提升檔案管理水平的思考

劉璐

摘 要：隨著我國市場經濟體制的建立與逐步完善，用人制度也進一步市場化。檔案管理作為一種管理手段，在社會發展中發揮著越來越重要的地位和作用。隨著社會經濟的發展，檔案管理的科學化問題已經被提到議事日程上來。檔案儲存了人類發展歷程的知識財富，可以再現人類文化，在維系人類社會連續性方面具有不可替代的作用，所以應該加大對檔案管理的宣傳力度，不斷提高所有人員對檔案工作的重視，特別是單位領導的重視。檔案管理人員也要積極與時俱進，不斷學習新知識、新手段、新技術，不斷提升檔案管理人員的檔案管理能力，以逐步提高自身綜合素質。

關鍵詞：檔案；檔案管理；建議

現代管理實踐證明，科學決策與管理、信息密不可分。文件信息包含在人類發展的重要信息資源中，在所有的信息資源真實性當中，檔案信息攜帶的原始信息資源是最全面、最可信賴、最權威的，是推動社會向前發展的主要因素，在促進人類文明發展中發揮越來越重要的作用。因此，要注意加強檔案管理，積極探索有效提高檔案管理水平的途徑。

一、檔案及檔案管理

檔案是指對人們在現實生產生活中的各種信息所做的的原始記錄，是對人們以前實踐活動的真實記錄。檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認真收集保存好第一手資料，根據現代檔案學者的觀點，檔案的內涵是指社會個體、社會組織、國家機構在各種社會活動中所形成的不同形式的有價值的歷史記錄。檔案儲存了人類發展歷程的知識財富，可以再現人類文化，在維系人類社會連續性方面具有不可替代的作用，可以說是歷史的糧倉，為人們研究歷史、總結經驗提供了非常可靠的材料。檔案管理是指檔案工作人員對檔案信息以及檔案實體進行直接的開發、利用并給予全面維護的業務工作。主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，二是對檔案中所包含信息的管理。

二、做好檔案管理工作的幾點建議

（一）加強檔案管理意識，變被動的資料管理為主動服務

目前，許多企業都沒有專門的檔案管理部門，也缺少人事檔案管理，這主要是由于各部門對檔案管理工作重視不夠，沒有充分認識到檔案的獨特價值。為此，應加強檔案管理宣傳工作，明確宣傳對象，根據不同需要對內容進行不同形式的宣傳。

在目前的市場經濟中，檔案部門不直接產生利潤，所以很容易忽視它的重要性。有的單位歸檔等組織合并，文件管理人員很少，認為文件管理人員比較閑置，薪資待遇差。面對困難，檔案工作者應積極大膽創新，而不是僅僅消極的把檔案部門的職能定位管理資料上。不可能簡單地了解收集、識別、排序、編目、使用等的基本鏈接，否則會極大地影響文件管理的級別。檔案部門應積極圍繞單位的業務、領導決策、研究等主動提供高效、快捷的服務，這也是在檔案單位中主要依靠和價值。在所有企事業單位中，檔案管理主體應積極適應新時期的要求，轉變傳統的“無所作為”、“守庫待查”的觀念為“搞好開發、利用給企業和社會創造效益”的觀念，將被動服務轉變為主動服務。

（二）加強宣傳，引起領導重視

領導的重視是保證檔案管理工作順利進行的前提，只有領導重視，建立編制檔案管理人員，所有分配的資金有保證，在實際工作中遇到的問題得到有效的解決方案，使檔案管理工作的順利進行。當今社會對檔案管理提供了很好的宣傳資料，檔案管理人員應盡量抓住每一個機會，積極加大宣傳力度，有條件的單位可充分利用報紙和其他出版物，以及內部廣播的形式宣傳檔案管理的意義和價值。讓單位各部門和人事檔案管理人員了解什么是什么，什么是檔案室，什么是檔案與工作的關系以及與員工的利益的關系，如何在需要時使用。

（三）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

檔案管理水平的高低，取決于檔案工作者的素質。在加強思想政治教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案管理員建立“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的工作理念。加強檔案管理工作，完善檔案管理的相關規章制度，逐步實現檔案管理的規范化、制度化，充分體現檔案的“歷史”特征。積極采取措施，提高保管、檔案借閱、保密、歸檔的業務水平，以及每一個環節的識別，在檔案材料收集的過程中，要綜合考慮到其手續的完備性以及表述的準確性，此外還要了解檔案的觀點是否明確等，保證檔案在收集和歸檔過程中不出現丟失、積壓的情況，真正的實現反映事實的作用。同時，跟隨時代發展的主旋律，加大投資力度，對他們進行相應的業務培訓與管理意識培訓，讓檔案工作人員能夠適應檔案工作科學化的要求，讓他們能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度和最新的檔案工作行業標準。堅決按照現代化管理的要求，重視信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、條目清楚、排列有序、查找便捷。

（四）抓好檢查環節，列為年終績效考核內容

檔案管理人員要定期歸檔文件，做好檢查和文件存儲等，對違反規定的行為限時糾正，不斷提高工作人員的積極性以及責任心，把檔案管理工作作為年終績效考核的一個重要組成部分，考核結果作為評估每位負責人的一個重要指標。

（五）注重提升檔案管理人員綜合素質

隨著社會的發展，各種新技術逐步應用到各行各業，面臨著新的機遇和挑戰，檔案管理工作也受到了一定的影響。過去傳統的檔案管理業務流程和方法已不能很好地適應今天的需要。因此，檔案管理人員要積極跟上時代的步伐，不斷學習新知識、新方法、新技術，不斷提高檔案管理人員的檔案管理能力，逐步提高其綜合素質。第一，檔案管理人員應該具有正確的價值觀，具備無私奉獻、踏實勤奮的優良品質，具備高度的組織性、紀律性，能夠嚴格遵守規章制度，堅決杜絕失密、泄密現象的發生。第二，應加強檔案管理人員業務培訓，在培訓內容的安排上，除檔案專業理論知識學習之外，還應不斷加大計算機知識的學習，注重網絡知識教育，以適應新時期檔案管理工作的需要。在培訓時應制定學習業務技能的計劃，明確方向。依據計劃、分類別逐步實施，確保學習系統、扎實、深入，避免盲目與空洞。

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