理的難度。

1.3 有利于檔案管理服務水平，與時代接軌

交通運輸領域的檔案管理工作帶有一定的服務性質，想要提高檔案管理的服務水平，就需要對檔案管理方式加以改變，檔案管理的信息化建設，是在現代信息技術發展的條件下順勢而生的，信息化的管理模式，能夠使交通運輸檔案管理工作與時代接軌，順應了時代發展，對以后的交通運輸工作也有著積極的意義。

2 檔案管理的信息化建設遇到的問題

交通運輸檔案管理進行信息化建設，在實施過程當中，由于各單位情況不同，沒有統一的標準和要求，仍然處于不成熟的階段，因此也會遇到一些問題。

首先，檔案管理人員缺乏信息化相關的知識和技能。雖然管理模式進行了變更，但是檔案管理人員一般不會進行調整，很多管理人員一方面對信息化不熟悉，在使用過程當中存在問題，另一方面有些管理人員學習能力有限或者是思想上轉變不過來，在檔案管理上仍然傾向于原有的管理模式。檔案管理人員的不專業，就導致了檔案管理的信息化建設的推廣以及使用價值受到局限。

其次，目前交通運輸行業雖然有了信息化建設的意識，但是在具體建設的標準上，沒有統一的標準，都是依照個人單位的理解去設置，這種情況不利于信息資源平臺的搭建，在各部門之間的資源共享上不能到位。

并且，有些單位在檔案管理的信息化建設中缺少相應的硬件設施。數字化的檔案在使用管理當中，依賴于各種設備，如磁介質存儲設備、掃描儀等，但是有些單位為了節省投入，在設備項目或者數量上投入不夠，也就導致了信息化建設的實用性受到限制，不利于檔案管理工作的信息化進程的推進。

3 實現和加強交通運輸檔案信息化建設的方法

3.1 建立和健全檔案信息化的系統和機制

檔案管理信息化建設的實現，必定需要信息系統的支持，因此需要建立一個涵蓋了交通運輸部門的內部網絡和外部網絡的檔案信息系統和平臺，真正能夠將數字化的檔案納入到檔案管理工作中，同時也為信息的查閱和分享提供了可能；同時在信息系統的技術上，不可能完全依靠檔案管理人員來完成，因此需要檔案管理人員和相關的網絡技術人員進行結合，形成一個相互交流和互助的平臺系統；檔案管理一旦涉及網絡必然會出現安全方面的問題。因此必須要建立一個安全機制，加以網絡信息保護，使檔案資料的傳輸和共享過程中，降低泄露和被竊取的危險。

3.2 實現檔案管理人員的專業化

要想交通運輸檔案的信息化建設能夠發揮其該有的作用，需要檔案管理人員具備相關的系統管理知識、計算機技能、各種系統軟件的使用等技能，并且還需要一定的信息化意識，盡量安排在業務素質上比較高的人員負責信息系統下檔案管理工作，拒絕單位內部兼職檔案管理，只有提高檔案管理人員的專業素質和意識，采用高素質的檔案管理人才，才能夠加強和推動檔案管理的信息化建設和實施中的作用有效發揮。

3.3 完善交通運輸檔案信息化硬件建設

想要打造健全且有效的信息化系統，必須要有完整的配套硬件設備，雖然整體再投入上花費較高，但是信息化在投入使用后，給檔案管理帶來較大的便利、也有助于管理工作效率的提升，并且也在一定程度上節約了以前傳統管理方式帶來的人力物力成本，也能夠降低了檔案管理中存在的檔案保管風險，因此對信息化硬件的花費明顯是比較值得的。

4 結束語

交通運輸部門的檔案項目繁雜，且較為重要，因此對檔案管理工作的要求也較高。對其檔案管理進行信息化建設，一方面是順應社會和時代發展的需要，同時更是為提高檔案管理工作的效率，促進交通運輸工作的發展的重要手段。本文對其信息化建設的作用、問題和建設以加強途徑進行了分析和論述，希望能夠為交通運輸部門在今后的檔案信息化建設工作提供一定的理論支持。

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