文書檔案工作中檔案管理系統的應用分析及研究

唐行俊

[摘要]伴隨著經濟社會的快速發展，信息技術得到了較好的應用，在一定程度上現代文書管理已經成為單位項目工作之一。要想在真正意義上提高文書檔案管理工作水平，就應加強文書檔案管理，同時還應做好文書工作以及檔案工作中的銜接，這樣才能真正建立有效的管理制度。使文書管理工作能夠更加標準化，進而提高文書檔案利用率，為單位決策提供依據。

[關鍵詞]文書檔案工作；檔案管理系統；應用分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201719202

對于文書檔案來說是信息中的原始記錄，發揮著重要的作用。文書本身具有安全性以及不易管理等相關因素，進而在高校事務管理中發揮著重要的作用。文書檔案主要是指在通用文書轉化成的部分檔案習慣的一種稱謂，是檔案中重要的組成部分。不僅是單位過去發展中的縮影，而且還是建設狀況中的記錄，因此在行政管理中發揮著重要的作用。文章將針對文書檔案管理工作中檔案管理系統應用進行針對性的探討。

1文書檔案工作中的原則

（1）整體性原則。在整體上來講與一些其他管理工作相比，文書檔案工作具有整體性的特點，對于文書檔案工作并不是簡單地劃分辦公室職員以及檔案部門工作，在實際數據資料收集過程中需要職能部門的幫助，同時將資料進行收集整理，進而對整個企事業單位起到重要的指導作用。

（2）規范性原則。對于文書檔案管理工作自身規范性主要體現在業務以及數據兩個方面，在一定程度上需要嚴格業務流程化管理方式，進而將收文管理以及發文管理等相關環節通過規范性操作方式為文書檔案查閱者提供一定的便利，這樣的方式便于查閱者在規定時間內獲取相關信息，在真正意義上提高單位實際運轉效率。

（3）保密性原則。由于文書檔案記錄了一些單位內部中的核心技術，在實際管理過程中，應該注意自身的保密行為，針對不同文書檔案在整體上應該采用分類規置，將文檔進行妥善保存，這樣能夠將實際管理職責落到實處。同時對于文書檔案經手人應該進行詳細記錄，進而確保核心資料中的安全性。

2文書檔案工作面臨的問題

（1）單位領導對文書檔案認知存在著一定的不足。在單位文化檔案管理工作中，只有在真正意義上提高單位高層管理人員對文書檔案工作的重視，才能提高文書檔案管理工作水平，才能建立新型的檔案管理系統。由于受傳統觀念的束縛，一些單位領導人存在著錯誤的認知，大多數領導人認為只要將文書檔案工作進行簡單的記錄以及保存就可以，并沒有真正認識到檔案管理在單位發展中發揮的重要作用。最終導致檔案管理中人力財力投入相對較小，這樣的情況在很大程度上嚴重制約了文書檔案工作的順利開展。

（2）文書工作與檔案管理存在著脫節的現象。在實際文書檔案管理工作中，對于文書工作與檔案管理來說是較為密切的，同時也存在著一定的差異。對于文書檔案管理工作來說處理好文書工作與檔案管理一體化是重要的環節，當前在實際文書管理工作中，在整體上實行一種分體式管理體系，這樣的方式在某種意義上來講是較為科學的，但是卻分離了文書工作以及檔案管理工作，在具體銜接上經常會發生失誤現象。之所以會有這種現象的發生，是因為一些文書工作人員自身缺乏檔案意識，在進行信息收集過程中效率較低，同時不能在整體上扣住檔案主題，而檔案專業人員自身沒有接觸到太多的文秘工作，最終造成兩者嚴重脫節現象的發生，真正降低了文書檔案管理質量。

（3）文書檔案管理中工作人員自身偏低。對于文書檔案管理工作來說，由于長期對文書檔案管理工作的不重視，一些檔案管理人員大多數都不是專業人才，除了檔案工作以外還兼有一些其他的職位，這樣的形式將導致自身責任感不強，在整體上不能將文書檔案工作擺在正確位置上。除此之外，一些單位中的檔案管理人員自身雖然具備專業技能等，但是由于自身的不積極并沒有進行下一步的培訓，進而導致在管理方法以及管理理念上不能與新時代發展相適應，最終不利于文書檔案工作發揮自身的效力。

3運用管理系統文書檔案的優勢

（1）能夠真正提高工作效率。對于檔案系統管理文書來說自身具備的優點是能夠將檔案系統中的信息進行及時的處理，在傳統檔案管理工作中，對于檔案管理工作人員來說比較依賴手工操作等，這樣的方式相對而言是比較耗時費力的，同時自身工作效率極為低下，手工操作經常會出現錯誤偏差等。對于檔案管理系統來說為文書檔案材料中的收集以及儲存等相關環節是比較便利的，在文件材料移交以及借閱利用等是比較簡單易行的。在整體上講通過互聯網以及信息技術等，能夠將文件材料轉移真正實現便捷的效果，在一定程度上省去了實際中的搬運過程，進而提高了工作效率。

（2）能夠共享到檔案信息。在傳統檔案管理工作中，但是檔案室以及各職能部門等很難實現信息上的共享，一些信息閑置在庫房當中，這樣的形式在一定程度上給管理以及信息查閱帶來了較大的不便，同時還造成了資金以及資源上的浪費。伴隨著電子以及網絡信息技術的發展，在整體上簡化了信息載體，同時還節省了實際中的存儲空間，實現了信息系統建立共聯，提供了局域性網絡中在在線移交以及借閱等，真正超越了酒店里中信息流動具有的單向性管理，進而實現了信息資源中的多方共享，極大提高了檔案管理中實際工作質量以及工作效率等。

4文書檔案工作中檔案管理系統應用分析的可行性建議

（1）提高實際中檔案管理系統應用意識。作為單位中的高層管理應該加強現代檔案管理自身作用的認知，進而主動將現代化手段運用在文書檔案管理工作中，這樣才能加大企業檔案管理中的資金投入。同時還應結合本單位中的實際情況以及相應的實際需求，進而配置檔案管理系統中的硬件設施以及應用軟件等，這樣才能為檔案管理系統現代化提供基礎性保障。除此之外，還應注意對檔案管理人員實際培訓，進而增強實際中的管理意識以及自身責任感等，進而提高檔案管理專業中的知識儲備量，還應對現代化信息技術進行培訓，這樣能夠將現代化手段真正運用在檔案管理工作中。

（2）加強企業檔案中的收集以整理等。對于企業自身發展來說企業檔案是重要的資產，同時也是當前市場競爭中的重要信息保障。要想在真正意義上保證企業檔案信息充足，就應加大企業檔案中的收集以及整理。建立健全實際中的檔案管理規章制度，針對檔案信息進行歸類收集整理，設定相關的格式等，進而確保手機整理中的文書檔案信息能夠保證質量等，真正為查閱者提供便利性條件。除此之外，還應積極加強實際中的數字化建設監管力度，加強實際中的安全檢查防患意識，針對文件材料等應該積極利用圖像掃描進行處理等，這樣能夠保證實際中的原始性以及真實性。同時應該設置相關的審查小組，針對數字化中的檔案管理系統漏洞進行排查和維護等，進而為單位發展提供動力支持，還能確保實際中檔案信息安全，為文書檔案能夠發揮真正效力。

5結論

總而言之，文書檔案管理工作是單位進行各項社會活動的依據，因此，做好文書檔案管理工作對于單位的建設與發展具有積極意義。目前文書檔案管理工作還存在許多的問題，文書檔案管理工作人員需要進一步提升自我素質，提升文書檔案管理的工作效率。各單位需要加大文書檔案管理工作的重視，建立有效的管理制度，強調文書工作與檔案管理工作的有效銜接，加強部門與文書檔案管理部門的聯系，這樣才可以切實提高文書檔案管理工作的質量，促進單位各項事業的發展。

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