學(xué)校人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳純穎

人事檔案是指有關(guān)組織在人事管理過(guò)程中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能才績(jī)等情況，以個(gè)人作為單位進(jìn)行集中保存、以備查考的各種歷史記錄的集合。人事檔案信息化管理主要是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和檔案管理軟件，對(duì)人事資料信息進(jìn)行管理的過(guò)程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎(chǔ)之上的一種新型的人力資源信息管理模式。學(xué)校人力資源管理信息系統(tǒng)作為典型的管理信息系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)的內(nèi)容主要有前臺(tái)的應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)和建立、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)兩個(gè)方面。前者要求在具有功能完備的同時(shí)擁有容易操作的特點(diǎn)，而后者要求建立起數(shù)據(jù)安全性能好，數(shù)據(jù)一致性和完整性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。人事管理信息系統(tǒng)是對(duì)學(xué)校工作人員信息進(jìn)行統(tǒng)一的自動(dòng)化管理的信息系統(tǒng)，可以方便的進(jìn)行查詢(xún)、錄入、修改、刪除、退出等操作，隨時(shí)把握人員的變動(dòng)情況，使管理人員更方便地進(jìn)行人事管理工作。目前，學(xué)校人事檔案信息化管理過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，筆者就其解決對(duì)策作初步探討。

一、學(xué)校人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

人事檔案信息化是指國(guó)家檔案行政管理部門(mén)在人事檔案管理活動(dòng)中統(tǒng)一規(guī)劃和組織，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，處置及整理人事檔案信息資源，并對(duì)其提供利用服務(wù)。這樣，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是面向人事檔案實(shí)體保管的，如今轉(zhuǎn)型成為為社會(huì)提供服務(wù)。為推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，中組部、人事部在1996年底又把配備計(jì)算機(jī)和有關(guān)多媒體作為人事檔案信息化的必要裝備，并納入人事檔案室“達(dá)標(biāo)升級(jí)”的重要考核指標(biāo)。當(dāng)前，有許多學(xué)校開(kāi)始實(shí)行人事檔案信息化管理，但是因?yàn)槿鄙傧到y(tǒng)的理論學(xué)習(xí)和具體的實(shí)踐指導(dǎo)，信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)了許多問(wèn)題。

主要表現(xiàn)在：①軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不齊備。很多學(xué)校由于經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，沒(méi)有配置相應(yīng)的人事信息管理基礎(chǔ)設(shè)施，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。②人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)一般錄入的都是按照職工自己填寫(xiě)的內(nèi)容，即使人事管理部門(mén)硬件設(shè)施跟上了，但如果相關(guān)部門(mén)不加以核實(shí)，往往造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。所錄入的數(shù)據(jù)一般都是些基本數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)信息錄入不及時(shí)，以至于數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實(shí)情況，這就造成了數(shù)據(jù)庫(kù)信息質(zhì)量低下，降低了人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用率和可信度。③在實(shí)行人事檔案信息化管理的同時(shí)，還必須認(rèn)識(shí)到信息安全保密問(wèn)題，人事檔案管理使用信息化技術(shù)，能夠帶來(lái)很多的便利，但同時(shí)也增加了人事檔案保密和人事檔案安全工作的難度。主觀上，人事檔案部門(mén)的保密意識(shí)和安全意識(shí)有待加強(qiáng)，忽視對(duì)檔案網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的審查和信息的管理；客觀上，由于技術(shù)原因，電腦病毒橫行，黑客大肆攻擊，給人事檔案信息安全和保密帶來(lái)了嚴(yán)重威脅。④人事檔案信息化進(jìn)程中的關(guān)鍵就是人的因素，在當(dāng)前的人事檔案管理轉(zhuǎn)型時(shí)期，管理隊(duì)伍中既懂人事檔案管理又懂得信息管理和法律應(yīng)用的復(fù)合型人才很少，管理部門(mén)又忽視了對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，以至于延緩了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、完善學(xué)校人事檔案信息化管理的對(duì)策

1.增強(qiáng)人事檔案信息化管理意識(shí)。學(xué)校人事檔案信息化管理工作要想扎實(shí)有效推進(jìn)，就必須先解決個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)人事檔案信息化管理工作的片面認(rèn)識(shí)，使其在思想上足夠重視，行動(dòng)上切實(shí)支持。一方面，針對(duì)個(gè)別學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理工作、對(duì)人事檔案管理工作投入有限、不支持進(jìn)行信息化管理的問(wèn)題，檔案部門(mén)要加強(qiáng)宣傳、勤于溝通，講清人事檔案信息化管理的意識(shí)和作用，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可，并給予必要的人、財(cái)、物支持。另一方面，學(xué)校人事檔案管理人員要強(qiáng)化信息意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)信息化管理知識(shí)與技能，并能有效應(yīng)用于人事管理和人事信息服務(wù)之中，為學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)提供充分的人力資源。

2.選擇優(yōu)質(zhì)的信息化管理系統(tǒng)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)的選擇決定了人事檔案信息化管理的成效。因此，選擇一套合理的、科學(xué)的信息管理系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將人事檔案分類(lèi)、歸檔，并做好查找、備份等系統(tǒng)化設(shè)置，是學(xué)校進(jìn)行人事檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)。系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算功能，便于人事信息的錄入和更新，并能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，人事信息的錄入要做到準(zhǔn)確無(wú)誤，并定期進(jìn)行更新。此外，做好系統(tǒng)的定期維護(hù)和檢測(cè)工作，完善安全保護(hù)措施，避免被網(wǎng)絡(luò)黑客侵入，造成信息的破壞和泄露。

3.加強(qiáng)人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)。人才是行業(yè)發(fā)展的根本，是保證行業(yè)穩(wěn)定快速發(fā)展的基石。在政府信息公開(kāi)視閾下，人事檔案管理人員要在掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和法律知識(shí)、熟悉人事檔案工作的業(yè)務(wù)的同時(shí)，熟悉政府機(jī)構(gòu)的運(yùn)作機(jī)制、有較高的政策解讀水平。但就目前的水平而言，人事檔案管理人員并不能滿(mǎn)足這樣的需要，這就需要實(shí)施人才建設(shè)戰(zhàn)略。培養(yǎng)、引進(jìn)人事檔案管理工作需要的復(fù)合型人才。人事檔案工作人員應(yīng)樹(shù)立信息意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和法制意識(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用等專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論技術(shù)、方法和相關(guān)法律規(guī)定，做好人事檔案信息化工作。

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